Udokumentowanie najmu i mediów

Odpowiedź prawnika: Udokumentowanie najmu i mediów

Jeżeli umowy najmu (w tym najmu powierzchni pod tablice reklamowe) zawierane są z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, zwolnionymi (np. podmiotowo – ze względu na niski poziom obrotów) z opodatkowania podatkiem od towarów i usług (VAT), nie ciąży na nich obowiązek wystawiania faktur VAT. Jednak wynajmujący, wykonując czynności związane z wynajmem, prowadzą działalność zarobkową.

Zgodnie z art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Z kolei pojęcie działalności gospodarczej zostało zdefiniowane w art. 3 pkt 9 Ordynacji podatkowej, w świetle którego przez działalność gospodarczą rozumie się każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność - do przedsiębiorców.

Zatem obowiązek wystawienia rachunków ciąży na podatnikach prowadzących działalność gospodarczą w szerokim rozumieniu tego pojęcia (także na wynajmujących), przy czym jedynie w zakresie realizowanej sprzedaży lub wykonania usługi.

Obowiązek wystawienia przez podatnika rachunku w trybie art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej powstaje jedynie wtedy, gdy zgłosi takie żądanie kupujący lub usługobiorca. W myśl art. 87 § 4 Ordynacji podatkowej żądanie takie pod adresem sprzedawcy (usługodawcy) rodzi obowiązek wystawienia rachunku, jeżeli zostało zgłoszone do 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Podatnik nie ma bowiem obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie takie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Unormowanie to nie powoduje jednak, że podatnik nie może wystawić rachunku, jeżeli nabywca zwróci się o to po upływie terminu 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Stosownie do art. 87 § 3 Ordynacji podatkowej, jeżeli wystawienia rachunku zażądano jeszcze przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, podatnik obowiązany jest go wystawić nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Natomiast gdy żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Powyższe twierdzenia znajdują też potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych, por: informacja Urzędu Skarbowego w Czarnkowie o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z 3 czerwca 2004 r., sygn. NS/415/32/04; informacja Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z 3 czerwca 2004 r., sygn. US36/1CG/62/2004/BF.

Odnośnie natomiast kosztów mediów (np. energii), ponieważ wynajmujący nie będący podatnikiem VAT, nie może refakturować tych kosztów na najemcę, koszty ewentualnych mediów powinny być wliczone w kwotę czynszu (kwota czynszu powinna być podwyższona o koszty mediów).