Wyjazd za granicę wynajętym samochodem osobowym

Odpowiedź prawnika: Wyjazd za granicę wynajętym samochodem osobowym

Kwestie odpowiedniego zaksięgowania poniesionych wydatków związanych z odbyciem podróży służbowej za granicę wypożyczonym samochodem uregulowane są przepisami kilku aktów prawnych, w tym: ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 1991 r., nr 80, poz. 350 ze zm.), ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 1992 nr 21, poz. 86 ze zm.), ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 ze zm.), ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.), a także rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r., nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Podstawowym zagadnieniem w przedstawionej sytuacji, jest ustalenie, z jakim zdarzeniem gospodarczym mamy do czynienia. W pytaniu pojawia się określenie: „podróż służbowa”, niemniej pojęcie to nie obejmuje podróży odbywanej przez właściciela firmy. Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1974, nr 24 poz. 141 ze zm.) pod pojęciem podróży służbowej należy rozumieć odbycie podróży/ wyjazdu służbowego przez pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Innymi słowy, nie mamy tu do czynienia z typową podróżą służbową, tym samym nie znajdą tu zastosowania wszelkie uregulowania związane z ustalaniem w sposób zryczałtowany kosztów służbowych podróży zagranicznych. Poza nielicznymi wyjątkami, osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą sama określa wysokość poniesionych wydatków związanych z wyjazdem zagranicznym .

Niemniej, ażeby wydatki związane z wyjazdem za granicę uznać za koszty uzyskania przychodu, należy dowieść, że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą a także, że poniesienie wydatków służy uzyskaniu przychodów. Koszt wyjazdu służbowego za granicę, jeżeli w przyszłości będzie ona owocowała w osiągnięcie przychodu - z całą pewnością mogą zostać zakwalifikowana do kosztów uzyskania przychodów. Innymi słowy, wypożyczenie samochodu jest kosztem związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą, kosztem też będą wydatki na zakup paliwa za granicą. Niemniej, koszty związane z zakupem paliwa nie będą mogły być zaksięgowane bezpośrednio w koszty na podstawie dokumentów księgowych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W przypadku używania samochodu niebędącego składnikiem majątku firmy podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Analogiczną regulację zawiera art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie, z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Analogicznie, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Innymi słowy, jeżeli wyjazd zagraniczny odbywany będzie samochodem niebędącym składnikiem majątku firmy, wówczas koszty ustala się w faktycznie poniesionej wysokości jednak nie większej niż wynikająca z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.

Wydatki poniesione na zakup paliwa muszą być odpowiednio udokumentowane, zaś liczba przejechanych kilometrów będzie wynikała z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Kwestię dokumentowania wydatków reguluje wyżej: ustawa o rachunkowości

W sytuacji, gdy prowadzone są księgi rachunkowe, wówczas zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wydatki na zakup paliwa powinny być udokumentowane dowodami księgowymi zawierającymi, co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis. Zgodnie z ustępem 3 wskazanego artykułu, jeżeli dowód księgowy wystawiony jest w walucie obcej, to powinien zostać przeliczony na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Innymi słowy, w księgach rachunkowych, paragon w zasadzie nie może być podstawą do udokumentowania wydatku, ponieważ nie zawiera wszystkich wymaganych przepisami prawa danych. Jeśli jednak na posiadanym przez spółkę paragonie zostanie opisany (przez uprawnioną osobę) charakter wydatków, ich przeznaczenie, potwierdzone zostanie także sprawdzenie pod kątem formalnym i rachunkowym oraz przeliczenie waluty obcej na krajową. W tej sytuacji, tak uzupełniony paragon stanowić może podstawę kwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Zaznaczyć należy, iż paragon dodatkowo opisany przez spółkę winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu (tak: interpretacja Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 22 czerwca 2005 r. (ZD/406-78/CIT/05).

Niemniej, gdyby firma prowadziła podatkową księgę przychodów i rozchodów, wówczas, zgodnie z §14 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

Pamiętać, jeszcze należy, że w przedstawionej sytuacji, koszty zakupu paliwa za granicą powinny być zaksięgowane w kwocie brutto. Dotyczy to tak wydatków poniesionych na zakup paliwa zagranicą, jak i w kraju. Z przyczyn oczywistych, nie odliczy Pan zagranicznego naliczonego podatku VAT przy zakupie paliwa, ponieważ nie jest to polski podatek i nie mają tu zastosowania polskie przepisy o VAT. Z kolei, w odniesieniu do wydatków poniesionych w kraju ma zastosowanie art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku VAT, który stanowi, że: obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika: paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86 ust. 3. Samochód, którym będzie Pan jechał za granicę, tj. Peugeot 307 jest samochodem osobowym, czyli takim, do którego zakup paliwa nie uprawnia do odliczenia kwot podatku naliczonego. Odpowiadając wprost na Pana pytanie: kwoty naliczonego podatku VAT z faktur za paliwo nie będą mogły być odliczone. Z kolei, naliczony podatek VAT od faktury za wynajem samochodu, jak najbardziej może obniżyć podatek należny.