Terminy przechowywania akt pracowniczych od 2019 r.

5.10.2018

A.J.Zespół e-prawnik.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl

W artykule znajdziesz:

10 lat zamiast 50-ciu - od 2019 roku krótszy obowiązek przechowywania akt pracowniczych

Jeśli pracodawca zatrudnia pracowników, to ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu przez nich pracy. Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r okres ten zostanie skrócony do 10 lat.

10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników:

  • zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
  • zatrudnionych w latach 1999 a 2019, pod warunkiem, że pracodawca złoży do ZUS:
    • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
    • raport informacyjny (ZUS RIA). Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny.

Porady prawne

Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest zaś przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Nie ma przy tym znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.

Co należy rozumieć pod pojęciem dokumentacji pracowniczej?

Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe pracowników zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Z kolei pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Szczegółowe regulacje dotyczące dokumentacji pracowniczej będą zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jaki jest podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą przez cały okres zatrudnienia danego pracownika, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może wynikać z odrębnych przepisów.

Do nawiązania stosunku pracy dochodzi w terminie określonym w umowie o pracę, jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli takiego terminu nie określono – w dniu zawarcia umowy.

Z kolei do rozwiązania stosunku pracy dochodzi:

a) w dniu, w którym upływa okres wypowiedzenia (jeżeli do rozwiązania umowy dochodzi za wypowiedzeniem) albo

b) w dniu uzgodnionym przez strony (jeżeli do rozwiązania umowy dochodzi na mocy porozumienia stron) albo

c) w dniu wskazanym przez stronę umowy (jeżeli do rozwiązania umowy dochodzi bez wypowiedzenia). Natomiast umowa o pracę wygasa w przypadkach określonych w Kodeksie pracy lub w przepisach odrębnych.

Przykładowo, umowa o pracę wygasa z dniem śmierci pracownika, czy też z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania.

Przykład:

Pracodawca nawiąże po raz pierwszy z danym pracownikiem umowę o pracę na czas określony (od 1 lutego 2019 r. do 31 maja 2019 r.). Podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej tego pracownika obejmie więc cały okres zatrudnienia, a także 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustanie, czyli do 31 grudnia 2029 r.

W jakich przypadkach podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ulega przedłużeniu?

Przedłużenie podstawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej następuje w przypadku, gdy dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania.

Wówczas podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy. Po ich upływie pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Pracodawca, po upływie podstawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, jest obowiązany nadal ją przechowywać. Pracodawca powinien bowiem przechowywać dokumentację pracowniczą jeszcze przez cały miesiąc następujący po upływie podstawowego okresu jej przechowywania. Jest to czas, w którym pracownik ma prawo odebrać od pracodawcy swoją dokumentację pracowniczą. Pracodawca, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wraz ze świadectwem pracy ma bowiem obowiązek wydać pracownikowi informację o prawie pracownika do odbioru dokumentacji pracowniczej w powyższym miesięcznym terminie oraz informację o jej zniszczeniu, w przypadku nieodebrania dokumentacji w tym terminie.

Przykład:

Umowa o pracę pracownika rozwiąże się z dniem 30 kwietnia 2019 r. Pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat licząc od końca 2019 r., tj. do 31 grudnia 2029 r., a także przez cały styczeń 2030 r., w czasie którego były pracownik będzie mógł odebrać swoją dokumentację pracowniczą.

Raport informacyjny za pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r.

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., którzy już nie pracują, pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentów. W tym celu powinien złożyć oświadczenie i przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniał w latach 1999–2018.

Jeśli pracownicy, których pracodawca zatrudniał pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, to raport informacyjny za nich pracodawca składa dopiero po zakończeniu stosunku pracy.

Od stycznia 2019 r. płatnik składek będzie zatem mógł wybrać okres, przez jaki chce przechowywać akta pracownicze pracowników, których zatrudnił w latach 1999–2018. Obecnie dokumenty te musi przechowywać przez 50 lat. Będzie mógł skrócić ten okres do 10 lat. Żeby móc przechowywać krócej dokumenty pracownicze, płatnik będzie musiał złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych – ZUS OSW.

Jak wygląda procedura składania raportu?

Krok 1. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)

Pracodawca oświadcza w tym dokumencie, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999–31.12.2018. Oświadczenie to może złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to dobrowolna decyzja pracodawcy. Może także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Złożenie oświadczenia nie upoważnia pracodawcy do skrócenia okresu przechowywania dokumentów pracowniczych, powinien złożyć jeszcze raport informacyjny.

Krok 2. Złożenie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich pracowników

Raport składany za każdego pracownika będzie zawierał dane niezbędne do wyliczenia i przyznania świadczenia związane z danym stosunkiem pracy.

W ciągu roku od złożenia ww. oświadczenia płatnik będzie więc musiał złożyć raport informacyjny – ZUS RIA za każdą osobę, którą zatrudnił w latach 1999–2018 r. W raporcie przekaże następujące informacje dotyczące zatrudnienia ubezpieczonego w tym okresie: kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe; kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, które w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i które są należne za inny okres; okresy wykonywania pracy nauczycielskiej.

Dane w raporcie informacyjnym ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA podaje się dane, które obejmują:

  • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Płatnik wykaże w raporcie informacyjnym ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności, czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę, czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej - z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów. Po 31 grudnia 2018 r. pracodawca nadal będzie zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat  i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Przekazanie do ZUS raportu informacyjnego, nie zwalnia z przekazywania danych za swoich pracowników (np. w raportach miesięcznych) za lata następne.

Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego?

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych. 

Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien przekazać:

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
  • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Jeżeli pracodawca nie złoży raportów informacyjnych, pomimo przekazania do ZUS oświadczenia, to ma obowiązek przechowywać dokumentację przez 50 lat.

Za kogo można złożyć raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny pracodawca może złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za "zleceniobiorców" ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

  • umowy zlecenia,
  • umowy agencyjnej,
  • innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Co przekazuje się pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA?

Pracodawca powinien przekazać pracownikowi:

  • kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo pracodawca poucza pracownika o:

  • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?

Zleceniodawca powinien przekazać zleceniobiorcy:

  • kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
  • pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Niezależnie od zleceniodawcy – ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA:

  • w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez płatnika do ZUS,
  • wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez płatnika do ZUS - jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika ZUS poinformuje również o:

  • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
  • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,
  • konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie:
    • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
    • dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę również niezależnie od zleceniodawcy, ZUS poinformuje o:

  • skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
  • prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
  • złożeniu przez zleceniodawcę raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu ZUS udostępni również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach – przykłady

Przykład:

Założenia: Stan na kwiecień 2019 roku. Firma działa na rynku od 1996 roku. Zatrudnia (albo zatrudniała):

  1. dwóch pracowników zatrudnionych w roku 1996; jeden pracuje do dziś, drugi zakończył pracę 31 maja 2006 roku;
  2. pięciu pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018; dwóch zakończyło pracę: jeden w marcu 2014 roku, drugi - w marcu 2019 roku; trzech pozostałych nadal pracuje;
  3. dwóch pracowników zatrudnionych w styczniu 2019 roku; jeden zakończył pracę po dwóch miesiącach – w marcu 2019 r., jeden nadal pracuje.

ad 1. Zatrudnieni w roku 1996 (przed 1 stycznia 1999 roku)

Pracownik I       Pracownik II
Zatrudniony w roku 1996 Zatrudniony w roku 1996
Pracuje do dziś Zakończył pracę 31 maja 2006 roku
Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy : 31maja 2056 roku
Nie można skrócić okresu przechowywania zatrudnionym przed 1 stycznia 1999 roku

 

ad 2. Zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r – 2 warianty

Wariant I. Pracodawca nie składa raportów informacyjnych, pozostaje przy dotychczasowym okresie przechowywania akt

Pracownicy, którzy zakończyli pracęPracownicy, którzy nadal pracują
Dwóch pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018 Trzech pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018
Zakończyli pracę:   
a) w marcu 2014 r. oraz
 b) w marcu 2019 r.
Pracują do dziś
Okres przechowywania – 50 lat od dnia zakończenia pracy:
a) w marcu 2064 r.,
b) w marcu 2069 r.   
Okres 50 lat przechowywania rozpocznie się niezależnie dla każdego z nich i będzie wynosił 50 lat od dnia zakończenia pracy

 Wariant II. Pracodawca decyduje się złożyć raporty informacyjne

Składa oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych 15 kwietnia 2019 roku. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania nie jest samo złożenie oświadczenia, ale faktyczne przekazanie raportu i dopiero od tego momentu liczy się skrócony okres. Raport zawiera informacje niezbędne do ustalenia emerytury lub renty za zamknięty okres pomiędzy latami 1999 a 2018.

Dwóch pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, którzy zakończyli pracę Trzech pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018, którzy nadal pracują

Składa raporty za dwóch pracowników, którzy zakończyli pracę w 2014 r. oraz 2019 r. w ciągu 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportu np. w grudniu 2019 roku

Składa raporty za trzech nadal pracujących dopiero wraz z wyrejestrowaniem ich z ubezpieczeń. Jeżeli np. jeden zakończy pracę w maju 2020 roku, raport za niego zostanie złożony dopiero wtedy.

Okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport. Jeżeli został złożony w lutym 2020, 10 lat upłynie 31 grudnia 2030 roku.

 

Okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny. Jeżeli został złożony w czerwcu 2020, 10 lat upłynie 31 grudnia 2030 roku.

 ad. 3 Pracownicy zatrudnieni po wejściu w życie ustawy - w styczniu 2019 roku

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.

W przypadku pracownika, który został zatrudniony w styczniu, a zakończył pracę w marcu 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zakończy się 31 grudnia 2029 roku.

Pomiędzy 1 stycznia 2030 a 1 lutego 2030 pracownik będzie mógł odebrać dokumentację pracowniczą. Dowie się o tym z informacji, którą powinien otrzymać od pracodawcy, wraz ze świadectwem pracy. Będzie ona zawierała informację o:

  • okresie przechowywania,
  • możliwości odbioru dokumentacji po okresie przechowywania,
  • zniszczeniu dokumentacji w przypadku, jeżeli nie zostanie odebrana we wskazanym okresie.

Na zniszczenie dokumentacji pracodawca ma 12 miesięcy od 1 lutego 2030 roku. Jeżeli pracownik zgłosi się po upływie miesiąca przewidzianego na odbiór, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, pracodawca może wydać pracownikowi dokumentację.

Inne obowiązki przedsiębiorcy w związku ze zmianami przepisów od 2019 roku

 Od początku 2019 roku pracodawca:

  • jeżeli np. zwolni pracownika, wraz ze świadectwem pracy powinien przekazać mu informację dotyczącą przechowywania akt pracowniczych,
  • w niektórych sytuacjach będzie wysyłał do ZUS nowe imienne raporty miesięczne (ZUS RPA).

Informacja o okresie przechowywania dokumentów pracowniczych po zakończeniu pracy

Wraz ze świadectwem pracy, pracodawca będzie miał obowiązek przekazania pracownikowi informacji o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie.

Jeżeli pracownik zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 1 stycznia 2019 roku nie otrzyma (od ZUS ani od pracodawcy) żadnej informacji dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia pracy.

Nowy raport imienny oraz zmieniony formularz ZUS DRA i ZUS ZWUA

ZUS RPA

W związku ze zmianami przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej, od 1 stycznia 2019 roku, w niektórych sytuacjach pracodawca będzie przekazywał do ZUS nowy imienny raport miesięczny (ZUS RPA) o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej.

Raportu tego nie musi przekazywać za każdy miesiąc, ale tylko za ten miesiąc, w którym:

  • wypłaci tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłaci w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.;
  • obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłaci tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
  • osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez pracodawcę za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych.

ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa

W dokumencie zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne). Dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym pracodawca będzie rozliczał:

  • składki na ubezpieczenia społeczne,
  • składki na ubezpieczenie zdrowotne,
  • składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych,
  • wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń 

W tym dokumencie zostanie dodany nowy blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.

O czym jeszcze należy pamiętać?

Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono raport informacyjny (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.). Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Co robić z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu przechowywania?

Po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Będzie miał na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca może, ale nie musi wydawać byłemu pracownikowi jego dokumentację pracowniczą (rozpoczyna się 12 miesięczny termin na zniszczenie)

Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, aby zniszczyć dokumentacje w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe (pracodawca nie może zachować dokumentów).

Zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie.

Czy po upływie terminu na odebranie dokumentacji pracowniczej pracownik nadal może żądać jej wydania przez pracodawcę?

Nie, były pracownik nie może żądać wydania przez pracodawcę jego dokumentacji pracowniczej po upływie miesięcznego terminu przeznaczonego na jej odebranie przez byłego pracownika. Po upływie tego terminu pracodawca może, lecz nie musi wydawać byłemu pracownikowi jego dokumentację pracowniczą. Po upływie tego terminu rozpoczyna się bowiem dla pracodawcy 12 miesięczny termin na zniszczenie dokumentacji pracowniczej.

Przykład:

Miesięczny termin na odebranie przez byłego pracownika jego dokumentacji pracowniczej upłynie 31 stycznia 2030 r. Jeżeli były pracownik zgłosi się po odbiór swojej dokumentacji pracowniczej dopiero w marcu 2030 r., a pracodawca jeszcze nie zniszczy dokumentacji pracowniczej tego pracownika (termin na jej zniszczenie upływa bowiem dopiero 31 stycznia 2031 r.) – może, lecz nie musi wydać pracownikowi jego dokumentację pracowniczą.

Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego dla pracownika na odbiór przez niego dokumentacji pracowniczej. Zatem 12-miesięczny czas na zniszczenie dokumentacji pracowniczej przypada po 10 latach i jednym miesiącu od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy pracownika, którego dokumentacja pracownicza ma być zniszczona. Pracodawca może zniszczyć dokumentację pracowniczą zarówno na początku, jak i na końcu okresu przeznaczonego na dokonanie tej czynności.

Przykład:

Umowa o pracę z pracownikiem rozwiąże się z dniem 10 maja 2019 r. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej tego pracownika upłynie 31 grudnia 2029 r. zaś dodatkowy jednomiesięczny okres przeznaczony na odbiór dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika – 31 stycznia 2030 r. Pracodawca ma czas do 31 stycznia 2031 r. na zniszczenie dokumentacji pracowniczej tego pracownika w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, jeżeli pracownik jej nie odbierze do dnia 31 stycznia 2030 r.

Po upływie terminu na odebranie przez byłego pracownika jego dokumentacji pracowniczej pracodawca może mu ją wydać, jeżeli jeszcze jej nie zniszczył.

Czy pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą po upływie okresu przeznaczonego na jej zniszczenie?

Nie, brak jest podstaw prawnych do takiego działania pracodawcy. W terminie wyznaczonym przez art. 94[7] § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Czy w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca powinien założyć i prowadzić dla niego nową dokumentację pracowniczą?

Zależy to od długości przerwy między rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniego a nawiązaniem kolejnego stosunku pracy. Jeżeli przerwa ta będzie dłuższa niż okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przypadający po ustaniu zatrudnienia (ponad 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał) – to pracodawca jest obowiązany utworzyć i prowadzić dla takiego pracownika nową dokumentację w sprawach związanych z jego kolejnym stosunkiem pracy oraz nowe akta osobowe.

Jeżeli natomiast przerwa ta będzie krótsza niż okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przypadający po ustaniu stosunku pracy (np. 5 lat) – to pracodawca kontynuuje prowadzenie dla takiego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy ustał.

Opisane sytuacje dotyczą stosunków pracy nawiązanych od dnia wejścia w życie ustawy, tj. od dnia 1 stycznia 2019 r., a także przypadku, gdy w dniu wejścia w życie ustawy trwał poprzedni stosunek pracy danego pracownika, a pracodawca złożył za niego raport informacyjny. W przypadku gdy poprzedni stosunek pracy zakończył się przed dniem wejścia w życie ustawy - pracodawca nie ma możliwości kontunuowania prowadzenia dla takiego pracownika dokumentacji pracowniczej.


Pamiętaj, że:

  • Płatnik składek (pracodawca) będzie przechowywać przez 10 lat akta pracownicze osób, które zatrudni dopiero po 2018 r. 
  • Płatnik może skrócić do 10 lat okres przechowania akt tych pracowników, których zatrudnił w latach 1999–2018. W tym celu musi złożyć oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekazać do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym okresie. 
  • Jeżeli płatnik rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem zatrudnionym w latach 1999–2018 po 2018 r., raport informacyjny przekaże do ZUS wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń. 
  • Płatnik przechowuje przez 50 lat akta pracowników, których zatrudnił przed 1999 r.

Zob. też: Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Na podst. www.biznes.gov.pl

Porady prawne

Potrzebujesz porady prawnej?

E-akta - o czym trzeba pamiętać?

E-akta - o czym trzeba pamiętać?

E-akta - mniej obowiązków dla przedsiębiorców i większe bezpieczeństwo dla pracowników Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zamiast papierowej oraz domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika – przewiduje ustawa dotycząca elektronizacji (...)

Ewidencja czasu pracy - jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy - jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Czy konieczny jest harmonogram czasu pracy? Zgodnie z Kodeksem pracy, czas pracy jest to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Czas pracy ma charakter planowany. W związku z tym pracodawca ma obowiązek czas pracy zaplanować. Zgodnie z art. 150 Kodeksu pracy (dalej: k.p.), w zasadzie systemy (...)

Forma dokumentacji pracowniczej od 2019 r.

Forma dokumentacji pracowniczej od 2019 r.

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które wprowadzą wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych. Przewidziano m.in. elektroniczną postać przechowywania dokumentów, skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zmiany w dokumentach ubezpieczeniowych. e-Akta – przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej Zmiany (...)

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które mają ułatwić przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców oraz obniżyć koszty związane z ich przechowywaniem. E-akta - czyli elektronizacja akt pracowniczych Obecnie dokumentację pracowniczą pracodawca przechowuje w formie papierowej. Od stycznia będzie mógł zdecydować, w jakiej (...)

Zgłoś się do „małego ZUS”

Zgłoś się do „małego ZUS”

Prowadzący działalność gospodarczą na mniejszą skalę, którzy chcą skorzystać z „małego ZUS” i zapłacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne od 1 stycznia 2019 r., powinni przeczytać poniższe informacje.  Zgłoś się do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się od 0590 albo od 0592.   Na (...)

Uproszczone wybory przedsiębiorców w zakresie rozliczeń z PIT i CIT

Uproszczone wybory przedsiębiorców w zakresie rozliczeń z PIT i CIT

1 stycznia 2019 r. nastąpiły zmiany istotne dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), dotyczące m.in. wyboru formy opodatkowania PIT oraz innych uproszczeń dla podatników PIT oraz CIT. Minister Finansów wydał w tym zakresie objaśnienie podatkowe. ##baner## Zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. Poza zmianą terminu wyboru formy (...)

Rok szkolny 2018/2019 - co nowego dla uczniów i nauczycieli?

Rok szkolny 2018/2019 - co nowego dla uczniów i nauczycieli?

Rok szkolny 2018/2019 – drugi rok wprowadzania zmian w systemie edukacji Nowy rok szkolny 2018/2019 to kolejny etap wdrażania zmian w edukacji. Następna tura podwyżek dla nauczycieli, wsparcie finansowe dla samorządów, szerokopasmowy internet i multimedialne tablice w szkołach, a także nowa podstawa programowa dla kolejnych klas szkoły podstawowej oraz zmiany w egzaminach – (...)

Jak odliczyć straty z lat ubiegłych w rozliczeniu za 2020 rok?

Jak odliczyć straty z lat ubiegłych w rozliczeniu za 2020 rok?

Postawowe informacje dotyczące zeznań rocznych składanych za 2020 r. i odliczania strat Po zmianie przepisów podatnik, który w roku podatkowym poniósł stratę, tj. u którego przychód z danego źródła przychodów był niższy od kosztów poniesionych w celu jego uzyskania, może: 1. obniżyć dochód uzyskany z tego źródła (...)

Rekrutacja do szkół ponadpodstawowych i ponadgimnazjalnych na rok szkolny 2019/2020

Rekrutacja do szkół ponadpodstawowych i ponadgimnazjalnych na rok szkolny 2019/2020

Każdy absolwent szkoły podstawowej i gimnazjum będzie miał miejsce w szkole od 1 września 2019 roku - poinformowała minister Anna Zalewska podczas konferencji prasowej z udziałem wiceministra Macieja Kopcia i dyrektora Centralnej Komisji Egzaminacyjnej Marcina Smolika. Szkoły są przygotowane na przyjęcie zwiększonej liczby uczniów, dysponują odpowiednią liczbą sal dydaktycznych (...)

Jaką dokumentację pracowniczą musi prowadzić pracodawca?

Jaką dokumentację pracowniczą musi prowadzić pracodawca?

Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Jakie są podstawowe obowiązki pracodawcy związane z dokumentacją pracowniczą? Pracodawca jest zobowiazany m.in. do: założenia i prowadzenia dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (...)

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych to podstawowy obowiązek pracodawcy wynikający z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Przedsiębiorca może wystawiać elektroniczne faktury, rozliczać się przez Internet z ZUS, ale nie może komputerowo tworzyć i gromadzić dokumentów pracowniczych. (...)Pracodawcy mają swobodę wówczas, gdy przepisy nie określają formy dokumentu. (...)

Nowe zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej

Nowe zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej

Od 26 kwietnia 2007 r. zmieniają się zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej i nałożono w związku z tym nowe obowiązki na pracodawców. Na czym ma polegać nowy kodeksowy obowiązek pracodawcy? W przepisach Kodeksu pracy poszerzono zakres obowiązków pracodawcy o przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących (...)

Oferty w zamówieniach publicznych - kryteria oceny, termin związania i składania ofert (stan prawny obowiązujący do 24 maja 2006 r.)

Oferty w zamówieniach publicznych - kryteria oceny, termin związania i składania ofert (stan prawny obowiązujący do 24 maja 2006 r.)

Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzane są w celu wyboru, z punktu widzenia zamawiającego, najkorzystniejszej oferty. Ustawa przewiduje dwa sposoby oceny ofert. Według pierwszego, najkorzystniejszą ofertą jest oferta z najniższą ceną, z kolei według drugiego, jest nią oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów (...)

Jak przebiega szczepienie przeciwko COVID-19 i jak się do niego przygotować?

Jak przebiega szczepienie przeciwko COVID-19 i jak się do niego przygotować?

W jaki sposób można się zaszczepić przeciwko COVID-19? W jaki sposób można zapisać się na szczepienie? ##baner## Jak zapisujesz / rejestrujesz się na szczepienie? W tym celu możesz: zadzwonić na bezpłatną infolinię Narodowego Programu Szczepień: 989; skontaktować się z wybranym punktem szczepień Znajdź punkt szczepień; zapisać się , wysyłając (...)

Termin płatności faktury - Jakie obowiązują terminy zapłaty w transakcjach handlowych?

Termin płatności faktury - Jakie obowiązują terminy zapłaty w transakcjach handlowych?

Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych przewiduje szczególne uprawnienia i obowiązki w związku z terminami zapłaty w transakcjach handlowych dla przedsiębiorców i podmiotów publicznych. O jakie transakcje handlowe chodzi? Transakcja handlowa jest umową, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie (...)

Łatwiejsze zaprzeczenie ojcostwa

Łatwiejsze zaprzeczenie ojcostwa

W reakcji na wyrok Trybunału Konstytucyjnego prawodawca znowelizował kodeks rodzinny i opiekuńczy. Dzięki zmianom termin wytoczenia powództwa o zaprzeczenie ojcostwa będzie liczony od daty, w której pełnoletnie dziecko dowiedziało się o swoim rzeczywistym pochodzeniu. Dotychczasowe przepisy ograniczały to prawo do trzech lat od osiągnięcia pełnoletności. Wypełnieniem orzeczenia (...)

Skutki ogłoszenia upadłości co do zobowiązań upadłego - stan prawny aktualny do dnia 30 września 2003 r.

Skutki ogłoszenia upadłości co do zobowiązań upadłego - stan prawny aktualny do dnia 30 września 2003 r.

  Moment ogłoszenia upadłości powoduje, obok skutków dla osoby upadłego i skutków co do jego majątku, także skutki względem zobowiązań upadłego. Należy rozstrzygnąć bowiem co uczynić ze zobowiązaniami powstałymi przed ogłoszeniem upadłości. Zobowiązanie jest to taki stosunek prawny, w którym jedna osoba (wierzyciel) może żądać od drugiej osoby (dłużnika) (...)

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacja

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacja

Czego dotyczy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją? 10, a nie 50 lat. Forma elektroniczna zamiast stosu dokumentów. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz (...)

Ustalanie podstawy wymiaru świadczeń w razie choroby i macierzyństwa przysługujących zatrudnionym za granicą u polskich pracodawców

Ustalanie podstawy wymiaru świadczeń w razie choroby i macierzyństwa przysługujących zatrudnionym za granicą u polskich pracodawców

Jakie są zasady ogólne ustalania podstawy wymiaru świadczeń w razie choroby i macierzyństwa przysługujących pracownikom zatrudnionym za granicą u polskich pracodawców? Podstawę wymiaru zasiłków przysługujących pracownikom, w tym zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia pracownika za okres 12 miesięcy (...)

Pracownicze Plany Kapitałowe - informacje dla pracowników

Pracownicze Plany Kapitałowe - informacje dla pracowników

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa o pracowniczych planach kapitałowych. Pracownicze Plany Kapitałowe obejmą stopniowo: od 1 lipca 2019 r. – firmy zatrudniające co najmniej 250 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.; od 1 stycznia 2020 r. – firmy zatrudniające co najmniej 50 osób według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.; od 1 lipca (...)

W jaki sposób uniknąć rozwiązania umowy o pracę?

W jaki sposób uniknąć rozwiązania umowy o pracę?

Przepisy prawa pracy przewidują szereg przypadków, kiedy nie jest możliwe złożenie przez pracodawcę pracownikowi oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę. Urlop wypoczynkowy a rozwiązanie umowy o pracę Okolicznością uniemożliwiającą pracodawcy rozwiązanie umowy o pracę jest przebywanie pracownika na urlopie wypoczynkowym. Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy, pracodawca nie (...)

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osoby na urlopie wychowawczym

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osoby na urlopie wychowawczym

Jeżeli pracownik korzysta z urlopu wychowawczego, pracodawca ma obowiązek składać za niego dokumenty rozliczeniowe. W dokumentach tych wykazuje m.in. składki i podstawy wymiaru składek. Jakie są zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych? Jaka kwota stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia (...)

Wypowiedzenie umowy o pracę - wszystko, co musisz wiedzieć

Wypowiedzenie umowy o pracę - wszystko, co musisz wiedzieć

Tematem artykułu jest zagadnienie wypowiedzenia i rozwiązania umowy o pracę oraz wskazanie przykładowych błędów, jakie w tych sytuacjach popełniają strony stosunku pracy. Omówiono w nim podstawowe przyczyny, które mogą stanowić uzasadnienie rozwiązania umowy o pracę. Opisano przede wszystkim warunki formalne, które należy spełnić w przypadku zakończenia (...)

RODO w pracy - przetwarzanie danych w miejscu pracy.

RODO w pracy - przetwarzanie danych w miejscu pracy.

Niniejszy artykuł uwzględnia zmiany wynikające z postanowień ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) oraz nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzonej ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.   Rozporządzenie 2016/679 dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie (...)

Przetwarzanie danych przy rekrutacji pracowników a RODO

Przetwarzanie danych przy rekrutacji pracowników a RODO

Jak potencjalni pracodawcy powinni przetwarzać dane osobowe kandydatów do pracy zgodnie z RODO, czyli ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych? Jakie dane kandydatów mogą pozyskiwać i jak długo mogą je przetwarzać? Rekrutacja po nowemu 25 maja 2018 roku we wszystkich krajach należących do Unii Europejskiej zaczęło być stosowane Ogólne Rozporządzenie (...)

Zatrudnianie cudzoziemców po zmianach

Zatrudnianie cudzoziemców po zmianach

Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców Od 1 stycznia 2018 r. wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące dostępu cudzoziemców z państw spoza UE/EOG do polskiego rynku pracy. Zmiany dotyczą głównie pracy krótkoterminowej i sezonowej.  Ustawa ma na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/36/UE z dnia 26 (...)

ZUS pomoże firmom i rozliczy składki

ZUS pomoże firmom i rozliczy składki

Zakład Ubezpieczeń Społecznych zdejmie z przedsiębiorców i pracodawców obowiązki związane z rozliczaniem składek. ZUS weźmie na siebie odpowiedzialność za te rozliczenia. ##baner## Plan ZUS Takie wnioski płyną z przyjętego przez Zarząd ZUS planu w zakresie kluczowych projektów w procesie transformacji systemu zabezpieczenia społecznego oraz Zakładu Ubezpieczeń (...)

Z jakiego wsparcia aktywizacyjnego mogą korzystać bezrobotni?

Z jakiego wsparcia aktywizacyjnego mogą korzystać bezrobotni?

Instrumenty rynku pracy wspierają podstawowe usługi rynku pracy. Osoby bezrobotne mogą korzystać z wielu form aktywizacji zawodowej, przewidzianych ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Opisano je w niniejszym artykule. Dodatek aktywizacyjny  Dodatek aktywizacyjny został przewidziany w art. 48 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o (...)

Zatrudniony cudzoziemiec - opinia prawna (Opinia sporządzona w oparciu o nieobowiązującą ustawę o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu)

Zatrudniony cudzoziemiec - opinia prawna (Opinia sporządzona w oparciu o nieobowiązującą ustawę o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu)

Stan faktyczny Jestem obcokrajowcem, do Polski przyjechałem w 1993 r. i rozpocząłem studia. W okresie studiów przebywałem na podstawie ciągu wiz pobytowych, a następnie rocznej karty czasowego pobytu. W Polsce przebywam na podstawie dwuletniej karty czasowego pobytu. Wniosek o tę kartę złożyłem w listopadzie 2000 r. na podstawie otrzymanego 2 miesiące wcześniej zezwolenia na zatrudnienie (...)

Kto może otrzymać dodatek aktywizacyjny?

Kto może otrzymać dodatek aktywizacyjny?

Co to jest dodatek aktywizacyjny? Dodatek aktywizacyjny to świadczenie przysługujące osobie bezrobotnej zarejestrowanej w powiatowym urzędzie pracy i mającej prawo do zasiłku, która podjęła samodzielnie lub w wyniku skierowania przez ten urząd zatrudnienie bądź inną pracę zarobkową. Kiedy przysługuje? Dodatek aktywizacyjny będziesz mógł otrzymać, jeśli: jesteś (...)

Instrumenty rynku pracy, czyli jak państwo wspiera finansowo bezrobotnych

Instrumenty rynku pracy, czyli jak państwo wspiera finansowo bezrobotnych

  Ustawa o promocji zatrudnienia stworzyła szereg potencjalnych możliwości rzeczywistej pomocy bezrobotnym. Teraz nie jest to tylko pomoc bierna, polegająca jedynie na rejestracji w urzędzie pracy i wypłacie świadczenia. Oprócz wielu działań jakie przewidział ustawodawca, państwo będzie wspierać bezrobotnych i poszukujących pracy także finansowo. Jakiej finansowej pomocy (...)

Umowa zlecenie - Co musisz wiedzieć o umowie zlecenie

Umowa zlecenie - Co musisz wiedzieć o umowie zlecenie

Co to jest umowa zlecenie? W umowie zlecenie przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Zobowiązanie biorącego zlecenie polega na świadczeniu określonych czynności prawnych, i to w sposób pozwalający mu na samodzielne organizowanie odpowiednich działań (np. Kowalski zawarł z Nowakiem umowę zlecenie, w której (...)

Osoba współpracująca z osobą prowadzącą działalność gospodarczą a obowiązek opłacania składek ZUS - opinia prawna

Osoba współpracująca z osobą prowadzącą działalność gospodarczą a obowiązek opłacania składek ZUS - opinia prawna

Stan faktyczny   Osoba fizyczna samodzielnie prowadzi działalność gospodarczą w formie niewielkiego przedsiębiorstwa. We wspólnym gospodarstwie domowym z rodzicem pozostaje studiujące dziecko, które sporadycznie pomaga przy prowadzeniu działalności gospodarczej. 1. Czy dziecko może pomagać rodzicowi prowadzącemu działalność gospodarczą dorywczo bezumownie w zakładzie (...)

Umowa o pracę a umowy cywilnoprawne - opinia prawna

Umowa o pracę a umowy cywilnoprawne - opinia prawna

  Stan faktyczny Zamierzam podjąć pracę w pewnej firmie, której szef pozostawił mi do wyboru podstawę prawną podjęcia pracy. Chciałbym dowiedzieć się, czym różnią się od siebie umowa o pracę, umowa zlecenia i umowa o dzieło?   Opinia prawna Na czym polega umowa o pracę? Umowa o pracę jest szczególnego rodzaju umową, gdyż jej zawarcie powoduje nawiązanie (...)

Jak najkorzystniej zatrudnić nianię?

Jak najkorzystniej zatrudnić nianię?

Kim jest niania i kto ją zatrudnia? Niania sprawuje opiekę indywidualną, co oznacza, że opiekuje się tylko jednym dzieckiem bądź rodzeństwem, w pełni uwzględniając potrzeby każdego z nich. Dzięki temu dzieci są nie tylko bezpieczne, ale też rozwijają się psychofizycznie w warunkach domowych. Niania może sprawować opiekę nad dziećmi w różnym wieku (od 20 tygodnia życia (...)

Umowa agencyjna

Umowa agencyjna

Na czym polega umowa agencyjna? Przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu. Regulacja ta przesądza, iż stronami tej umowy mogą być tylko profesjonaliści. (...)

Jak zakończyć umowę pracodawcy z pracownikiem?

Jak zakończyć umowę pracodawcy z pracownikiem?

Przeczytaj, w jaki sposób może zakończyć się współpraca z pracownikiem i co wziąć pod uwagę, ustalając tryb rozwiązania umowy o pracę. Sprawdź, kiedy pracownik może odwołać się do sądu, a kiedy to pracodawca może mieć roszczenia względem pracownika. ##baner## Jak można zakończyć współpracę pracodawcy z pracownikiem? Zgodnie z obowiązującymi przepisami (...)

Zatrudnianie cudzoziemców w 2018 r.

Zatrudnianie cudzoziemców w 2018 r.

Podstawowe zasady zatrudniania cudzoziemców (oprócz obywateli państw UE, EOG i Szwajcarii) od 1 stycznia 2018 r. dla pracodawców Co się zmieniło? Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi: zawężenie do prac, które nie będą objęte zezwoleniem na pracę sezonową;  wprowadzenie przesłanek odmowy rejestracji oświadczenia;   odmowa (...)

Umowa o pracę - Co musisz wiedzieć o umowie o pracę?

Umowa o pracę - Co musisz wiedzieć o umowie o pracę?

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Jakie rodzaje umów o pracę przewiduje Kodeks pracy? Zgodnie z art. 25 Kodeksu pracy, w brzmieniu obowiązującym od 22 lutego 2016 r., umowę o pracę zawiera się na okres próbny, (...)

Tymczasowe zatrudnianie pracowników

Tymczasowe zatrudnianie pracowników

Możliwe jest na terenie RP zatrudnianie pracowników tymczasowych przez pracodawcę będącego agencją pracy tymczasowej. Tego właśnie dotyczy ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Nadto dotyczy ona także zasad kierowania tych pracowników i osób niebędących pracownikami agencji pracy tymczasowej do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika. Co (...)

Zapytaj prawnika:

Dodaj załącznikDodaj załącznik

Oświadczenia i zgody RODO:


PORADY PRAWNIKA

Forma umowy z biurem rachunkowym

Forma umowy z biurem rachunkowym

Dla spółki z o.o. księgowość prowadzi biuro rachunkowe, z którym nie zawarto umowy na piśmie. W zakresie działań biura jest między innymi prowadzenie spraw pracowniczych i przechowywanie akt (...)

Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Jakie dokumenty należy archiwizować i przez ile lat po zwolnieniu pracownika? Jakim dokumentem muszę się okazać przed inspektorem z PIP, żeby udokumentować mu, że wszyscy pracownicy otrzymali odzież (...)

Udzielenie upomnienia przez pracodawcę

Udzielenie upomnienia przez pracodawcę

Pracownik nie dopełnił swoich obowiązków i pracodawca chce mu dać upomnienie. Czy do upomnienia stosuje się takie same terminy jak do nagany i czy może być ono na piśmie i dołączone do akt osobowych? (...)

Odpowiedzialność za koszty zdeponowania pojazdów

Odpowiedzialność za koszty zdeponowania pojazdów

W nowelizacji ustawy Prawo Drogowe zapisano, że roszczeniami ws. pojazdów przejętych np. przez Urzędy Skarbowe a składowane na prywatnych parkingach strzeżonych należy obarczać Skarb Państwa. (...)

Naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych

Naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych

Rozwiązano ze mną umowę o pracę bez wypowiedzenia na mocy Art. 52 § 1 pkt 1, z powodu iż dopuściłam się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, polegających na tym, iż (...)

Obliczanie początku i końca biegu przedawnienia

Obliczanie początku i końca biegu przedawnienia

Dostawca usług wystawił nam fakturę dnia 11 stycznia 2002 roku z dziesięciodniowym terminem płatności tj. do dnia 21 stycznia 2002 r. Czy bieg przedawnienia rozpoczyna się 21 stycznia 2002 roku, (...)

Spłata długu przez spadkobierców

Spłata długu przez spadkobierców

Mój tato zmarł w 1999 r. W 2006 r. zostało wszczęte postępowanie spadkowe, które łącznie z działem spadku zostało zakończone w 2009 r. Do dziedziczenia doszło 5 osób: ja, mama, mój brat i (...)

Przedłużenie terminu ustawowego

Przedłużenie terminu ustawowego

Pozwany otrzymał z sądu wezwanie z nakazem uzupełnienia braków formalnych w postaci własnoręcznego podpisania zażalenia wysłanego przez jego pełnomocnika. W tym czasie gdy nadeszło wezwanie pozwany (...)

Nieodebranie wezwania zapłaty zaległości a najem

Nieodebranie wezwania zapłaty zaległości a najem

Wynajmuję mieszkanie. Najemca, jeśli nie zapłaci w terminie do 5-go listopada, będzie zalegał z opłatami za 3 pełne okresy płatności, w związku z czym mam zamiar w dniu 6 listopada, w formie (...)

Apelacja od wyroku sądu grodzkiego

Apelacja od wyroku sądu grodzkiego

Znajomy dostał wyrok w sądzie grodzkim. Chce złożyć apelację. Czy w procedurze karnej obowiązują te same terminy co w procedurze cywilnej, jeśli chodzi o termin wystąpienia o uzasadnienie, ewentualnie (...)

Oryginały zaświadczeń o ukończonych kursach

Oryginały zaświadczeń o ukończonych kursach

Były pracownik zażądał na piśmie w określonym terminie zwrotu zaświadczeń z kursów i szkoleń odbytych w trakcie zatrudnienia i przechowywanych w jego aktach osobowych w części \"B\". Kursy (...)

Przechowywanie oryginału aktu notarialnego

Przechowywanie oryginału aktu notarialnego

Kto zabiera oryginał umowy kupna - sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego: notariusz, sprzedający, czy kupujący? Jakie dokumenty obowiązany jest przekazać sprzedający (...)

Wyjechanie za granicę przez pracownika w trakcie zwolnienia lekarskiego

Wyjechanie za granicę przez pracownika w trakcie zwolnienia lekarskiego

Jeden z moich pracowników przyniósł zwolnienie lekarskie. Dowiedziałem się jednak, że w tym czasie wyjechał on za granice na wakacje. Czy z tego powodu mogę rozwiązać z nim umowę (...)

Ubezpieczenie pracownika oddelegowanego

Ubezpieczenie pracownika oddelegowanego

Pracownik zatrudniony w Polsce na umowę o pracę zostaje przez firmę oddelegowany na okres 12 miesięcy do pracy w Centrali w Czechach (w Pradze). Jak powinnam rozliczać jego wynagrodzenie (ujęcie (...)

Zwolnienie lekarskie w czasie wypowiedzenia

Zwolnienie lekarskie w czasie wypowiedzenia

Pracownik wiedząc, że zostanie zwolniony z pracy (zostało mu to ustnie zakomunikowane przez dyrektora poprzedniego dnia), następnego dnia pojawił się w pracy i otrzymał rozwiązanie umowy o pracę (...)

Wypłata wynagrodzenia dla pracownika

Wypłata wynagrodzenia dla pracownika

Firma zatrudniała na umowę o pracę pracownika. Pracownik miał ustalone pewne wynagrodzenie. Ponieważ pracownik wyraził wolę otrzymywania zapłaty w siedzibie firmy gotówką, wynagrodzenie było (...)

Odmowa przyjęcia nowych warunków pracy

Odmowa przyjęcia nowych warunków pracy

Pracownik otrzymał wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy i płacy wraz z nowymi warunkami. Pracownik ten nie zgadza się z uzasadnieniem odwołania z wyższego stanowiska na niższe, a ponadto (...)

Rozwiązanie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony

Rozwiązanie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony

Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony przebywa na zwolnieniu lekarskim 180 dni i chce aby zakład pracy wypowiedział mu umowę ze względu na to, że nie chce dalej pracować. Na jakiej podstawie (...)

W jaki sposób mogę się ochronić przed zwolnieniem z pracy?

W jaki sposób mogę się ochronić przed zwolnieniem z pracy?

Witam serdecznie, pół roku temu urodził mi się niepełnosprawny syn. Od czasu porodu jestem urlopie macierzyńskim oraz rodzicielskim, dodatkowo chciałabym wziąć zaległy urlop wypoczynkowy. Na (...)

Przestój a miejsce przebywania pracownika

Przestój a miejsce przebywania pracownika

Pracodawca nie wygrał przetargu na określone roboty. Zatrudnia kilkudziesięciu pracowników wykwalifikowanych do konkretnych robót. Wystąpił problem przestoju. Nie ma możliwości przydzielenia innej (...)

Rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika

Rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika

Pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę na czas nieokreślony. Pracodawca wstrzymał wypłatę wynagrodzenia nie podając przyczyny. Czy oświadczenie, iż "z powodu nie wypłacenia mi wynagrodzenia (...)

Czy mogę się starać wypłaty z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Czy mogę się starać wypłaty z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Witam serdecznie, chciałbym Państwa prosić o pomoc. Od 2010 roku pracowałem na hali montażowej. W 2012 roku podpisałem umowę na czas określony do 2016. Pod koniec maja 2015 roku zostałem zwolniony (...)

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia

Mój znajomy zatrudniony został na umowę o pracę na czas określony ok. 2 lat. Czas ten miał upłynąć w czerwcu tego roku. Z powodu notorycznego nie wypełniania przez pracodawcę obowiązków, znajomy (...)

Akta osobowe pracownika

Akta osobowe pracownika

Mam zamiar zatrudnić pracownika na umowę o pracę na czas określony 8 miesięcy. Czy zatrudniając pracownika mogę zrobić kopię (ksero) dowodu osobistego pracownika i umieścić w części A teczki (...)

Zatrudnienie pomocy domowej

Zatrudnienie pomocy domowej

Rodzina planuje zatrudnić panią do opieki nad dzieckiem i do pomocy w pracach domowych. Czy rodzina może legalnie zatrudnić panią do opieki nad dzieckiem i do pomocy w pracach domowych? W jaki sposób (...)

Sposób obliczania przeciętnego wynagrodzenia

Sposób obliczania przeciętnego wynagrodzenia

Jak obliczyć przeciętne zatrudnienie w zakładzie - dane potrzebne do GUS. Pracowników jest zatrudnionych na czas nieokreślony - 41, na czas określony 3, na pół etatu 1 osoba. Zgodnie z informacjami (...)

Zatrudnienie po urlopie wychowawczym

Zatrudnienie po urlopie wychowawczym

Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym i w dniu 14.10.2008 powraca z niego. Pracodawca w miejscowości X miał 2 sklepy, a w miejscowości Y 1 sklep. Pracownica pracowała w miejscowości X w sklepie, (...)

Umowa zlecenia a ubezpieczenie społeczne

Umowa zlecenia a ubezpieczenie społeczne

Powstanie jakich obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych powoduje zawarcie umowy zlecenia Generalnie w przypadku umowy zlecenia obowiązują te same zasady, jak w przypadku umowy o pracę, jednakże (...)

Praca na umowę zlecenie na urlopie wychowawczym

Praca na umowę zlecenie na urlopie wychowawczym

Niebawem przejdę na urlop wychowawczy i chciałabym zachować możliwość pracy na część etatu, ale rozliczać go u mojego obecnego pracodawcy jako umowa zlecenie lub o dzieło. Czy będąc na urlopie (...)

Umowa zlecenie

Umowa zlecenie

Mam zatrudnić pracownika na umowę zlecenie był on kiedyś naszym pracownikiem. Pracownik ma być zatrudniony jako kierowca, czy kierowca może być zatrudniony na umowę zlecenie? Czy może być zapis (...)

FORUM PRAWNE

ZAPRZECZENIE OJCOSTWA!!!

ZAPRZECZENIE OJCOSTWA!!! Jak zaprzeczyć ojcostwu po upływie ustawowym okresie 6 miesięcy?Proszę o pomoc. (sylwek) ...powiem szczerze.... - mozna dobrym argumentem.... - prosze mi w skrocie opisac swoja (...)

Zakup samochodu z niemiec- umowa i problem z VAT24

Zakup samochodu z niemiec- umowa i problem z VAT24 Witam. Kilka dni temu kupiłem auto z Niemiec, podpisałem umowę kupna- sprzedaży i na umowie tej sprzedający nie był ostatnim właścicielem pojazdu (...)

intrum justitia - pilne

intrum justitia - pilne Intrum wykupiło moj dług od operatora gsm, dwa dni temu zadwoniła do mnie paniusia wyjaśniła sprawe i spytała czy chce załatwic sprawe polubownie, odpowiedziałem że tak, (...)

Eksmisja rozwiedzionego wraz z dzieckiem na które przyznano mu opiekę

Eksmisja rozwiedzionego wraz z dzieckiem na które przyznano mu opiekę Rozwiodłem się. Sąd mi przyznał opiekę nad synem a mojej eks-małżonce je ograniczył. Przez cały okres trwania małżeństwa (...)

Pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy,pismo z sądu o uzupełnienie braków formalnych.

Pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy,pismo z sądu o uzupełnienie braków formalnych. Pozew o ustalenie stosunku pracy z dwóch firm, pracowałem na umowę zlecenie przez rok czasu w jednej firmie (...)

Ponowne L4 po miesiącu pracy - problem

Ponowne L4 po miesiącu pracy - problem Witam, Problem dotyczy mojego taty, który w ostatnim czasie przebywał na zwolnieniu lekarskim a następnie przez 8 miesięcy na świadczeniu rehabilitacyjnym. (...)

Cymetydyna leczenie raka sprzedam lek nowotwor cymedytyna cimetidine

Cymetydyna leczenie raka sprzedam lek nowotwor cymedytyna cimetidine Cymetydyna leczenie raka sprzedam lek nowotwor cymedytyna cimetidine Artykuł poniżej jest automatycznym tłumaczeniem z angielskiego (...)

Zwrot Podatku

Zwrot Podatku Zwracam się z zapytaniem dot. zwrotu podatku PIT za rok 2019. Od sierpnia 2019 r, młodym poniżej 26 r.ż przysługuje zerowy PIT dla młodych. Od sierpnia do grudnia 2019 pracodawcy (...)

12 prostych zaleceń zmniejsza ryzyko raka o połowę leki przeciwpasozytnicze przeciwgrzybicze disulfiram cymetydyna

12 prostych zaleceń zmniejsza ryzyko raka o połowę leki przeciwpasozytnicze przeciwgrzybicze disulfiram cymetydyna Liczba zachorowań na nowotwory w Polsce wzrasta ? wprowadzenie 12 prostych zaleceń (...)

Rak piersi wykrywany coraz częściej u kobiet przed 50 leki przeciwpasozytnicze przeciwgrzybicze cymetydyna disulfiram sprzedam

Rak piersi wykrywany coraz częściej u kobiet przed 50 leki przeciwpasozytnicze przeciwgrzybicze cymetydyna disulfiram sprzedam "Zauważamy, że diagnozujemy zmiany u coraz większego odsetka kobiet, (...)

Szkolenia WOLTERS KLUWER POLSKA - czerwiec 2011 - KALENDARIUM !!!

Szkolenia WOLTERS KLUWER POLSKA - czerwiec 2011 - KALENDARIUM !!! KALENDARIUM SZKOLEŃ WOLTERS KLUWER POLSKA: 1. SĄDOWA KONTROLA ZATRZYMANIA I STOSOWANIE TYMCZASOWEGO ARESZTOWANIA W PRAKTYCE SĄDOWEJ (...)

Apelacja w jakim terminie?

Apelacja w jakim terminie? Mam pytanie: w jakim terminie (dokłądnie ile dni) jest na złożenie apelacji od wyroku. Oraz czy w te dni wliczane są soboty, niedziele oraz święta? I co jueżeli np. termin (...)

Termin

Termin Witam serdecznie, Dostalam wezwanie do sądu jakos swiadek w sprawie o pobicie, niestety, nie bylo mnie w domu, odebralam je po 10 dniach, czy moge miec jakies problemyz tego powodu??

Termin płatności w fakturze

Termin płatności w fakturze Czy termin płatności w fakturze może przypadać na niedzielę czy inny dzień wolny od pracy?Jeśli firma wystawiająca fakturę nie pracuje w soboty, to czy na sobotę (...)

Czy rozmowy prowadzone na GADU-GADU mogą być dowodem w sprawie karnej?????

Czy rozmowy prowadzone na GADU-GADU mogą być dowodem w sprawie karnej????? U mnie w pracy wyszedł brak na kwote kilkunatu tyś. zł, szef uznal że miałam coś z tym wspólnego gdyż znalazł zapis (...)

zaległe alimenty - jak je wyegzekwować

zaległe alimenty - jak je wyegzekwować W 2000r. sąd zasądził od męża alimenty na dzieci. Nigdy dobrowolnie nie zapłacił ani złotówki. Komornik nie mógł ściągać alimentów, bo mąż był (...)

Witam. Zaczalem prace w poniedzialek tj. 8 pazdziernika w zakladzie produkcyjnym. \'Umowe o prace tymczasowa\'

Witam. Zaczalem prace w poniedzialek tj. 8 pazdziernika w zakladzie produkcyjnym. \'Umowe o prace tymczasowa\' Witam. Zaczalem prace w poniedzialek tj. 8 pazdziernika w zakladzie produkcyjnym. 'Umowe o (...)

Nieuczciwy pracodawca - prawnik

Nieuczciwy pracodawca - prawnik Mój mąż przez dwa miesiące pracował w Kancelarii Prawnej, której właścicielem jest prawnik. Przez dwa miesiące pracodawca nie podpisał z nim żadnej umowy o pracę, (...)

wypowiedzenie umowy o pracę w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego

wypowiedzenie umowy o pracę w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego Czy pracownik może wypowiedzieć umowę o pracę w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego i czy treść jest zgodna z kodeksem pracy-"wnoszę (...)

Ochrona sklepowa

Ochrona sklepowa Pare dni mialam przykry incydent z ochroniarzami sklepowymi. Jakie uprawnienie maja ochroniarze zatrudnieni w sklepie? Czy moga uzyc sily ? (Cala) Ochroniarze mają chronić dany obiekt (...)

Porady prawne