Spis treści
- Wprowadzenie do zmian z 2019 roku
- Podstawowe zasady przechowywania dokumentacji
- Okresy przechowywania w zależności od daty zatrudnienia
- Procedura składania raportu ZUS RIA
- Elektroniczna dokumentacja pracownicza w 2025
- Praktyczne przykłady okresów przechowywania
- Obowiązki pracodawcy i konsekwencje
- Najczęstsze pytania i odpowiedzi
Wprowadzenie do zmian z 2019 roku
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe zasady przechowywania akt pracowniczych, które znacząco skróciły podstawowy okres przechowywania z 50 do 10 lat. Zmiany zostały wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Najważniejsze zmiany
- Skrócenie okresu przechowywania z 50 do 10 lat dla nowych pracowników
- Możliwość skrócenia okresu dla pracowników z lat 1999-2018
- Wprowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej
- Nowe obowiązki informacyjne pracodawcy
Podstawowe zasady przechowywania dokumentacji
Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, pracodawca ma obwiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
Co zawiera dokumentacja pracownicza?
Akta osobowe składają się z pięciu części oznaczonych literami A-E:
Część A
Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
Część B
Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
Część C
Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
Część D
Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu
Część E
Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
Pozostała dokumentacja obejmuje m.in. ewidencję czasu pracy, kartę wypłaconego wynagrodzenia, dokumentację dotyczącą wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych.
Okresy przechowywania w zależności od daty zatrudnienia
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia pracownika. Podstawowe zasady przedstawia poniższa tabela:
| Data zatrudnienia | Okres przechowywania | Dodatkowe warunki |
|---|---|---|
| Od 1 stycznia 2019 r. | 10 lat | Automatycznie |
| 1999-2018 r. | 10 lat lub 50 lat | 10 lat po złożeniu ZUS RIA |
| Przed 1 stycznia 1999 r. | 50 lat | Bez możliwości skrócenia |
Ważne wyjątki
Dokumentacja pracowników wykonujących pracę górniczą lub równorzędną z pracą górniczą nadal musi być przechowywana przez 50 lat, niezależnie od daty zatrudnienia.
Jak liczyć 10-letni okres?
Okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Oznacza to, że jeśli pracownik zakończył pracę w marcu 2025 r., dokumentację należy przechowywać do 31 grudnia 2035 r.
Procedura składania raportu ZUS RIA
Aby skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, pracodawca musi przejść przez dwustopniową procedurę:
Pracodawca składa oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 1999-2018. Oświadczenie można wycofać tylko do czasu złożenia pierwszego raportu ZUS RIA.
W ciągu roku od złożenia oświadczenia pracodawca musi złożyć indywidualny raport za każdego pracownika. Raport zawiera dane niezbędne do ustalenia emerytury lub renty za okres 1999-2018.
Terminy składania raportów
Pracownicy nieaktywni
Raport należy złożyć w ciągu roku od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW
Pracownicy aktywni
Raport składa się wraz z wyrejestrowaniem pracownika z ubezpieczeń (formularz ZUS ZWUA)
Zawartość raportu ZUS RIA
- Kwoty przychodu stanowiące podstawę wymiaru składek emerytalnych i rentowych
- Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej
- Okresy pracy w szczególnych warunkach (1999-2008)
- Datę i tryb rozwiązania stosunku pracy
- Informację o deputacie węglowym (dla pracowników kolei)
Elektroniczna dokumentacja pracownicza w 2025
Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. W 2025 roku to rozwiązanie zyskuje coraz większą popularność ze względu na wiele korzyści.
Wymagania techniczne dla e-dokumentacji
System teleinformatyczny
Musi zapewniać integralność, dostępność i bezpieczeństwo danych przez cały okres przechowywania
Zabezpieczenia
Ochrona przed nieuprawnionym dostępem, kopie zapasowe, rejestr zmian
Podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny lub elektroniczna pieczęć dla potwierdzenia autentyczności
Zmiana formy dokumentacji
Pracodawca może zmieniać postać dokumentacji z papierowej na elektroniczną i odwrotnie. Zmiana z papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia skanów i opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zgodność z RODO
Elektroniczna dokumentacja musi spełniać wymogi rozporządzenia RODO dotyczące ochrony danych osobowych, w tym odpowiedniego poziomu zabezpieczenia i możliwości realizacji praw osób, których dane dotyczą.
Praktyczne przykłady okresów przechowywania
Poniższe przykłady ilustrują różne sytuacje związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w 2025 roku:
Anna została zatrudniona 15 marca 2024 r., a umowa została rozwiązana 30 czerwca 2024 r. Dokumentację należy przechowywać do 31 grudnia 2034 r. (10 lat od końca 2024 r.)
Marek został zatrudniony w 2005 r., zakończył pracę w 2020 r. Pracodawca nie złożył raportu ZUS RIA - dokumentację przechowuje do 2070 r. (50 lat od końca 2020 r.)
Katarzyna zatrudniona w 2010 r., zakończenie pracy w 2022 r. Pracodawca złożył raport ZUS RIA w 2023 r. - dokumentację przechowuje do 31 grudnia 2033 r. (10 lat od końca 2023 r.)
Ponowne zatrudnienie
Jeśli pracownik zostanie ponownie zatrudniony w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniej pracy, nie zakłada się nowej dokumentacji. Okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie ostatni stosunek pracy.
Obowiązki pracodawcy i konsekwencje
Pracodawca ma szereg obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, których niespełnienie może skutkować sankcjami.
Podstawowe obowiązki
Informowanie pracownika
Wraz ze świadectwem pracy przekazanie informacji o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru
Odbiór dokumentacji
Umożliwienie pracownikowi odbioru dokumentacji w miesięcznym terminie po upływie okresu przechowywania
Zniszczenie dokumentacji
Obowiązkowe zniszczenie nieodebranej dokumentacji w terminie 12 miesięcy po upływie terminu odbioru (do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 kodeksu pracy)
Przedłużenie okresu przechowywania
Okres przechowywania dokumentacji ulega przedłużeniu w sytuacjach, gdy:
- Dokumentacja stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest jego stroną
- Pracodawca powziął wiadomość o wszczęciu postępowania - przedłużenie o 12 miesięcy
Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów
Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy, brak prowadzenia lub nieprzechowywanie dokumentacji przez wymagany okres może skutkować grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.
Najczęstsze pytania i odpowiedzi
Czy można przechowywać dokumentację dłużej niż wymagany okres?
Tak, pracodawca może przechowywać dokumentację dłużej, ale po upływie wymaganego okresu musi umożliwić pracownikowi jej odbiór. Jednak po upływie 12-miesięcznego dodatkowego okresu pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację.
Co z dokumentacją po likwidacji firmy?
Pracodawca musi zapewnić przechowywanie dokumentacji przez wymagany okres, nawet po zakończeniu działalności. Może przekazać ją do archiwum państwowego lub innego podmiotu specjalizującego się w przechowywaniu dokumentacji.
Czy można wydrukować e-dokumentację?
Tak, pracodawca może zmienić formę dokumentacji z elektronicznej na papierową. Wymaga to sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem potwierdzającym zgodność z dokumentem elektronicznym.
Co z dokumentacją medyczną w medycynie pracy?
Dokumentacja medyczna w zakresie medycyny pracy jest przechowywana przez jednostki służby medycyny pracy przez 20-40 lat w zależności od rodzaju narażenia zawodowego.