Odpowiedź prawnika: Zakup wody a koszty
Generalna zasada dotycząca kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów wynika z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie ze wskazanym przepisem: „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.” W negatywnym katalogu wydatków nie mieszczą się wydatki poniesione na zakup wody dla pracowników. Oznacza to, że jedna z dwóch podstawowych przesłanek jest spełniona. Druga przesłana dotyczy istnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem. Zakup wody dla pracowników jest wydatkiem o szczególnym charakterze. W odniesieniu do klasyfikacji tego typu wydatku do kosztów zyskania przychodów w orzecznictwie i doktrynie prawa zawsze znajduje odniesienie do faktu, że pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom napojów. Jak wynika z licznych interpretacji, wydatki poniesione na zakup wody dla pracowników są kosztem uzyskania przychodu. Powyższe potwierdza m.in. postanowienie z dnia 5 stycznia 2007 r. wydane przez Urząd Skarbowy w Zakopanem o sygnaturze PD/415/I/34/06. Naczelnik orzekł w wydanym postanowieniu, że „Zgodnie z art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.
Przepisy wykonawcze regulujące powyższy obowiązek to rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Pierwsze rozporządzenie dotyczy obowiązków pracodawcy względem pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych, natomiast drugie rozporządzenie mówi o obowiązku pracodawcy zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów. Woda i napoje muszą być dostępne w ilościach zaspokajających potrzeby pracowników w ciągu całej zmiany roboczej. Zasadą zatem jest ponoszenie kosztów posiłków i napojów przez pracodawców jedynie w sytuacji, gdy na pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków i napojów.
W tym przypadku możliwe jest zaliczenie tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów.”
Jednakże w sytuacji, gdyby woda była udostępniana także kontrahentom Państwa firmy, przedstawione powyżej rozwiązanie nie mogłoby mieć zastosowania. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym od początku 2007 r.: „Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”. Woda zaś udostępniona potencjalnym klientom powinna być kwalifikowana jako czynność reprezentacyjna mająca na celu zapewnienie dobrego wizerunku firmy w otoczeniu. Stąd wydatki poniesione na jej zakup nie mogą być kosztem dla celów podatku dochodowego.
