Ryczałt za używanie samochodu prywatnego

Odpowiedź prawnika: Ryczałt za używanie samochodu prywatnego

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu. Rozporządzenie milczy na temat formy umowy. Zatem umowa ta może być również zawarta w formie ustnej. Z uwagi na dalsze stosowanie się do postanowień umowy, która wygasła należy przyjąć, że strony zawarły umowę ustną o treści odpowiadającej umowie z roku poprzedniego. Naszym zdaniem brak umowy pisemnej nie stoi na przeszkodzie w wypłacie ryczałtu na poprzednich warunkach jeśli strony się na to godzą. Zawarcie umowy leży w interesie firmy służy bowiem celom dowodowym.

Warunkiem zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Umowa zaś nadal może być ustna. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Jeśli ryczałt był wypłacany po złożeniu takiego oświadczenia wedle zasad akceptowanych przez strony naszym zdaniem nie doszło do naruszenia żadnych norm.