Pytanie klienta:
Odpowiedź prawnika:
Najważniejsze informacje
Kluczowe kwestie na 2025 rok
- Podatek dochodowy: Najem poza działalnością gospodarczą - tylko ryczałt - 8,5% do 100 000 zł rocznie, potem 12,5%
- VAT: Zwolnienie do 200 000 zł rocznie, powyżej - 23%
- Dokumenty: Co do zasady rachunek (jeśli bez VAT) lub faktura VAT (jeśli podatnik VAT)
- Termin płatności podatku: Do 20. dnia miesiąca następnego
Podatek dochodowy od najmu lokalu użytkowego
Tylko ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Od 2023 roku nastąpiła istotna zmiana w opodatkowaniu najmu prywatnego. Jedyną dostępną formą opodatkowania najmu prywatnego (poza działalnością gospodarczą) jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Nie ma już możliwości wyboru zasad ogólnych czy podatku liniowego.
Stawka 8,5%
Przychody do 100 000 zł rocznie z tytułu najmu wszystkich nieruchomości
Stawka 12,5%
Przychody powyżej 100 000 zł rocznie - nadwyżka opodatkowana wyższą stawką
Specjalne zasady dla małżonków
Wyższy limit dla małżonków
Małżonkowie pozostający we wspólności majątkowej, którzy złożą oświadczenie o opodatkowaniu przychodów z najmu przez jednego z nich, mogą skorzystać z wyższego limitu - 200 000 zł zamiast 100 000 zł.
Terminy płatności i rozliczenia
Podatek płacimy do 20. dnia miesiąca następnego za miesiąc, w którym uzyskano przychód. Płatność na mikrorachunek podatkowy według PESEL lub NIP.
Do 30 kwietnia roku następnego składamy zeznanie PIT-28, w którym rozliczamy wszystkie przychody z najmu za cały rok podatkowy.
Można wybrać kwartalne opłacanie zaliczek, jeśli przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 856 920 zł (200 000 euro).
Podatek VAT od najmu lokalu użytkowego
Zwolnienie podmiotowe z VAT
Najem lokalu użytkowego jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT, ale można skorzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeśli łączna wartość sprzedaży podatnika nie przekroczy w roku podatkowym 200 000 zł. W 2026 roku kwota ta ma ulec podwyższeniu.
Uwaga - brak zwolnienia przedmiotowego
W przeciwieństwie do najmu mieszkań na cele mieszkaniowe, najem lokali użytkowych nie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z VAT. Po przekroczeniu limitu 200 000 zł należy płacić VAT według stawki 23%.
Konsekwencje przekroczenia limitu VAT
Do 200 000 zł
Zwolnienie z VAT
Wystawianie rachunków
Brak rejestracji VAT
Powyżej 200 000 zł
Obowiązek płacenia VAT 23%
Wystawianie faktur VAT
Rejestracja jako podatnik VAT
Dokumenty dla najemcy
Rachunek vs faktura VAT
Rodzaj dokumentu, który należy wystawić najemcy, zależy od statusu podatkowego wynajmującego:
RACHUNEK
Gdy: Korzystasz ze zwolnienia z VAT (przychody do 200 000 zł)
Zawiera: Dane stron, opis usługi, kwotę, datę
Uwaga: Bez podatku VAT
FAKTURA VAT
Gdy: Jesteś podatnikiem VAT (przychody powyżej 200 000 zł)
Zawiera: Wszystkie elementy faktury VAT
Stawka: 23% VAT
Zwolnieni podmiotowo podatnicy mogą jednak wystawiać FV (ze stawką 0%)
Obowiązek wystawiania dokumentów
Zasady wystawiania dokumentów
- Na żądanie najemcy: Osoba prywatna może wystawić rachunek na podstawie art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej
- Termin żądania: Najemca może zażądać rachunku w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca świadczenia usługi
- Podatnik VAT: Ma obowiązek wystawiania faktur VAT dla przedsiębiorców-najemców
- Brak obowiązku: Jeśli najemca nie żąda dokumentu, nie ma obowiązku jego wystawiania
Elementy rachunku za najem
Imię, nazwisko, adres, PESEL
Imię, nazwisko/nazwa firmy, adres
"Najem lokalu użytkowego za [miesiąc/rok] zgodnie z umową z [data]"
Wysokość czynszu, data wystawienia, termin płatności
Praktyczne wskazówki
Optymalizacja podatkowa
Przerzucanie kosztów na najemcę
Można zmniejszyć podstawę opodatkowania, przenosząc na najemcę opłaty za media i administracyjne, pod warunkiem że:
- Umowa najmu wyraźnie to przewiduje
- Koszty są wyodrębnione z czynszu
- Wynajmujący płaci je w imieniu najemca
Ewidencja przychodów
Co należy ewidencjonować
- Wszystkie otrzymane czynsże
- Daty uzyskania przychodów
- Źródła przychodów (konkretne lokale)
- Kopie wystawionych rachunków/faktur
Najczęstsze błędy do unikania
Częste pomyłki
- Mylenie tytułu przelewu: Dla ryczałtu należy używać oznaczenia "PPE"
- Zapomnienie o limicie VAT: Monitoruj przychody - po przekroczeniu 200 000 zł konieczna rejestracja VAT
- Błędny mikrorachunek: Sprawdź czy wpłacasz na właściwy rachunek (PESEL vs NIP)
- Nieterminowe zaliczki: Pamiętaj o terminie do 20. dnia miesiąca następnego
Podsumowanie
Najem lokalu użytkowego przez osobę fizyczną w 2025 roku podlega wyłącznie opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (8,5%/12,5%). Dodatkowo może być opodatkowany VAT 23%, jeśli przychody przekroczą 200 000 zł rocznie. Dokumentowanie najmu odbywa się poprzez rachunki lub faktury VAT w zależności od statusu podatkowego wynajmującego.
Pamiętaj
Najem lokalu użytkowego różni się znacząco od najmu mieszkaniowego - m.in. nie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z VAT, częsciowo stosuje się również inne przepisy.