W Krajowym Rejestrze Karnym gromadzi się dane o osobach:  

• prawomocnie skazanych za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe,  
• którym prawomocnie warunkowo umorzono postępowanie karne w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe,  
• przeciwko którym prawomocnie umorzono postępowanie karne w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe na podstawie amnestii,  
• prawomocnie skazanych przez sądy państw obcych, wobec których kara lub środek karny wykonywane są w Rzeczypospolitej Polskiej,  
• wobec których prawomocnie orzeczono środki zabezpieczające w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe,  
• nieletnich, wobec których prawomocnie orzeczono środki wychowawcze, poprawcze lub leczniczo-wychowawcze albo którym wymierzono karę
• prawomocnie skazanych za wykroczenia na karę aresztu.
• poszukiwanych listem gończym  
• tymczasowo aresztowanych
• nieletnich umieszczonych w schroniskach dla nieletnich.  

W Rejestrze gromadzi się również dane o podmiotach zbiorowych, wobec których prawomocnie orzeczono karę pieniężną, przepadek, zakaz lub podanie wyroku do publicznej wiadomości,

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o krajowym rejestrze karnym, po uprawomocnieniu się orzeczenia sąd pierwszej instancji niezwłocznie sporządza kartę rejestracyjną.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu sporządzania oraz dostarczania do Krajowego Rejestru Karnego kart rejestracyjnych i zawiadomień, karta rejestracyjna jest przesyłana niezwłocznie po jej sporządzeniu do Krajowego Rejestru Karnego.

Dane osobowe osób, które zostały skazane oraz tych wobec których warunkowo umorzono postępowanie karne usuwa się z Rejestru (zgodnie z art. 14 ustawy), jeżeli z mocy prawa skazanie uległo zatarciu, a nadto po otrzymaniu zawiadomienia o:  zarządzeniu zatarcia skazania przez sąd, zatarciu skazania w drodze ułaskawienia lub na podstawie amnestii, przywróceniu terminu do zaskarżenia orzeczenia, uchyleniu orzeczenia w wyniku kasacji lub wznowienia postępowania,  stwierdzeniu nieważności orzeczenia, zwolnieniu skazanego od kary pozbawienia wolności, lub od kary ograniczenia wolności,  podjęciu warunkowo umorzonego postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe.