Pytanie klienta:
Odpowiedź prawnika:
Odpowiedź: 23% VAT - niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy
Najważniejsza informacja: Usługi udostępniania pracowników podlegają opodatkowaniu podstawową stawką VAT w wysokości 23%. Stawka ta nie zależy od rodzaju pracy wykonywanej przez udostępnionego pracownika.
Dlaczego mówimy o "udostępnianiu", a nie "wynajmowaniu" pracowników?
Na wstępie należy wyjaśnić bardzo istotną kwestię terminologiczną. Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.
Uwaga prawna: Przedmiotem najmu nie mogą być osoby. Pracownik to osoba fizyczna, a nie rzecz. Dlatego prawnie poprawnym terminem jest "udostępnianie pracowników", a nie ich "wynajmowanie" czy "wypożyczanie".
Chociaż w języku potocznym często używa się określenia "wynajem pracowników", z prawnego punktu widzenia jest to nieprecyzyjne. Prawidłowo mówimy o udostępnianiu pracowników innemu pracodawcy.
Jaką stawkę VAT stosować?
Ponieważ świadczenie usług udostępniania pracowników niewątpliwie jest usługą w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a jednocześnie:
- Nie jest wymienione wśród usług zwolnionych z VAT
- Nie jest objęte obniżoną stawką VAT (8%, 5% czy 0%)
...należy zastosować podstawową stawkę VAT wynoszącą 23%.
Stawka podstawowa
23% VAT
Dotyczy wszystkich usług udostępniania pracowników, niezależnie od:
- Rodzaju wykonywanej pracy
- Branży
- Kwalifikacji pracowników
- Czasu udostępnienia
Brak zwolnienia
Usługi udostępniania pracowników nie korzystają ze zwolnienia z VAT
Nie ma znaczenia:
- Czy firma to agencja pracy tymczasowej
- Czy to jednorazowe udostępnienie
- Czy pracownicy wykonują prace fizyczne czy umysłowe
Różnice między rodzajami udostępniania pracowników
Istnieje kilka modeli udostępniania pracowników, ale wszystkie podlegają tej samej stawce VAT 23%:
Agencja pracy tymczasowej (PKD 78.20.Z)
Profesjonalna działalność polegająca na zatrudnianiu pracowników w celu wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. Wymaga wpisu do rejestru agencji zatrudnienia prowadzonego przez marszałka województwa.
Stawka VAT: 23%
Pozostała działalność związana z udostępnianiem pracowników (PKD 78.30.Z)
Udostępnianie własnych pracowników innej firmie na określony czas. Firma udostępniająca pozostaje pracodawcą, zajmuje się sprawami kadrowymi i płacowymi, ale nie kieruje bezpośrednio pracą udostępnionych osób.
Stawka VAT: 23%
Agencja pośrednictwa pracy (PKD 78.10.Z)
Działalność polegająca na kojarzeniu ofert pracy z kandydatami. To nie jest stricte udostępnianie pracowników, ale pośrednictwo w znalezieniu zatrudnienia.
Stawka VAT: 23%
Kiedy firma może udostępniać własnych pracowników?
Nie tylko agencje pracy tymczasowej mogą udostępniać pracowników. Zwykła firma również może to robić, ale musi spełnić określone warunki:
Wymogi prawne dla udostępniania pracowników:
- Posiadanie kodu PKD 78.30.Z w zakresie działalności
- Udostępnienie może być tylko na określony czas (nie bezterminowo)
- Wymagana jest zgoda pracowników na udostępnienie
- Należy zawrzeć odpowiednie porozumienie z firmą przyjmującą pracowników
- Trzeba określić, którzy pracownicy będą udostępnieni
- Należy ustalić wynagrodzenie za usługę
Praktyczny przykład
Firma budowlana X zatrudnia 30 pracowników. Zamierza udostępnić ich na okres trzech miesięcy firmie Y do prac przy rozładunku kontenerów w porcie. Pracownicy nadal pozostają zatrudnieni w firmie X (nie przechodzą na urlop bezpłatny).
W takiej sytuacji:
- Firma X powinna posiadać kod PKD 78.30.Z
- Musi uzyskać zgodę pracowników na czasowe udostępnienie
- Zawiera umowę z firmą Y określającą warunki udostępnienia
- Wystawia faktury VAT ze stawką 23%
- Nadal odpowiada za wypłatę wynagrodzeń, składki ZUS i podatki pracowników
Jak wystawić fakturę za udostępnienie pracowników?
Faktura za usługi udostępniania pracowników powinna zawierać:
- Nazwę usługi: "Usługi udostępniania pracowników" lub podobną
- Symbol PKWiU: odpowiedni kod z grupy 78.30
- Stawkę VAT: 23%
- Okres, za który rozliczana jest usługa
- Liczba udostępnionych pracowników (opcjonalnie)
- Kwota netto, VAT 23%, kwota brutto
Przykład kalkulacji:
Wynagrodzenie za udostępnienie 5 pracowników na miesiąc: 20.000 zł netto
VAT 23%: 4.600 zł
Kwota brutto do zapłaty: 24.600 zł
Czy stawka VAT może być inna w szczególnych przypadkach?
Ważne: Stawka VAT 23% na udostępnianie pracowników nie zależy od:
- Rodzaju wykonywanej pracy (fizyczna, umysłowa, specjalistyczna)
- Branży, w której pracownicy są zatrudnieni
- Kwalifikacji i doświadczenia pracowników
- Czasu trwania udostępnienia
- Wysokości wynagrodzenia pracowników
- Tego, czy firma to agencja pracy tymczasowej, czy zwykły pracodawca
Zawsze stosuje się podstawową stawkę VAT 23%.
Różnica między udostępnianiem pracowników a zleceniem wykonania usługi
Ważne jest rozróżnienie między udostępnianiem pracowników a zwykłym zleceniem wykonania usługi:
Udostępnianie pracowników
- Pracownicy nadal są zatrudnieni u udostępniającego
- Firma przyjmująca kieruje ich pracą
- Rozliczenie za "osobogodziny" lub za okres
- Odpowiedzialność za sprawy kadrowe po stronie udostępniającego
- VAT: 23%
Zlecenie wykonania usługi
- Firma zleceniobiorcy wykonuje określone zadanie
- Zleceniobiorca sam organizuje i nadzoruje pracę
- Rozliczenie za efekt (np. metr kwadratowy, sztukę)
- Pełna odpowiedzialność zleceniobiorcy za własnych pracowników
- VAT: zależy od rodzaju usługi (może być 23%, 8% lub zwolniona)
Jeśli firma A wysyła swojego pracownika Kowalskiego do firmy B, aby wykonywał pracę pod bezpośrednim nadzorem firmy B, to mamy do czynienia z udostępnieniem pracownika. Jeśli natomiast firma A zobowiązuje się wykonać konkretne zadanie (np. "wymienić instalację wodną w budynku"), to jest to zlecenie usługi.
Podsumowanie - kluczowe informacje
- Stawka VAT: 23% - podstawowa stawka dla wszystkich usług udostępniania pracowników
- Nie ma znaczenia rodzaj pracy - stawka jest jednakowa dla prac fizycznych, umysłowych i specjalistycznych
- Prawidłowa terminologia - mówimy o "udostępnianiu pracowników", nie o "wynajmie"
- Zgoda pracowników - udostępnienie wymaga zgody osób zatrudnionych
- Czasowy charakter - udostępnienie może być tylko na określony czas
- Brak zwolnienia - usługa nie korzysta ze zwolnienia z VAT ani obniżonej stawki
Praktyczna wskazówka: Jeśli planujesz udostępniać pracowników innej firmie, upewnij się, że:
- Masz odpowiedni kod PKD (78.30.Z)
- Zawrzesz pisemne porozumienie z firmą przyjmującą
- Uzyskasz zgodę pracowników na piśmie
- Będziesz wystawiać faktury ze stawką VAT 23%
- Nadal będziesz odpowiadać za wszystkie sprawy kadrowo-płacowe pracowników