Telepraca - Internet pracownika

Odpowiedź prawnika: Telepraca - Internet pracownika

Pracownik może wykorzystywać domowy Internet dla celów służbowych i w tym celu nie musi podpisywać z pracodawcą umowy najmu. Jeżeli jednak pracodawca zwraca pracownikowi koszty Internetu, powstają dwa podstawowe problemy podatkowe: czy zwrot kosztów Internetu pracodawca może zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów i czy dokonany na rzecz pracownika zwrot kosztów będzie dla pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu?

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy zwracanych przez niego pracownikowi wydatków poniesionych w związku z korzystaniem przez pracownika z Internetu w domu jest bardzo problematyczna, a organy podatkowe stawiają wymogi niemożliwe do spełnienia (np. żądają wykazania, że określona ilość połączeń z Internetem była dokonywana na cele służbowe, co w przypadku stałego łącza jest niemożliwe).

Przykładowo w piśmie z dnia 31 maja 2005 r. (sygn. 1472/ROP1/423-121/114/05/AF) Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie stwierdził, że jeśli korzystanie przez pracowników w miejscu ich zamieszkania z Internetu jest konieczne do prawidłowego funkcjonowania spółki i ma związek z uzyskiwanymi przez nią przychodami, to wydatki z tytułu ryczałtowej refundacji kosztów połączeń mogłyby stanowić koszty uzyskania prowadzonej działalności gospodarczej. Organ podatkowy zastrzegł jednak, że wydatki takie mogą stanowić koszt pracodawcy tylko pod warunkiem wykorzystywania Internetu wyłącznie przez pracownika i tylko do celów służbowych, co powinno zostać odpowiednio udokumentowane. Dowodem na to jest np. szczegółowy wykaz połączeń (billing), zawierający rejestr połączeń i umożliwiający wykazanie, że są to połączenia służbowe. Jak podkreślił organ  "w innej sytuacji nie ma możliwości zweryfikowania, iż pracownik w ramach refundowanej w postaci z góry określonego ryczałtu kwoty korzysta z Internetu jedynie w celach służbowych. Jeśli oprócz tego wykorzystuje go w celach prywatnych, nie można uznać, że zwrot 50, 75 czy 100 proc. kosztów abonamentu dotyczy korzystania z niego wyłącznie w związku z wykonywaniem zadań służbowych. Prywatne telefony (łącza internetowe) służą z zasady osobistym celom pracownika i nie można generalnie założyć, iż nie korzysta on w ogóle z dostępu do sieci Internet do własnych celów".

Organy podatkowe wypowiadały się również w kwestii zaliczenia zwrotu takich wydatków do przychodu pracownika.

Generalnie zwrot kosztów dostępu do sieci internetowej jest więc dla pracownika przychodem ze stosunku pracy. Organy podatkowe nie zgadzają się w tym przypadku na korzystanie przez pracowników ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy (przepis ten zwalnia z podatku ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność). Jak bowiem stwierdziła Izba Skarbowa w Warszawie w piśmie z 3 sierpnia 2005 r. (1401/FB/005316/AS/05): "usługi dostępu do Internetu nie można uznać za narzędzie". Podobne stanowisko zajął również Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w piśmie z 21 listopada 2005 r. (ZD/40648/PIT/05).

Podsumowując, rozwiązaniem, które umożliwiłoby pracodawcy zaliczanie w koszty podatkowe wydatków na Internet dla pracownika, a jednocześnie uniknięcie konieczności opodatkowywania przychodu pracownika, jest wykupienie usługi dostępu do Internetu bezpośrednio przez pracodawcę i podpisanie z pracownikiem dodatkowej umowy, w której pracownik zobowiązałby się do wykorzystania go wyłącznie do celów służbowych.