Przychody pracownika z tytułu podróży służbowych i jazd lokalnych

W niniejszym artykule omówimy konsekwencje podatkowe używania przez pracownika samochodu (w tym również niebędącego własnością pracodawcy) w celu odbycia podróży służbowej.  

Jak rozliczać należności pracownika z tytułu podróży służbowych?

Kwoty otrzymywane przez pracownika z tytułu podróży służbowej są jego przychodem ze stosunku pracy. Nie zawsze jednak przychód ten podlega opodatkowaniu. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Wolne od podatku są również przychody z tego tytułu osób niebędących pracownikami, po spełnieniu warunków określonych w art. 21 ust. 13 ustawy o PIT.

W artykule pt. "Czy pracownik może korzystać z własnego samochodu dla potrzeb firmy?" w podrozdziale „Czyim samochodem jedzie pracownik w podróż służbową?” zostały podane maksymalne kwoty stawek za 1 km przebiegu pojazdu. Jeśli wypłacona pracownikowi należność za podróż służbową nie przekracza maksymalnej wysokości stawki, wówczas otrzymana kwota będzie przychodem zwolnionym z opodatkowania PIT. Jeżeli jednak pracodawca postanowi wypłacić pracownikowi większą kwotę, wówczas nadwyżka będzie przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu.  

Przykład

Pracownik przejechał w podróży służbowej 500 km samochodem o poj. silnika 1,6. Maksymalna stawka za 1 km podróży takim samochodem wynosi 0,7846 zł. Wypłata do kwoty 392,30 zł (500 km x 0,7846 zł) nie będzie stanowić przychodu pracownika. Każda wypłata ponad tę kwotę spowoduje zwiększenie podstawy opodatkowania PIT, ale tylko o nadwyżkę. Gdyby więc pracodawca tytułem np. dobrych rezultatów podróży postanowił wypłacić pracownikowi 500 zł, wówczas przychodem pracownika będzie kwota 107,70 zł (500 zł – 392,30 zł).

Niestety ta nadwyżka nie będzie mogła być kosztem pracodawcy, o czym będzie mowa niżej. 

Czy ryczałt za jazdy lokalne podlega opodatkowaniu? 

Do końca 2003 r. obowiązywał przepis art. 21 ust. 1 pkt 22 lit. b ustawy o PIT, zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego były kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Z dniem 1 stycznia 2004 r. przepis ten został uchylony, od 1.05.2004 r. wprowadzono zaś nowe regulacje odnośnie ryczałtów – aktualnie zwolnienie dotyczy jedynie wybranych grup pracowników. 

Od 1 maja 2004 r. obowiązuje przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT, zgodnie z którym wolny od podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (elementy, które taka ewidencja powinna zawierać określa przepis art. 23 ust. 7 ustawy o PIT). 

Ze zwolnienia będą mogły skorzystać jedynie nieliczne grupy pracowników, np. pracownicy służby leśnej czy listonosze. Jeśli żaden przepis ustawy nie nakłada na pracodawcę obowiązku zwrotu kosztów jazd lokalnych pracownikowi z tytułu używania przez niego samochodu niebędącego własnością firmy ani z przepisów tych nie wynika możliwość przyznania prawa do zwrotu, otrzymana należność za jazdy lokalne, stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.  

Czy ryczałt z tytułu podróży służbowych jest oskładkowany ZUS? 

Odpowiedź na to pytanie znajduje się w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.

12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 110 ze zm.). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia, podstawy wymiaru składek nie stanowi min. zwrot kosztów używania przez pracowników w jazdach lokalnych, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – ale tylko do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Aby skorzystać z powyższego wyłączenia, przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego) musi być udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ww. rozporządzenie stanowi, że nie podlegają oskładkowaniu również diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – jednakże tylko do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (limity te zostały omówione w rozdziale piątym).

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. 1998 r., nr 161, poz. 110, ze zm.);
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, ze zm.);
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002 r., nr 27, poz. 271, ze zm.);
• Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 r., Nr 14, poz. 176, ze zm.)