Ryczałt za używanie samochodu prywatnego

Pytanie:

W październiku roku 2005 r. pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych. Umowa została zawarta do końca roku 2005. Zakres obowiązków pracownika i charakter pracy nie uległy zmianie. Praca wymaga częstych wyjazdów w teren. Pracownik nie zauważył daty końca umowy. Co miesiąc od stycznia 2006 do chwili obecnej składał oświadczenia o używaniu samochodu do celów służbowych na tę samą ilość kilometrów na jaką opiewała umowa. Księgowa również nie zauważyła, że umowa jest nie przedłużona i dokonywała wypłaty ryczałtu na podstawie oświadczeń pracownika. Oświadczenia potwierdzały stan faktyczny. Kontrola wewnętrzna zakwestionowała brak umowy. Jakie ewentualne konsekwencje może ponieść pracownik, księgowa lub pracodawca? Czy brak umowy jest wyłączną winą pracownika czy jej przedłużenie leży również w gestii pracodawcy?

Masz inne pytanie do prawnika?

ODPOWIEDŹ PRAWNIKA

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu. Rozporządzenie milczy na temat formy umowy. Zatem umowa ta może być również zawarta w formie ustnej. Z uwagi na dalsze stosowanie się do postanowień umowy, która wygasła należy przyjąć, że strony zawarły umowę ustną o treści odpowiadającej umowie z roku poprzedniego. Naszym zdaniem brak umowy pisemnej nie stoi na przeszkodzie w wypłacie ryczałtu na poprzednich warunkach jeśli strony się na to godzą. Zawarcie umowy leży w interesie firmy służy bowiem celom dowodowym.

Warunkiem zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Umowa zaś nadal może być ustna. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Jeśli ryczałt był wypłacany po złożeniu takiego oświadczenia wedle zasad akceptowanych przez strony naszym zdaniem nie doszło do naruszenia żadnych norm.

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (0)

Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ

ZOBACZ TAKŻE: