30.4.2015
Zespół
e-prawnik.pl
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej prowadzi prace nad wprowadzeniem możliwości elektronicznego sposobu przechowywania dokumentów pracowniczych. Resort pracy chce 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej zamiast papierowej. Przedsiębiorcy od długiego czasu narzekają na uciążliwy i kosztowny obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej i pracowniczej w formie papierowej.
Projekt, który trafił do konsultacji, ma ograniczyć koszty ponoszone przez pracodawców z tytułu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obowiązywać mają nowe okresy przechowywania dokumentacji, zróżnicowane w zależności od rodzaju dokumentu i jego przydatności do celów bieżących, dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno-rentowych. Mają być więc trzy okresy:
- okres zatrudnienia (określany jako „0 lat", tj. zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy),
- pięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia (dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy)
- 50-letni okres po ustaniu zatrudnienia (dotyczący dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych).
Zgodnie z obecnymi przepisami dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracowników) dotycząca zatrudnienia i okresu pracy powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa - 50 lat licząc od daty jej wytworzenia. Ponadto pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników i to w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem tych dokumentów.
Na przykład przypadkowe zalanie dokumentów może narazić przedsiębiorcę na dodatkowe koszty, bo pozostawienie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, jak też akt osobowych pracowników w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.
To jeden z powodów, dla których przedsiębiorcy chcą wprowadzenia elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Biuro prasowe Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej poinformowało, że pomysł wprowadzenia elektronicznego sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w tej chwili analizowany.
Resort pracy zgodził się z zarzutami przedsiębiorców, że przechowywanie dużej ilości dokumentów jest dla pracodawców trudne ze względów organizacyjnych i wymaga znacznych nakładów finansowych.
- W tej sprawie ograniczenie biurokracji dla pracodawców jest tak samo ważne jak sytuacja pracowników, którzy muszą mieć możliwość udowodnienia okresu swojej pracy i wysokości wynagrodzenia dla celów emerytalnych - podkreśla Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
Resort pracy przyznaje, że elektroniczną możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej przewidywał już rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki.
- Po analizach tego projektu zrezygnowano z jego kontynuacji ze względu na zagrożenia, jakie wiązałyby się z jego wprowadzeniem. Chodzi tu o brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę - podkreślają przedstawiciele MPiPS, zapewniając jednocześnie, że resort nadal, wspólnie z innymi ministerstwami, prowadzi prace nad dopuszczeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej.
Potrzebujesz porady prawnej?
Najważniejsze nowe rozwiązania podatkowe
Do utrzymania dobrego stanu finansów państwa potrzebna jest odpowiedzialna polityka podatkowa. Jej celem jest wspieranie firm tak, żeby przetrwały trudny okres pandemii w jak najlepszej kondycji i żeby po jej zakończeniu mogły wrócić na ścieżkę szybkiego rozwoju. W (...)
Rząd rozszerza Tarczę antykryzysową
Rada Ministrów przyjęła kolejne rozwiązania zapobiegające skutkom negatywnego oddziaływania koronawirusa na gospodarkę. Jest to kontynuacja działań zawartych w "Tarczy antykryzysowej", która wspiera przedsiębiorców i pracowników. Teraz zajmuje się nimi Sejm. ##baner## Czego (...)
Tarcza Finansowa PFR 1.0 – rozliczenie i umorzenie subwencji
Jak rozliczyć subwencję finansową otrzymaną z Tarczy Finansowej PFR dla Małych i Średnich Firm (Tarcza Finansowa PFR 1.0)? Przedsiębiorco, jeśli w zeszłym roku otrzymałeś subwencję finansową z Tarczy Finansowej PFR 1.0, to już niedługo będziesz zobowiązany do jej rozliczenia. Kiedy (...)
Pierwsze wspólne przepisy dotyczące obowiązków i odpowiedzialności pośredników na jednolitym rynku otworzą nowe możliwości świadczenia usług cyfrowych ponad granicami przy równoczesnym zapewnieniu wysokiego poziomu ochrony użytkowników bez względu (...)
Ułatwienia i pomoc dla rolników...
Nowy minister rolnictwa i rozwoju wsi Minister Krzysztof Jurgiel złożył 20 czerwca, ze względów osobistych, rezygnację ze stanowiska Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi. 26 czerwca został zaś powołany przez Prezydenta RP nowy minister rolnictwa i rozwoju wsi Jan Krzysztof (...)
Forma dokumentacji pracowniczej od 2019 r.
1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które wprowadzą wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych. Przewidziano m.in. elektroniczną postać przechowywania dokumentów, skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zmiany w dokumentach ubezpieczeniowych. e-Akta – przechowywanie (...)
Prosta spółka akcyjna – nowa forma prowadzenia działalności gospodarczej
Od 1 lipca 2021 roku przedsiebiorcy mogą prowadzić działalność w nowej formie - prostej spółki akcyjnej. Kluczową cechą tej spółki jest niski kapitał akcyjny wymagany do jej założenia, wynoszący 1 zł. Przeczytaj, jak założyć prostą spółkę akcyjną i (...)
Co przewiduje ustawa o zarządzie sukcesyjnym w firmach jednoosobowych? Nowe przepisy wychodzą naprzeciw potrzebom tzw. firm jednoosobowych, które stanowią ogromną większość polskich przedsiębiorstw. Dzięki tym rozwiązaniom, w przypadku śmierci przedsiębiorcy, jego firma będzie mogła (...)
Wakacje za granicą Przed każdą taką zagraniczną podróżą, czy to samodzielną, czy w grupach zorganizowanych, niezależnie od tego, czy to wyjazd wakacyjny czy w celach biznesowych – warto poświęcić kilka chwil, aby zadbać o spokojny pobyt, z którego przywieziemy wyłącznie (...)
„Mały ZUS plus” od 1 lutego 2020 r.
Prowadzisz działalność gospodarczą na mniejszą skalę? Chcesz skorzystać z „małego ZUS plus” i zapłacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne od 1 lutego 2020 r.? Przeczytaj ten artykuł. Od lutego wchodzi w życie Mały ZUS Plus Od 1 lutego 2020 r. będą obowiązywać nowe (...)
Projekt ustawy o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych
Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw, przedłożony przez minister rozwoju. Obrona polskich (...)
Najważniejsze zmiany w 2020 roku
Od Nowego Roku kolejne ułatwienia dla firm Większa ochrona mniejszych firm przed zatorami płatniczymi, prawo do błędu dla początkujących przedsiębiorców, ułatwienia dla rzemiosła, niższe składki na ZUS dla najmniejszych przedsiębiorców - takie będą niektóre efekty (...)
Nadchodzą ważne zmiany dla przedsiębiorców!
Ustawa z dnia 10 lipca 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw wejdzie w życie 20 września 2008 r., z wyjątkiem nowych przepisów o Ewidencji Działalności Gospodarczej w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej (...)
Pracownicze Plany Kapitałowe - informacje dla pracodawców
Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa o pracowniczych planach kapitałowych. Z uwagi na skalę reformy przewidziano stopniowe (co 6 miesięcy) włączanie kolejnych grup podmiotów do programu w okresie 2 lat, począwszy od 1 stycznia 2019 r. – od największych przedsiębiorstw, (...)
Uproszczenia dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym
Nowa ustawa usprawnia procedury, likwiduje zbędne obciążenia biurokratyczne i wprowadza rozwiązania, które ułatwią prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Nowelizacja, tzw. pakiet MŚP, stanowi kolejny etap realizacji rządowej „Strategii na rzecz odpowiedzialnego rozwoju”. (...)
Polski Ład to plan odbudowy naszej gospodarki. Restart podatkowy w #PolskiŁad Ważne miejsce w Polskim Ładzie zajmuje restart podatkowy. Rząd chce, by system podatkowy w Polsce był bardziej sprawiedliwy. Podnosi kwotę wolną do 30 tys. zł i podwyższa limit dla drugiego (...)
Prawo do błędu przez pierwszy rok działalności; ochrona konsumencka, czyli m.in. prawo do reklamacji dla firm zarejestrowanych w CEIDG; szereg ułatwień dla rzemieślników – to tylko niektóre przepisy Pakietu Przyjazne Prawo (PPP), które już niedługo wejdą w życie. (...)
Zmienione Prawo zamówień publicznych
W styczniu 2021 roku zmieniają się zasady i procedury zamówień publicznych. Sprawdź kto musi stosować nowe przepisy, jakie są nowe tryby zamówień i najważniejsze reguły dotyczące przygotowania i złożenia oferty w zamówieniu publicznym. ##baner## Co to są zamówienia (...)
Zatrudnianie cudzoziemców po zmianach
Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców Od 1 stycznia 2018 r. wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące dostępu cudzoziemców z państw spoza UE/EOG do polskiego rynku pracy. Zmiany dotyczą głównie pracy krótkoterminowej i sezonowej. Ustawa ma na celu wdrożenie do polskiego (...)
Jak powołać inspektora ochrony danych?
Kto może, a kto ma obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych? Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), które musi być stosowane od 25 maja 2018 r., w art. 37 ust 1 przewiduje obowiązek wyznaczenia inspektora dla administratorów i podmiotów (...)
