Koszty uzyskania przychodu u pracownika

Podstawą potrącenia kosztów uzyskania przychodu jest dla pracodawcy jako płatnika, wypłata w danym miesiącu wynagrodzenia ze stosunku pracy. Jeżeli pracownik świadczy pracę na rzecz swojej firmy, zgodnie z obowiązującą go umową i otrzymuje z tego tytułu pensję, to należą mu się koszty uzyskania przychodu, pomniejszające jego przychód do podatkowania. Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej określa się w wysokości 0,25 proc. kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej miesięcznie. Jeżeli podatnik uzyskuje przychody z tych tytułów równocześnie od kilku zakładów pracy, koszty uzyskania za rok podatkowy nie mogą przekroczyć łącznie 4,5 proc. tej kwoty. Jednak w 2003r., mimo zamrożonych progów podatkowych, koszty te zostały zrewaloryzowane.

Koszty te ustala się w stałej miesięcznej kwocie - są one zryczałtowane i bez znaczenia jest przy tym wymiar czasu pracy, wysokość zarobków czy liczba przepracowanych dni. Jeżeli pracownik przepracował w ciągu całego miesiąca choćby jeden dzień, koszty muszą być również uwzględnione. W sytuacji, gdy firma nie wypłacała w ciągu roku wynagrodzeń z powodu np. trudności finansowych, pracownik może w zeznaniu rocznym wykazać koszty, które nie zostały potrącone z uwagi na brak wypłaty w danym miesiącu.

Jak rozliczać kup przy kilku pracodawcach?

W kwestii kosztów uzyskania przychodu, dla pracodawcy nie ma znaczenia fakt, że pracownik związany jest umową o pracę z jeszcze jedną czy kilkoma firmami. Pracodawca nie może potrącać pracownikowi miesięcznie innych kosztów uzyskania przychodu niż obowiązujące w danym roku podatkowym, gdyż koszty te są niepodzielne. W 2003 r. koszty uzyskania z tytułu stosunku pracy wynoszą 99,96 miesięcznie, a rocznie nie mogą przekroczyć kwoty 1199,52.

Natomiast jeżeli pracownik uzyskuje przychody równocześnie od kilku zakładów pracy – jest zatrudniony na kilku etatach, rocznie suma kosztów nie może przekroczyć wyznaczonego limitu, który wynosi 1799,37. Przekroczenie w ciągu roku tego limitu, nie jest wykroczeniem czy błędem. Osoba zatrudniona u kilku pracodawców ma prawo do potrącenia kosztów uzyskania przychodów od każdego ze stosunków pracy odrębnie.

Pracownik nie musi na bieżąco kontrolować stanu kosztów ani składać oświadczenia pracodawcy o zaniechaniu potrącania kosztów w razie wyczerpania limitu. Każdy zakład pracy musi zatem odliczać od przychodu pracownika co miesiąc koszty w ustawowej wysokości, jeżeli oczywiście nie jest to pracownik dojeżdżający do pracy z innej miejscowości. Dla takich osób stosuje się podwyższone koszty uzyskania. Gdy po zakończeniu roku, maksymalna kwota kosztów uzyskania zostanie przekroczona (wszyscy pracodawcy łącznie potrącili wyższą kwotę), pracownik w zeznaniu rocznym może odliczyć te koszty tylko do wysokości obowiązującego limitu czyli 1799,37. Wówczas dochód do opodatkowania będzie wyższy o różnicę między kwotą potrąconych przez obu płatników w ciągu roku kosztów a kwotą graniczną, którą można odliczyć.

Czy można odliczyć wyższe kup niż ustawowe

Pracownik ma możliwość odliczyć koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy w wysokości faktycznie poniesionych wydatków na dojazdy do pracy autobusem, koleją, promem lub środkami komunikacji miejskiej – autobusem, tramwajem, metrem, trolejbusem. Może to jednak zrobić dopiero w zeznaniu rocznym, gdy roczne, zryczałtowane kup są niższe od wydatków na dojazdy do pracy i wydatki te pracownik może potwierdzić imiennymi biletami okresowymi. Koszty w wysokości faktycznie poniesionych wydatków może w imieniu pracownika potrącić również pracodawca, który dokonuje temu pracownikowi rocznego rozliczenia z podatku.

Jakie są koszty dla dojeżdżających do pracy?

W określonych okolicznościach, pracodawca może potrącać miesięcznie koszty uzyskania przychodu w podwyższonej wysokości. Wyższe o 25% kup stosuje się u pracowników:

• dojeżdżających do pracy z innej miejscowości, niż ta, w której znajduje się zakład pracy,
• nieotrzymujących dodatku za rozłąkę.

Zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów nie zależy od odległości dzielącej zakład pracy od miejsca czasowego lub stałego zamieszkania pracownika, ani od rodzaju środka komunikacji, jakim dociera on do pracy.

Aby jednak pracodawca mógł uwzględniać większe koszty, musi otrzymać od pracownika pisemne oświadczenie, że dojeżdża do miejsca wykonywania pracy z innej miejscowości. Raz złożone oświadczenie wystarczy i nie trzeba go co roku ponawiać, chyba, że pracownik np. zmieni adres i przestanie dojeżdżać do pracy. Wówczas musi powiadomić o tym pracodawcę przed wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym zaszła ta zmiana.

Pamiętaj, że:

• Jeśli pracownik nie złożył pracodawcy stosownego oświadczenia, że dojeżdża do pracy z innej miejscowości, a rzeczywiście tak było, może w zeznaniu rocznym odliczyć podwyższone kup.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 r., Nr 14, poz. 176 ze zmianami).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.