Obowiązek informowania o utracie statusu studenta na umowie zlecenia - konsekwencje prawne i finansowe

Pytanie klienta:

""Jakie konsekwencje może powodować niepowiadomienie o utracie statusu studenta w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia?""

Odpowiedź prawnika:

Najważniejsze ustalenia

Student zatrudniony na umowie zlecenia ma obowiązek bezzwłocznie poinformować zleceniodawcę o utracie statusu studenta w dniu jej wystąpienia. Niepowiadomienie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi dla obu stron umowy.

Podstawowe zasady dotyczące statusu studenta na umowie zlecenia w 2025 roku

Studenci do ukończenia 26. roku życia wykonujący umowę zlecenia są zwolnieni z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) oraz zdrowotne. Minimalna stawka godzinowa dla umowy zlecenia w 2025 roku wynosi 30,50 zł brutto.

Uwaga prawna

Legitymacja studencka z ważnym hologramem nie zawsze świadczy o aktualnym statusie studenta - osoba może już nie mieć statusu studenta, np. z powodu obrony pracy dyplomowej lub skreślenia z listy.

Kiedy wygasa status studenta?

Ukończenie studiów

Status studenta kończy się w dniu złożenia egzaminu dyplomowego (obrony pracy), nie w dniu widniejącym na hologramie legitymacji

Ukończenie 26. roku życia

Od dnia swoich 26. urodzin osoba podlega ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia niezależnie od posiadania statusu studenta

Skreślenie z listy studentów

Uczelnia może skreślić studenta z listy w przypadku niepodjęcia studiów, rezygnacji, nieuzyskania zaliczenia czy niewniesienia opłat

Przerwa między studiami

Przerwa między studiami I a II stopnia oznacza utratę statusu studenta - absolwent licencjatu musi być zgłoszony do ZUS do momentu rozpoczęcia studiów magisterskich.

Jak wyjaśnia ZUS w podręczniku ?Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstaw wymiaru składek?:

?Osoba, która ukończyła studia pierwszego stopnia, zachowuje prawa studenta do dnia 31 października roku, w którym ukończyła te studia. Nie jest to jednak tożsame z posiadaniem statusu studenta. Oznacza to, że w okresie pomiędzy ukończeniem studiów I stopnia a datą immatrykulacji na studia II stopnia albo 30 września, jeśli immatrykulacja następuje później niż 1 października, obowiązek ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia ustala się na zasadach ogólnych?.


Obowiązki związane z utratą statusu studenta

1
Natychmiastowe powiadomienie

Student ma obowiązek poinformować zleceniodawcę o utracie statusu studenta w dniu jej wystąpienia - czyli w dniu skreślenia z listy studentów lub w dniu obrony pracy.

2
Zgłoszenie do ZUS przez pracodawcę

Zleceniodawca ma obowiązek w terminie 7 dni od powiadomienia zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych.

3
Oskładkowanie od następnego dnia

Od dnia następującego po utracie statusu studenta odprowadzane są obowiązkowe składki emerytalno-rentowe, składka zdrowotna oraz - wedle wyboru zleceniobiorcy - składka chorobowa.

Konsekwencje niepowiadomienia o utracie statusu studenta

Odpowiedzialność odszkodowawcza zleceniobiorcy

Brak powiadomienia o utracie statusu studenta może prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej w związku z niewykonaniem lub niewłaściwym wykonaniem umowy zlecenia. Szkoda obejmuje koszty poniesione przez zleceniodawcę oraz ewentualne utracone korzyści.

Obowiązki finansowe zleceniodawcy wobec ZUS

Konsekwencje dla pracodawcy

W przypadku niewykonania obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia, na płatniku składek ciąży obowiązek zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami od terminu utraty statusu studenta.

ZUS może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek zgodnie z art. 24 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Składki do zwrotu przez zleceniobiorcę w 2025 roku

Aktualne stawki składek ZUS, które zleceniobiorca będzie zobowiązany zwrócić zleceniodawcy:

Składka emerytalna

9,76% podstawy wymiaru składki (zleceniobiorca finansuje 50% tej składki)

Składka rentowa

1,5% podstawy wymiaru składki (w części przypadającej na zleceniobiorcę)

Składka zdrowotna

9% podstawy wymiaru składki

Składka wypadkowa

Finansowana w całości przez zleceniodawcę - brak obowiązku zwrotu

Zalecenia praktyczne

Jak zabezpieczyć się przed problemami?

  • Wymaganie od studenta  zaświadczenia z uczelni lub oświadczenia o kontynuacji nauki przed wypłatą wynagrodzenia
  • Zamieszczenie w umowie zlecenia jasnej klauzuli o obowiązku natychmiastowego powiadomienia o utracie statusu studenta
  • Regularne sprawdzanie statusu studenta, szczególnie w okresach egzaminacyjnych i wakacyjnych
  • Żądanie zaświadczenia z uczelni zamiast polegania wyłącznie na legitymacji studenckiej

Szczególne sytuacje w 2025 roku

Zwolnienie podatkowe dla młodych

Osoby poniżej 26. roku życia korzystają ze zwolnienia z podatku PIT do kwoty 85 528 zł rocznie. Oznacza to, że nawet po utracie statusu studenta i oskładkowaniu umowy zlecenia, zleceniobiorca może nadal korzystać z ulgi podatkowej.

Praca u tego samego pracodawcy

Wyjątek od zwolnienia

Jeśli student pracuje jednocześnie na umowie zlecenia i umowie o pracę u tego samego pracodawcy, umowa zlecenia podlega pełnemu oskładkowaniu niezależnie od statusu studenta.

Nowe regulacje i zmiany w 2025 roku

Od 2025 roku umowy zlecenia są co do zasady obowiązkowo oskładkowane, ale studenci i uczniowie do 26. roku życia zachowują prawo do zwolnienia. Oznacza to, że znaczenie właściwego określenia i monitorowania statusu studenta stało się jeszcze większe.

Kluczowe znaczenie terminów

W 2025 roku szczególnie istotne jest przestrzeganie 7-dniowego terminu na zgłoszenie zmian w ZUS oraz natychmiastowe powiadamianie o utracie statusu studenta. Opóźnienia mogą skutkować znaczącymi karami finansowymi.

Michał Włodarczyk - Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.