Rodzaje faktur

14.9.2022

Poza zwykłą fakturą można wystawiać lub otrzymywać też inne rodzaje dokumentów księgowych. Dowiedz się, jakie faktury obowiązują w zależności od typu transakcji.

Faktura VAT podstawowa

Faktura VAT to najczęściej stosowna faktura w obrocie gospodarczym. Dokumentuje sprzedaż towarów i usług dokonywaną przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT.

Co do zasady nie musisz wystawiać faktury konsumentowi, chyba że wyrazi takie życzenie.

Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla ciebie, drugi dla nabywcy.

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest też podstawą prawidłowego rozliczenia podatku.

Kto wystawia faktury VAT?

Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatnikach podatku od towarów i usług.

W przypadku, gdy wykonujesz czynności zwolnione z opodatkowania z powodu zwolnienia przedmiotowego (czynność zwolniona na podstawie art. 43 Ustawy o VAT), lub podmiotowo (zwolnienie z opodatkowania VAT do kwoty 200 tys. zł) nie musisz wystawiać faktur VAT.

Podatnicy podatku od towarów i usług mają obowiązek dokumentować za pośrednictwem faktur VAT:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług na rzecz:
- innego podatnika podatku VAT lub
- podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub
- osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnych charakterze, osoba prawna niebędąca podatnikiem. Może to być w szczególności osoba fizyczna niebędąca podatnikiem podatku VAT, czyli konsument z innego kraju UE.
wewnątrzwspólnotową dostawa towarów na rzecz podmiotu innego niż podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnych charakterze, osoba prawna niebędąca podatnikiem;
otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub wykonaniem usługi, czyli w przypadku otrzymania zaliczki.

W tych sytuacjach masz obowiązek wystawienia faktury, nawet gdy nie jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT.

Nie masz obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Ta zasada nie dotyczy:

sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju
wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu
sytuacji, w której nabywca (konsument) zażąda wystawienia faktury. Takie żądanie musi być zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Informacje podstawowe na fakturze

Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla ciebie, drugi dla nabywcy.

W przypadku faktur VAT wystawianych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży przesyła je, lub udostępnia nabywcy i zachowuje jednocześnie w swojej dokumentacji.

Kwoty podatku musisz wykazywać w złotych. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

datę wystawienia,
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE),
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi,
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
stawkę podatku,
sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
kwotę należności ogółem.

Informacje dodatkowe

Faktura powinna również zawierać informacje, takie jak:

metoda kasowa – w odniesieniu do małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową,
samofakturowanie – w przypadku, gdy nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy,
mechanizm podzielonej płatności (MPP) – w przypadku faktur na kwotę powyżej 15 tys. zł, dokumentujących sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkowym MPP,
procedura marży dla biur podróży – w przypadku świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,
procedura marży – towary używane/procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki/procedura marży – dzieła sztuki – w przypadku towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz dzieł sztuki, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,
nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres i numer, za pomocą którego jest identyfikowany na potrzeby podatku – w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego.

Termin wystawienia faktury

Fakturę wystawia się nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. To zasada ogólna, mająca wiele wyjątków.

W odniesieniu do poniższych czynności fakturę należy wystawiać:

30. dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych,
90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem usług stanowiących import usług),
z upływem terminu płatności (z wyjątkiem usług stanowiących import usług) – w przypadku:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;
- świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych;
- wymienionych świadczenia usług wymienionych w 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 di Ustawy o VAT;
- świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze;
- świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia;
- stałej obsługi prawnej i biurowej;
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;
7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją. Przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.

Faktury elektroniczne

„Fakturą elektroniczną” jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, na przykład PDF, JPG, XML.

Faktury elektroniczne są równoważne z papierowymi, zawierają te same elementy, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Od papierowych różnią się sposobem przesyłania.

Faktury elektroniczne możesz:

wysyłać nabywcy, na przykład na podany adres e-mail,
udostępnić, czyli zamieścić na twoim serwerze i umożliwić zdalne pobranie z serwera.

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. Przepisy nie określają formy takiej akceptacji. Klient może wyrazić taką zgodę, na przykład podpisując umowę lub akceptując regulamin sprzedaży.

Przykład:

Stacja paliw umożliwia klientom dokonywanie opłat przez aplikację mobilną. Klient, pobierając aplikację, wyraża zgodę na otrzymywania faktur dokumentujących sprzedaż w formie pliku PDF. Podaje przy tym adres e-mail, na który będzie otrzymywać faktury.

Administracja skarbowa przyjmuje też, że odbiorca może wyrazić akceptację ustnie lub w sposób dorozumiany, czyli poprzez brak protestu po otrzymaniu faktury w formie elektronicznej.

Jako wystawca faktur elektronicznych masz obowiązek zapewnienia:

autentyczności pochodzenia (pewność co do wystawcy),
integralności treści (brak zmian),
i czytelności faktury.

Warunki te są spełnione, jeśli:

korzystasz z podpisu elektronicznego lub
korzystasz z elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, lub
wdrożyłeś tzw. kontrole biznesowe, czyli proces pozwalający powiązać fakturę z dostawą towaru lub usługą. Powinieneś posiadać dokumenty uzupełniające, na przykład zamówienie, umowę, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa dokumentuje zaliczki, zadatki i przedpłaty.

Wystawiasz ją, jeżeli otrzymasz przynajmniej część zapłaty od nabywcy, przed dokonaniem:

sprzedaży,
dostawy towarów lub wykonania wykonaniem usługi,
wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, z wyjątkiem sytuacji, w której podatnik korzysta z tzw. procedury unijnej dotyczącej dostaw towarów i świadczenia niektórych ustaw.

Fakturę zaliczkową trzeba wystawić:

nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś całość lub część zapłaty;
nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty na poczet przyszłej dostawy towaru lub przyszłego wykonania usługi.

Po zakończeniu transakcji wystawiasz fakturę końcową.

Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejszasz o wartość otrzymanych wcześniej części, a kwotę podatku pomniejszasz o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie poszczególnych zaliczek.

W przypadku, gdy część płatności została udokumentowana fakturą zaliczkową, fakturę końcową wystawiasz zgodnie z zasadami ogólnymi, czyli nie wcześniej niż 60. dnia, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Podatnicy podatku od towarów i usług obowiązani są również do wystawienia faktur zaliczkowych w przypadku otrzymania całości, lub części zapłaty

Nie możesz wystawić faktury zaliczkowej, gdy otrzymasz całość, lub część płatności z tytułu:

wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;
świadczenia usług telekomunikacyjnych;
świadczenia usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT;
świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze;
świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia;
świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej;
świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;
dostaw towarów na zasadzie transferu bonu jednego przeznaczenia.

Faktura zaliczkowa zawiera:

datę wystawienia,
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
numer NIP, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty , o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
otrzymaną kwotę zapłaty,
kwotę podatku obliczoną od otrzymanej płatności,
dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Jeżeli wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

Faktura uproszczona

Faktura uproszczona to paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto (100 euro) zawierający NIP nabywcy. Należy go traktować jak zwykłą fakturę.

Faktura uproszczona zawiera mniej danych niż normalna faktura. Są to:

data wystawienia faktury i data sprzedaży,
kolejny numer faktury,
dane sprzedawcy oraz nabywcy, w tym numery NIP,
nazwa towaru lub usługi,
kwota ewentualnego rabatu,
kwotę należności ogółem.

Do faktury uproszczonej nie wystawiasz już zwykłej faktury, zawierającej pełne dane nabywcy.

Przykład:

Pan Karol prowadzi sklep stacjonarny. Każdą sprzedaż ewidencjonuje za pomocą kasy fiskalnej. Jeśli klient poinformuje go, że nabywa towar w charakterze podatnika, pan Karol umieszcza na paragonie wskazany przez nabywcę numer NIP. Na podstawie paragonów z NIP wystawia następnie faktury w punkcie obsługi klienta. Jeśli jednak kwota na paragonie z NIP nie przekracza 450 zł brutto, jest to faktura uproszczona, której pan Karol nie wymienia już na zwykłą fakturę.

Nie możesz wystawić faktury uproszczonej w przypadku:

wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość;
sprzedaży na odległość towarów importowanych;
sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer NIP;
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
transakcji, podlegających opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Polska, dla których to transakcji osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług.

W przypadku sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej i potwierdzonej paragonem możesz wystawić fakturę do paragonu, jeśli:

paragon zawiera numer NIP nabywcy;
kwota na paragonie przekracza 450 zł brutto (nie jest to faktura uproszczona).

Klient musi określić w momencie zakupu, czy kupuje jako podatnik, czy jako konsument. Jeśli klient nie poda NIP do czasu wystawienia paragonu, uznaje się, że kupuje jako konsument. Może potem wystąpić o wystawienie faktury, jednak sprzedawca wystawi mu fakturę dla konsumentów – bez NIP nabywcy.

Refakturowanie

Refakturowanie to proces, w którym przedsiębiorca we własnym imieniu nabywa usługi, których faktycznym odbiorcą jest inny przedsiębiorca, i odsprzedaje usługi temu przedsiębiorcy. Pełni więc rolę pośrednika pomiędzy sprzedawcą a ostatecznym odbiorcą.

Przepisy nie definiują pojęcia refakturowania, wynika ono z orzecznictwa. Najczęściej refakturowanie dotyczy kosztów mediów przy najmie, które kupuje właściciel lokalu, a kosztami obciążany jest najemca.

Jeśli odsprzedajesz usługi, jesteś traktowany jak podmiot, który sam je wyświadczył, więc wystawiasz fakturę VAT. Co do zasady stosujesz identyczną kwotę netto i stawkę VAT jak na fakturze dokumentującej nabycie od bezpośredniego dostawcy. Jednak nie zawsze.

Transakcje refakturowania warto uregulować we wzajemnych umowach, ponieważ od postanowień zawartych w umowie może zależeć stawka VAT na fakturze.

Media

Jeśli usługa najmu jest traktowana oddzielnie od usługi udostępnienia mediów, gdy najemca rozlicza się z faktycznego zużycia mediów zgodnie ze wskazaniami licznika, można zastosować do refakturowanych opłat za media obniżoną stawkę VAT, tak jak na fakturze wystawionej przez bezpośredniego dostawcę mediów.

Jeśli najem i media stanowią usługę kompleksową, na przykład gdy najemca rozlicza się z mediów ryczałtem, to będą one opodatkowane stawką podstawową 23%.

Jeżeli świadczenie kompleksowe stanowi jedną, niepodzielną całość, nie może być rozbijane w celu refakturowania poszczególnych jego części.

Przykład:

Pan Jan wynajmuje biuro od firmy X. W umowie najmu zapisano, że czynsz najmu wynosi 50 zł za 1 m2., a opłaty za dostawy energii elektrycznej i wody będą regulowane na podstawie wskazań podliczników, ze stawką dostawców tych mediów. Usługa najmu będzie obciążona stawką 23% VAT, natomiast koszty dostaw energii elektrycznej i wody będą refakturowane na pana Jana według stawki 8% VAT, identycznej jak na fakturach wystawianych przez dostawców tych mediów.

Inne usługi

Usługi zwolnione z VAT lub o obniżonej stawce podatku są często związane z podmiotami, które je świadczą.

Usługi pocztowe, sportowe, kulturalne czy medyczne podlegają zwolnieniu z VAT, jeśli są świadczone przez określone grupy podmiotów. Przy ich refakturowaniu należy zastosować 23% VAT.

Przykład:

Pan Jerzy wynajmuje powierzchnię biurową od firmy Y, która dokonuje również wysyłki jego korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej. Na koniec każdego miesiąca, po wystawieniu faktury przez Pocztę Polską, firma Y refakturuje na pana Jerzego koszty korespondencji ze stawką 23%. Zastosowanie zwolnienia z VAT jest możliwe jedynie w przypadku usług pocztowych świadczonych bezpośrednio przez podmioty uprawnione do wykonywania tego typu usług.

Usługi gastronomiczne

Usługi gastronomiczne i hotelowe powinny być refakturowane w kwocie brutto z faktury bezpośredniego dostawcy. Przepisy zabraniają odliczenia VAT od tego typu usług. Organy podatkowe zgadzają się w interpretacjach, że można je refakturować ze stawką 8% VAT.

Obowiązek podatkowy i przychód

Przyjmuje się, że momentem wykonania usługi na rzecz jej finalnego odbiorcy jest moment, w którym została ona wykonana przez pierwotnego usługodawcę na rzecz pośrednika. W przypadku refakturowania usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z momentem wystawienia faktury, datą powstania obowiązku podatkowego jest data wystawienia faktury.

W orzecznictwie sądów i organów skarbowych utrwalił się pogląd, że dzień powstania przychodu należy utożsamić z datą wystawienia refaktury. Natomiast w przypadku, gdy strony określą okresy rozliczeniowe, wówczas przychód powstaje w ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.

Samofakturowanie

Samofakturowanie to mechanizm, w którym nabywca wystawia fakturę sam dla siebie, w imieniu i na rzecz sprzedawcy.

Nabywca może wystawiać faktury za sprzedawcę, jeśli:

jest podatnikiem VAT,
zawarł ze sprzedawcą umowę określającą procedurę zatwierdzania faktur.

Przepisy nie określają formy, treści ani czasu trwania umowy. Warto w niej podać okres, na jaki została zawarta, sposób działania w razie nieprawidłowości oraz warunki wcześniejszej rezygnacji z umowy.

Dokument wystawiony przez nabywcę staje się pełnoprawną fakturą sprzedażową dopiero w momencie zatwierdzenia przez sprzedawcę. Nie jest konieczne jej fizyczne podpisanie. Przepisy nie narzucają też sposobu zatwierdzania faktur. Organy podatkowe zgadzają się w interpretacjach na milczącą akceptacją: strony mogą przyjąć, że zatwierdzeniem faktury jest brak sprzeciwu sprzedawcy w okresie podanym w umowie. Obowiązkiem sprzedawcy jest również zaewidencjonowanie jej w swoim systemie.

Elementy na fakturze wystawianej przez nabywcę są takie same jak przy innych, standardowych fakturach. Konieczny jest jednak dopisek „samofakturowanie”.

Faktura VAT marża

Faktura VAT marża to szczególny rodzaj faktury stosowany przy:

świadczeniu usług turystycznych;
dostawie towarów używanych, na przykład samochodów, laptopów, telefonów;
dostawie przedmiotów kolekcjonerskich i antyków;
dostawie dzieł sztuki.

Procedura VAT marża może dotyczyć tylko towarów używanych, nabytych od:

osób fizycznych, które nie są podatnikami VAT;
podatników VAT zwolnionych (zwolnienia przedmiotowe – art. 43 ust. 1 pkt 2 Ustawy o VAT lub zwolnienia ze względu na wysokość sprzedaży do 200 tys. zł);
podatników VAT, jeżeli dostawa tych towarów podlegała procedurze VAT marża.

Faktura VAT marża jest dobrowolna. Dzięki niej zapłacisz niższy podatek – tylko od marży, a nie sprzedaży netto. Nie możesz jednak odliczyć VAT z faktury dokumentującej zakup odsprzedawanego towaru.

Podatnik, który kupi od ciebie towar na podstawie faktury VAT marża, nie może z niej odliczyć VAT.

Faktura VAT marża nie zawiera ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży z podziałem na poszczególne stawki, kwoty podatku (wpisujesz tam cenę sprzedaży brutto).

Podstawą opodatkowania jest marża naliczana przez sprzedawcę, obniżona o podatek, czyli marża netto. Obliczamy ją, dzieląc marżę brutto, czyli różnicę między kwotą, za jaką przedsiębiorca kupił towar, i kwotą, za jaką ją sprzedał, przez 1,23 (w przypadku stawki VAT 23%). By otrzymać wysokość podatku od marży brutto odejmujemy marżę netto.

Przykład:

Pan Stefan prowadzi komis z używanymi samochodami. Kupił auto od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej za 12 000 zł, a sprzedał za 15 000 zł. Aby wyliczyć podatek, od marży brutto odjął marżę netto.
Marża brutto = 3 000 zł (15 000 zł – 12 000 zł)
Marża netto = 2 439 zł (3000 zł / 1,23)
VAT do zapłaty = 561 zł (3000 zł – 2439 zł)
Gdyby rozliczał się standardowo, zapłaciłby 3 450 zł podatku (15 000 zł x 23%).

Faktura VAT RR

Faktura VAT RR jest stosowana w transakcjach z tzw. rolnikiem ryczałtowym. Rolnik ryczałtowy, sprzedając produkty rolne, nie wystawia faktury jako sprzedawca, lecz otrzymuje od kupującego fakturę VAT-RR.

Poza oznaczeniem „Faktura VAT RR" dokument powinien zawierać co najmniej:

imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy,
numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy,
datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i kolejny numer faktury,
nazwy nabytych produktów rolnych,
jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów,
cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku,
kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych,
wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku,
kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie,
czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób,
oświadczenie: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 Ustawy o podatku od towarów i usług”.

Jeśli wystawiasz fakturę VAT RR, przekaż oryginał rolnikowi ryczałtowemu, a drugi egzemplarz zostaw dla siebie. Na fakturze wykaż i wypłać rolnikowi kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku według stawki 7%. Dla ciebie kwota zryczałtowanego zwrotu zwiększa kwotę podatku naliczonego.

Przykład:

Pani Ewa jest czynnym podatnikiem VAT. W maju 2020 roku nabyła produkty rolne od rolnika ryczałtowego za kwotę 1500 zł netto plus 105 zł VAT (według stawki 7% zryczałtowanego zwrotu podatku dla rolnika ryczałtowego). Na rachunek rolnika wpłaciła 1605 zł. W deklaracji za maj może odliczyć 105 zł z faktury VAT RR.

Czym jest pro forma?

Pro forma nie jest dokumentem księgowym (fakturą). Pełni jedynie funkcję informacyjną. Jest wystawiana w celu przedstawienia szczegółów transakcji. Może być:

formą oferty handlowej;
dokumentem określającym kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi;
formą wezwania do zapłaty;
dokumentem wystawianym dla kontrahenta przed zapłatą przez niego zaliczki za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi, informującym w szczególności o kwocie wymaganej zaliczki.

Nie można wystawiać faktury proforma po otrzymaniu zapłaty. Otrzymanie zapłaty, na przykład w postaci zaliczki, należy udokumentować fakturą VAT.

Termin „faktura pro forma” jest zwyczajowy i nie występuje w przepisach. Pro forma nie jest fakturą, więc nie trzeba jej ujmować w ewidencji księgowej. Nie odzwierciedla dokonanej sprzedaży ani żadnej innej operacji gospodarczej. Należy na niej umieścić dopisek „pro forma”.

Wystawienie faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie zaliczki.

Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych

Jeśli jesteś wykonawcą zamówienia publicznego, możesz wystawiać ustrukturyzowane faktury elektroniczne za pomocą Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).

Platforma wykorzystywana jest wyłącznie w relacjach z administracją publiczną, jak na przykład gminy, szpitale, szkoły, przedszkola i muzea. Nie możesz wystawić w ten sposób faktury innemu przedsiębiorcy.

Ustrukturyzowana e-faktura to dokument w formie pliku elektronicznego (xml) o określonej postaci. Pozwala na automatyczne przesyłanie i przetwarzanie informacji w systemach finansowo-księgowych (nie trzeba na przykład ręcznie wprowadzać danych z faktury).

Dla ciebie wystawianie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej jest dobrowolne. Zamawiający, czyli jednostka administracji publicznej, nie może odmówić jej przyjęcia.

Jak przesyłać e-faktury?

Do przesyłania ustrukturyzowanych e-faktur służą bezpłatne aplikacje na Platformie Elektronicznego Fakturowania (PEF).

Z PEF możesz korzystać poprzez stronę www.efaktura.gov.pl albo po instalacji odpowiedniej aplikacji na swoim komputerze. Usługi w ramach PEF świadczy dwóch brokerów:

To od ciebie zależy, z aplikacji którego brokera skorzystasz. Obaj brokerzy oferują takie same podstawowe funkcjonalności. Różnią się sposobem obsługi i wyglądem.

Jak uzyskać i do czego służy GLN?

Globalny Numer Lokalizacyjny (ang. Global Location Number) to numer identyfikacji podmiotów gospodarczych lub organizacji (na przykład jednostek, wydziałów lub komórek). Stosuje się go, gdy jednostka nie ma własnego numeru NIP.

Jeśli twoja firma ma wiele jednostek organizacyjnych i chcesz, żeby każda z nich była jednoznacznie zidentyfikowana, musi ona zarejestrować:

swoje nowe Konto Podmiotu (model rozproszony)'
adres PEF/Skrzynkę PEPPOL (model scentralizowany) na istniejącym Koncie Podmiotu.

W tym celu musi podać GLN, który będzie wykorzystywany do automatycznego adresowania dokumentów na Platformie Elektronicznego Fakturowania. Dzięki rejestracji jednostek każda z nich będzie mogła odbierać i przesyłać faktury oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, na przykład zamówienie, awizo i potwierdzenie odbioru.

Przykład:

Firma Usługi Budowlane jest wykonawcą zamówienia dla urzędu miasta. Wykonanie zleciła swojemu oddziałowi regionalnemu. Kupiła dla oddziału numer GLN, żeby odział mógł odbierać zamówienia bezpośrednio od urzędu miasta, uzyskać potwierdzenie odbioru realizacji robót i na zakończenie wystawić fakturę. Fakturę może też wystawić centrala, a oddział może ją sprawdzić.

W Polsce numery GLN przyznaje organizacja GS1.

Podstawa prawna:

Źródło: biznes.gov.pl