Opodatkowanie najmu lokalu użytkowego - obowiązki podatkowe i dokumenty w 2025 roku

Pytanie klienta:

""Jestem osobą fizyczną, nie prowadzącą działalności gospodarczej. Przysługuje mi prawo własności lokalu użytkowego, który chcę wynająć. Jakie obowiązki podatkowe będą dla mnie wynikać z faktu wynajmu lokalu użytkowego? Jaki dokument, związany z obciążaniem najemcy z tytułu czynszu najmu, powinienem wystawić najemcy, i czy w ogóle muszę z tego tytułu wystawiać mu jakikolwiek dokument, jeżeli miesięczny czynsz najmu oraz termin i sposób jego zapłaty będzie określać umowa najmu?""

Odpowiedź prawnika:

 Najważniejsze informacje

Kluczowe kwestie na 2025 rok

  • Podatek dochodowy: Najem poza działalnością gospodarczą - tylko ryczałt - 8,5% do 100 000 zł rocznie, potem 12,5%
  • VAT: Zwolnienie do 200 000 zł rocznie, powyżej - 23%
  • Dokumenty: Co do zasady rachunek (jeśli bez VAT) lub faktura VAT (jeśli podatnik VAT)
  • Termin płatności podatku: Do 20. dnia miesiąca następnego

Podatek dochodowy od najmu lokalu użytkowego

Tylko ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Od 2023 roku nastąpiła istotna zmiana w opodatkowaniu najmu prywatnego. Jedyną dostępną formą opodatkowania najmu prywatnego (poza działalnością gospodarczą) jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Nie ma już możliwości wyboru zasad ogólnych czy podatku liniowego.

Stawka 8,5%

Przychody do 100 000 zł rocznie z tytułu najmu wszystkich nieruchomości

Stawka 12,5%

Przychody powyżej 100 000 zł rocznie - nadwyżka opodatkowana wyższą stawką

Specjalne zasady dla małżonków

Wyższy limit dla małżonków

Małżonkowie pozostający we wspólności majątkowej, którzy złożą oświadczenie o opodatkowaniu przychodów z najmu przez jednego z nich, mogą skorzystać z wyższego limitu - 200 000 zł zamiast 100 000 zł.

Terminy płatności i rozliczenia

1
Miesięczne zaliczki

Podatek płacimy do 20. dnia miesiąca następnego za miesiąc, w którym uzyskano przychód. Płatność na mikrorachunek podatkowy według PESEL lub NIP.

2
Zeznanie roczne PIT-28

Do 30 kwietnia roku następnego składamy zeznanie PIT-28, w którym rozliczamy wszystkie przychody z najmu za cały rok podatkowy.

3
Rozliczenie kwartalne (opcjonalnie)

Można wybrać kwartalne opłacanie zaliczek, jeśli przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 856 920 zł (200 000 euro).

Podatek VAT od najmu lokalu użytkowego

Zwolnienie podmiotowe z VAT

Najem lokalu użytkowego jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT, ale można skorzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeśli łączna wartość sprzedaży podatnika nie przekroczy w roku podatkowym 200 000 zł. W 2026 roku kwota ta ma ulec podwyższeniu.

Uwaga - brak zwolnienia przedmiotowego

W przeciwieństwie do najmu mieszkań na cele mieszkaniowe, najem lokali użytkowych nie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z VAT. Po przekroczeniu limitu 200 000 zł należy płacić VAT według stawki 23%.

Konsekwencje przekroczenia limitu VAT

Do 200 000 zł

Zwolnienie z VAT
Wystawianie rachunków
Brak rejestracji VAT

Powyżej 200 000 zł

Obowiązek płacenia VAT 23%
Wystawianie faktur VAT
Rejestracja jako podatnik VAT

Dokumenty dla najemcy

Rachunek vs faktura VAT

Rodzaj dokumentu, który należy wystawić najemcy, zależy od statusu podatkowego wynajmującego:

RACHUNEK

Gdy: Korzystasz ze zwolnienia z VAT (przychody do 200 000 zł)
Zawiera: Dane stron, opis usługi, kwotę, datę
Uwaga: Bez podatku VAT

FAKTURA VAT

Gdy: Jesteś podatnikiem VAT (przychody powyżej 200 000 zł)
Zawiera: Wszystkie elementy faktury VAT
Stawka: 23% VAT

Zwolnieni podmiotowo podatnicy mogą jednak wystawiać FV (ze stawką 0%)

Obowiązek wystawiania dokumentów

Zasady wystawiania dokumentów

  • Na żądanie najemcy: Osoba prywatna może wystawić rachunek na podstawie art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej
  • Termin żądania: Najemca może zażądać rachunku w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca świadczenia usługi
  • Podatnik VAT: Ma obowiązek wystawiania faktur VAT dla przedsiębiorców-najemców
  • Brak obowiązku: Jeśli najemca nie żąda dokumentu, nie ma obowiązku jego wystawiania

Elementy rachunku za najem

1
Dane wynajmującego

Imię, nazwisko, adres, PESEL

2
Dane najemcy

Imię, nazwisko/nazwa firmy, adres

3
Opis usługi

"Najem lokalu użytkowego za [miesiąc/rok] zgodnie z umową z [data]"

4
Kwota i data

Wysokość czynszu, data wystawienia, termin płatności

Praktyczne wskazówki

Optymalizacja podatkowa

Przerzucanie kosztów na najemcę

Można zmniejszyć podstawę opodatkowania, przenosząc na najemcę opłaty za media i administracyjne, pod warunkiem że:

  • Umowa najmu wyraźnie to przewiduje
  • Koszty są wyodrębnione z czynszu
  • Wynajmujący płaci je w imieniu najemca

Ewidencja przychodów

Co należy ewidencjonować

  • Wszystkie otrzymane czynsże
  • Daty uzyskania przychodów
  • Źródła przychodów (konkretne lokale)
  • Kopie wystawionych rachunków/faktur

Najczęstsze błędy do unikania

Częste pomyłki

  • Mylenie tytułu przelewu: Dla ryczałtu należy używać oznaczenia "PPE"
  • Zapomnienie o limicie VAT: Monitoruj przychody - po przekroczeniu 200 000 zł konieczna rejestracja VAT
  • Błędny mikrorachunek: Sprawdź czy wpłacasz na właściwy rachunek (PESEL vs NIP)
  • Nieterminowe zaliczki: Pamiętaj o terminie do 20. dnia miesiąca następnego

Podsumowanie

Najem lokalu użytkowego przez osobę fizyczną w 2025 roku podlega wyłącznie opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (8,5%/12,5%). Dodatkowo może być opodatkowany VAT 23%, jeśli przychody przekroczą 200 000 zł rocznie. Dokumentowanie najmu odbywa się poprzez rachunki lub faktury VAT w zależności od statusu podatkowego wynajmującego.

Pamiętaj

Najem lokalu użytkowego różni się znacząco od najmu mieszkaniowego - m.in. nie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z VAT, częsciowo stosuje się również inne przepisy.

Michał Włodarczyk - Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.