Składanie dokumentów na dzienniku podawczym

Odpowiedź prawnika: Składanie dokumentów na dzienniku podawczym

Jak rozumiemy, chce się Pan dowiedzieć w jaki sposób udokumentować, że określone załączniki, w określonej ilości zostają złożone, przy czym zakładamy, że chodzi o wskazanie, jak udokumentować złożenie załączników, które będą dopiero składane, a nie tych, które zostały złożone.

W tym celu można  złożyć pismo przewodnie, w którym Pan napisze, że składa Pan następujące załączniki i w piśmie tym wyliczyć składane załączniki. Zrobić, oprócz kopii dla strony przeciwnej, czy też uczestników kopię dla siebie i złożyć te dokumenty na dzienniku podawczym.

Na piśmie wpływającym do sądu zamieszcza się adnotację zawierającą nazwę sądu, datę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo. Zatem już przy składaniu pisma osoba pracująca na dzienniku podawczym powinna przeliczyć liczbę składanych załączników i wpisać ją na piśmie, które przyjmuje (na tzw. prezentacie).

Ponadto, zgodnie z § 13 zarządzenia w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, na żądanie osoby wnoszącej pismo do sądu, biuro podawcze lub pracownik upoważniony do przyjmowania korespondencji poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń. Stąd, składając dokumenty na dzienniku podawczym, może Pan domagać się, by kopia dla Pana została opatrzona stosownym poświadczeniem i oddana Panu.

Co to jest dziennik podawczy?

Dziennik podawczy jest prowadzony przez pracownika urzędu lub instytucji, który zajmuje się obsługą korespondencji. Adnotacje w dzienniku podawczym sporządza się w dniu wpływu lub wypływu pisma.

Dziennik podawczy jest dokumentem niezbędnym do prowadzenia spraw urzędowych lub instytucjonalnych. Pozwala on na sprawne prowadzenie korespondencji, a także na kontrolę nad jej przebiegiem.