Czy wystawienie dokumentu \"przyjęcia zewnętrznego\" jest obowiązkowe - opinia prawna

2.2.2006

Stan faktyczny

Proszę o poradę w kwestii dokumentacji magazynowej, a konkretnie dokumentu "Przyjęcie Zewnętrzne" (PZ). Czy jest obowiązek wystawiania i rejestracji takiego dokumentu? Czy dokumentacja magazynowa może się opierać na dokumentach handlowych, np. fakturze VAT opisującej m. in. ilość jednostkową i łączną? Czy w takim przypadku magazyn może potwierdzić zgodność ilościową z podaną na fakturze? Jeżeli nie jest to możliwe, czy dokument PZ musi zawierać informacje o cenie jednostkowej i wartości towarów? Czy wystarczy jedynie informacja ilościowa? Problem jest związany z pracochłonnością wystawienia takiego dokumentu. Otrzymujemy dużo faktur z kilkudziesięcioma i więcej pozycjami i zajmuje nam to zbyt wiele czasu. Czy to coś zmienia?

Opinia prawna

Niniejsza opinia prawna została sporządzona na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zmianami).

Według ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. szczegółowe zasady dotyczące sposobu przyjmowania i rozliczania „materiałów” ustalają kierownicy jednostek w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Zgodnie z artykułem 10 ustawy o rachunkowości „Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów”.

Powyższą dokumentację kierownik jednostki ma obowiązek ustalić w formie pisemnej i aktualizować. Ustęp 3 tego artykułu stanowi natomiast, iż w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości.

Jak wynika z treści ustawy o rachunkowości głównym zadaniem rachunkowości w myśl ustawy jest takie stosowanie zasad rachunkowości, aby w sposób prawidłowy, rzetelny i jasny przedstawić w księgach rachunkowych i sporządzonych na ich podstawie sprawozdaniach finansowych sytuację: majątkową, finansową, wynik finansowy. Pośród zasad rachunkowości do nadrzędnych należy – między innymi – zasada rzetelności, czyli obowiązek przedstawienia stanu faktycznego zgodnie z rzeczywistością ekonomiczną (art. 4 ust. 2). Realizacji zasady rzetelności służy pośród innych tworzenie dokumentacji magazynowej firmy. W myśl zasady memoriału (art. 6 ust. 1) w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (wpływu czy wypływu kasowego gotówki). Innymi słowy należy rejestrować w księgach rachunkowych zdarzenia gospodarcze nie tylko obrazujące wpłaty i wypłaty środków pieniężnych lecz wszystkie inne „niepieniężne” zmiany w sytuacji finansowo-rzeczowej jednostki gospodarczej. Powyższe także potwierdza konieczność prowadzenia – pośród innej – dokumentacji magazynowej. Proszę bowiem pamiętać, iż operacje gospodarcze mają stanowić księgowy wyraz działalności gospodarczej firmy i wynikać z celowego działania kierownictwa i upoważnionych pracowników powodując np. zmiany w składnikach majątkowych i źródłach ich finansowania, kosztach, przychodach i wyniku finansowym.

Wybór polityki rachunkowości leży zatem w gestii kierownika jednostki, przez kogo przepis każe rozumieć osobę lub organ jedno- lub wieloosobowy (zarząd), który - zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności - uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się - wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo - akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; przepis ten stosuje się odpowiednio do osób wykonujących wolne zawody. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym, jeżeli prowadzą przedsiębiorstwo upadłego.

Upraszczając odpowiedź na zadane pytanie należy stwierdzić, iż macie Państwo obowiązek wystawiania tego rodzaju dokumentu magazynowego z racji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości. Chodzi tu przede wszystkim o realizację obowiązku ewidencjonowania środków, materiałów, którymi dana jednostka dysponuje. Zgodnie z artykułem 4 ustawy o rachunkowości „Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy”.

Faktura – w języku „ekonomicznym” – stanowi podstawę przyjęcia materiałów pochodzących z zakupu (podobnie jak dołączone do niej dowody wysyłkowe). Podobnie przyjmuje się, iż „materiały” przyjęte do magazynu powinny być potwierdzone odpowiednim dowodem materiałowym, w tym także PZ - przyjęcie zewnętrzne. Innymi słowy PZ – przyjęcie zewnętrzne – to dokument niezbędny, wystawiany z racji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości bowiem wymaga rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, które pozwoli w sposób jasny określić zmianę miejsca poszczególnych materiałów. Księgowanie zatem „przychodów i rozchodów” materiałów magazynowych jest obowiązkowe. Wszelkie zapisy w księgach rachunkowych powinny muszą być udokumentowane dowodami księgowymi, w tym właśnie PZ.

Prawidłowo i rzetelnie prowadzona księga przychodów i rozchodów stanowi najważniejszy dowód w postępowaniu podatkowym - korzysta bowiem z domniemania prawdziwości. Oznacza to, że w przypadku zakwestionowania przez organ podatkowy faktów wynikających z zapisów w księdze, organ ten musi udowodnić swoją rację (a zatem ciężar dowodu zostaje zdjęty z podatnika, który nie musi udowadniać prawdziwości zdarzeń zaewidencjonowanych w księdze). W świetle art. 193 § 5 i 6 Ordynacji podatkowej księga prowadzona nierzetelnie i wadliwie (jeśli wadliwość jest istotna dla sprawy) nie może być przez organ podatkowy uznana za dowód w postępowaniu podatkowym.

Do tzw. dokumentów magazynowych zalicza się między innymi wydanie zewnętrzne i interesujące Pana przyjęcie zewnętrzne. Dokument ten powinien zawierać:

określenie jakich cen użyto w dokumencie PZ (netto lub brutto),
numer dokumentu PZ,
datę wystawienia,
datę realizacji (zakupu, płatności)
dokument zakupu (czyli wskazanie faktury zakupu),
informacje o zamawiającym, przyjmującym towar, realizującym zamówienie, odbierającym towar,
informacja z jakiego magazynu został wydany towar.

Od momentu wprowadzenia jakiegoś towaru, czy też produktu do firmy, z racji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości należy kontrolować także wewnętrznie miejsce, w którym się taki towar znajduje, kto go przyjął, z jakiego tytułu, itp. Stąd wystawianie każdorazowe takiego dokumentu jak PZ (dotyczy to także WZ) jest obowiązkowe. Jak już zostało wskazane wcześniej, niezbędnymi elementami takiego dokumentu są:

data (informująca kiedy dane towary zostały przyjęte do magazynu),
wskazanie magazynu (jeżeli jest ich kilka) przyjmującego,
dostawca (czyli zazwyczaj kontrahenta),
opis dokumentu zakupu, na podstawie którego tworzony jest dokument PZ,
numer własny dokumentu,
ilość towaru i cena jego zakupu.

Zespół
e-prawnik.pl

Komentarze