Rozmowy służbowe z telefonu pracownika

Odpowiedź prawnika: Rozmowy służbowe z telefonu pracownika

Pracownik może przeprowadzać służbowe rozmowy z prywatnego telefonu. Pracodawca powinien zwrócić ich koszt, ale ponieważ są to rozmowy służbowe, po stronie pracownika nie powstanie przychód (pracownik nie uzyskuje żadnego przysporzenia-korzyści), pod warunkiem jednak szczegółowego rozliczenia rozmów służbowych (urzędy skarbowe konsekwentnie kwestionują bowiem zwolnienie od podatku przyznawanych pracownikom ryczałtów za używanie telefonów). Przykładowo Trzeci Urząd Skarbowy w Bydgoszczy w piśmie z dnia 26 lutego 2004 r. (sygn. nr KD-415-5/04) stwierdził, iż: "Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego, pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania do pracy przez pracownika telefonu będącego jego własnością. Jednakże zwrot przez zakład pracy części poniesionych kosztów na rozmowy telefoniczne w postaci z góry określonego limitu nie stanowi ekwiwalentu za używanie przez pracownika własnego telefonu dla potrzeb pracodawcy".

Podobnie Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie (pismo z 1 września 2004 r.; nr US72/RPL/ 423-101/04/GK) stwierdził, iż: "Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego dla potrzeb pracodawcy może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania przez pracownika do celów służbowych telefonu będącego jego własnością. Takim dokumentem może być np. wydruk rozmów telefonicznych (billing), zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów - umożliwiający podzielenie przeprowadzonych rozmów na związane z pracą i prywatne. Natomiast zwrot przez zakład pracy pewnej części kosztów poniesionych przez pracownika na rozmowy telefoniczne, w postaci z góry określonego ryczałtu (w zależności od przewidywanych kosztów), nie stanowi ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy telefonu komórkowego. W związku z powyższym kwoty, o których mowa w przedmiotowym zapytaniu, wypłacone pracownikom nie będą podlegały zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Spółka jako płatnik powinna doliczyć powyższe kwoty do pozostałych dochodów ze stosunku pracy i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych".

Zatem przykładowo w przypadku telefonów na kartę, nie będzie upoważniało do zwolnienia np. przyznanie pracownikom ryczałtu w postaci jednej karty o określonym nominale na jakiś okres czasu (np. miesiąca), z założeniem, że pracownik w danym okresie przeprowadza mniej więcej tyle rozmów służbowych. Konieczny będzie szczegółowy wykaz rozmów służbowych (należy sprawdzić czy dany operator oferuje np. możliwość uzyskania bilingu do telefonu na kartę).

To samo dotyczy się kosztów uzyskania przychodów – oczywiście będą mogły być nimi wydatki na wręczane pracownikom karty doładowujące do ich prywatnych telefonów, o ile pracodawca będzie potrafił wykazać, że są one wykorzystywane na cele - rozmowy służbowe (czyli, że wydatek na kartę jest ponoszony w celu uzyskania przychodów przez pracodawcę).