Czy wystawienie dokumentu \"przyjęcia zewnętrznego\" jest obowiązkowe - opinia prawna

Stan faktyczny 

Proszę o poradę w kwestii dokumentacji magazynowej, a konkretnie dokumentu "Przyjęcie Zewnętrzne" (PZ). Czy jest obowiązek wystawiania i rejestracji takiego dokumentu? Czy dokumentacja magazynowa może się opierać na dokumentach handlowych, np. fakturze VAT opisującej m. in. ilość jednostkową i łączną? Czy w takim przypadku magazyn może potwierdzić zgodność ilościową z podaną na fakturze? Jeżeli nie jest to możliwe, czy dokument PZ musi zawierać informacje o cenie jednostkowej i wartości towarów? Czy wystarczy jedynie informacja ilościowa? Problem jest związany z pracochłonnością wystawienia takiego dokumentu. Otrzymujemy dużo faktur z kilkudziesięcioma i więcej pozycjami i zajmuje nam to zbyt wiele czasu. Czy to coś zmienia?

Opinia prawna 

Niniejsza opinia prawna została sporządzona na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zmianami). 

Według ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. szczegółowe zasady dotyczące sposobu przyjmowania i rozliczania „materiałów” ustalają kierownicy jednostek w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Zgodnie z artykułem 10 ustawy o rachunkowości „Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

• określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

• metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

•  sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

1. zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

2. wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

3. opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

• systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów”.

Powyższą dokumentację kierownik jednostki ma obowiązek ustalić w formie pisemnej i aktualizować. Ustęp 3 tego artykułu stanowi natomiast, iż w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. 

Jak wynika z treści ustawy o rachunkowości głównym zadaniem rachunkowości w myśl ustawy jest takie stosowanie zasad rachunkowości, aby w sposób prawidłowy, rzetelny i jasny przedstawić w księgach rachunkowych i sporządzonych na ich podstawie sprawozdaniach finansowych sytuację: majątkową, finansową, wynik finansowy. Pośród zasad rachunkowości do nadrzędnych należy – między innymi – zasada rzetelności, czyli obowiązek przedstawienia stanu faktycznego zgodnie z rzeczywistością ekonomiczną (art. 4 ust. 2). Realizacji zasady rzetelności służy pośród innych tworzenie dokumentacji magazynowej firmy. W myśl zasady memoriału (art. 6 ust. 1) w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (wpływu czy wypływu kasowego gotówki). Innymi słowy należy rejestrować w księgach rachunkowych zdarzenia gospodarcze nie tylko obrazujące wpłaty i wypłaty środków pieniężnych lecz wszystkie inne „niepieniężne” zmiany w sytuacji finansowo-rzeczowej jednostki gospodarczej. Powyższe także potwierdza konieczność prowadzenia – pośród innej – dokumentacji magazynowej. Proszę bowiem pamiętać, iż operacje gospodarcze mają stanowić księgowy wyraz działalności gospodarczej firmy i wynikać z celowego działania kierownictwa i upoważnionych pracowników powodując np. zmiany w składnikach majątkowych i źródłach ich finansowania, kosztach, przychodach i wyniku finansowym.

Wybór polityki rachunkowości leży zatem w gestii kierownika jednostki, przez kogo przepis każe rozumieć osobę lub organ jedno- lub wieloosobowy (zarząd), który - zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności - uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się - wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo - akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; przepis ten stosuje się odpowiednio do osób wykonujących wolne zawody. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym, jeżeli prowadzą przedsiębiorstwo upadłego. 

Upraszczając odpowiedź na zadane pytanie należy stwierdzić, iż macie Państwo obowiązek wystawiania tego rodzaju dokumentu magazynowego z racji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości. Chodzi tu przede wszystkim o realizację obowiązku ewidencjonowania środków, materiałów, którymi dana jednostka dysponuje. Zgodnie z artykułem 4 ustawy o rachunkowości „Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy”. 

Faktura – w języku „ekonomicznym” – stanowi podstawę przyjęcia materiałów pochodzących z zakupu (podobnie jak dołączone do niej dowody wysyłkowe). Podobnie przyjmuje się, iż „materiały” przyjęte do magazynu powinny być potwierdzone odpowiednim dowodem materiałowym, w tym także PZ - przyjęcie zewnętrzne. Innymi słowy PZ – przyjęcie zewnętrzne – to dokument niezbędny, wystawiany z racji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości bowiem wymaga rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, które pozwoli w sposób jasny określić zmianę miejsca poszczególnych materiałów. Księgowanie zatem „przychodów i rozchodów” materiałów magazynowych jest obowiązkowe.  Wszelkie zapisy w księgach rachunkowych powinny muszą być udokumentowane dowodami księgowymi, w tym właśnie PZ. 

Prawidłowo i rzetelnie prowadzona księga przychodów i rozchodów stanowi najważniejszy dowód w postępowaniu podatkowym - korzysta bowiem z domniemania prawdziwości. Oznacza to, że w przypadku zakwestionowania przez organ podatkowy faktów wynikających z zapisów w księdze, organ ten musi udowodnić swoją rację (a zatem ciężar dowodu zostaje zdjęty z podatnika, który nie musi udowadniać prawdziwości zdarzeń zaewidencjonowanych w księdze). W świetle art. 193 § 5 i 6 Ordynacji podatkowej księga prowadzona nierzetelnie i wadliwie (jeśli wadliwość jest istotna dla sprawy) nie może być przez organ podatkowy uznana za dowód w postępowaniu podatkowym. 

Do tzw. dokumentów magazynowych zalicza się między innymi wydanie zewnętrzne i interesujące Pana przyjęcie zewnętrzne. Dokument ten powinien zawierać:

• określenie jakich cen użyto w dokumencie PZ (netto lub brutto),

• numer dokumentu PZ,

• datę wystawienia,

• datę realizacji (zakupu, płatności)

• dokument zakupu (czyli wskazanie faktury zakupu),

• informacje o zamawiającym, przyjmującym towar, realizującym zamówienie, odbierającym towar,

• informacja z jakiego magazynu został wydany towar. 

Od momentu wprowadzenia jakiegoś towaru, czy też produktu do firmy, z racji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości należy kontrolować także wewnętrznie miejsce, w którym się taki towar znajduje, kto go przyjął, z jakiego tytułu, itp. Stąd wystawianie każdorazowe takiego dokumentu jak PZ (dotyczy to także WZ) jest obowiązkowe. Jak już zostało wskazane wcześniej, niezbędnymi elementami takiego dokumentu są:

• data (informująca kiedy dane towary zostały przyjęte do magazynu),

• wskazanie magazynu (jeżeli jest ich kilka) przyjmującego,

• dostawca (czyli zazwyczaj kontrahenta),

• opis dokumentu zakupu, na podstawie którego tworzony jest dokument PZ,

• numer własny dokumentu,

• ilość towaru i cena jego zakupu.

Zespół
e-prawnik.pl