Jakie dokumenty mogą być dowodami przed sądem?

13.7.2005

Kiedy już jesteś uczestnikiem (stroną) jakiegoś postępowania przed sądem, warto żebyś wiedział jak przebiega postępowanie dowodowe. Kto je przeprowadza i jakie dowody Ty i inni uczestnicy możecie powoływać, innymi słowy co w ogóle może stanowić dowód w sprawie (w postępowaniu cywilnym). Zasadą jest, iż postępowanie dowodowe odbywa się przed sądem orzekającym. Przyjmuje się bowiem, iż tylko bezpośrednie zetknięcie się sądu orzekającego ze stronami, świadkami, biegłymi oraz dowodami rzeczowymi zapewnia sądowi możliwość poczynienia odpowiednich spostrzeżeń, istotnych dla oceny wiarygodności i mocy dowodów. Przed sądem innym niż orzekający w sprawie mogą być przeprowadzone tylko poszczególne dowody, a nie całe postępowanie dowodowe.

Zamiast sądu orzekającego postępowanie dowodowe lub jego część może przeprowadzić tylko sędzia wyznaczony lub sąd wezwany.

Co należy zrobić, żeby sąd dopuścił dowód?

W zasadzie dopuszczenie dowodu przez sąd odbywa się po tym, jak strona złożyła wniosek o to. Bowiem sąd ma obowiązek rozważyć, czy dopuszczenie dowodów powołanych przez strony jest wskazane i niezbędne. Po tym jak już tę kwestię rozważy, sąd musi dać temu wyraz w sposób sformalizowany, tzn. musi wydać postanowienie dowodowe (w każdym wypadku przeprowadzenia postępowania dowodowego, także wtedy, gdy dopuszcza dowód nie wskazany przez strony, a z urzędu).

Co decyduje o tym, że sąd dopuszcza dowód przedstawiony przez Ciebie?

Decydując o dopuszczeniu dowodu przedstawionego przez stronę sąd rozważa, czy dany fakt ma istotne znaczenie dla sprawy, a także czy fakt ten wymaga udowodnienia. Poza tym czy dany środek dowodowy nie jest w konkretnym wypadku wykluczony, czy okoliczność, na którą dowód został zgłoszony, nie została już dostatecznie wyjaśniona lub dowód został powołany wyłącznie dla przewleczenia sprawy. Warto przy tym wspomnieć, iż nie ma przeszkód, aby w jednym postanowieniu dowodowym dopuszczone było kilka środków dowodowych na te same lub inne fakty, przy czym powinno być ściśle określone, dla jakich faktów dopuszcza się konkretny środek dowodowy.

Jakie dokumenty mogą stanowić dowód w Twojej sprawie?

Sam kodeks postępowania cywilnego nie określa, co należy rozumieć pod pojęciem dokumentu.

Istotą dokumentu jest niewątpliwie to, że daje on wyraz jakiejś wiadomości, która utrwalona jest pismem lub innymi znakami na określonym materiale. Dokumentem w znaczeniu procesowym jest tylko dokument pisemny. Rysunki, plany, fotografie, szkice także mogą być dowodami w postępowaniu cywilnym, ale to już inne środki dowodowe (stosuje się do nich przepisy o dowodzie z oględzin oraz o dowodzie z dokumentu). Zatem dokumentami są wszelkie dokumenty pisemne niezależnie od tego, na jakim materiale zostały sporządzone. Musi to być jednak takie pisemne uzewnętrznienie jakiejś myśli lub informacji, które nadaje się do wielokrotnego wykorzystania. Dokument może dotyczyć dowolnego faktu, stanu lub zmiany wycinka rzeczywistości.

Dokumenty w ścisłym znaczeniu dzielą się na dokumenty urzędowe i prywatne.

Dokumenty urzędowe są to dokumenty sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania, a także dokumenty sporządzone przez organizacje zawodowe, samorządowe, spółdzielcze i inne organizacje społeczne w zakresie poruczonych im przez ustawę spraw z dziedziny administracji państwowej (publicznej). W postępowaniu sądowym odpis dokumentu jest dokumentem, który wskazuje na istnienie dokumentu oryginalnego. Istnieje zatem potrzeba oceny zarówno samego dokumentu, jak i jego odpisu. Przy czym warto wspomnieć, iż kserokopia - jako odwzorowanie oryginału - może być objęta pojęciem „odpis”, jednak niepoświadczona podpisem strony kserokopia nie jest dokumentem. Warunkiem zatem uznania kserokopii za dokument jest umieszczone na niej i zaopatrzone podpisem poświadczenie jej zgodności z oryginałem.

Czy dokument prywatny może stanowić dowód w sprawie?

Dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Dokumentem prywatnym jest każdy dokument pisemny, który nie odpowiada wymaganiom dokumentu urzędowego. Niczym nie ograniczony jest przedmiot dokumentu prywatnego oraz brak jest zasadniczo wymagań co do formy tego dokumentu.

Czy dokumenty prywatne powinny spełniać jakieś wymagania formalne?

Oczywiście tak. Chodzi tu o wymagania formalne przewidziane dla poszczególnych czynności prawnych. Tylko dokumenty prywatne zawierające oświadczenia wiedzy co do zasady nie muszą odpowiadać określonym wymaganiom formalnym (za wyjątkiem takich jak np. zaświadczenie lekarskie, księgi rachunkowe).

Czy dokumenty prywatne muszą być podpisane?

Każdy dokument prywatny musi zawierać podpis wystawcy. Dokumenty nie podpisane (anonimowe) nie stanowią zatem dokumentu w rozumieniu przepisów procesowych. Obowiązujące ustawodawstwo nie wskazuje wyraźnie, jaka ma być treść podpisu i w jaki sposób powinien on być wykonany. O podpisie mowa jest w przepisach kodeksu cywilnego, handlowego, postępowania cywilnego, w prawie wekslowym, czekowym i w prawie o notariacie oraz w aktach normatywnych niższego rzędu. Podpis dokumentu służy identyfikacji wystawcy i daje podstawę do jego powiązania z treścią dokumentu. Istotne jest także i to, iż uwierzytelnienie dokumentu prywatnego nie nadaje mu charakteru urzędowego.

Dokumentem prywatnym jest tzw. prywatna (pozasądowa) opinia biegłego, tzn. opinia sporządzona nie na żądanie sądu, ale na prośbę strony przez osobę spełniającą warunki do tego, by zostać powołanym jako biegły w procesie. W praktyce zdarzają się przed sądem nie poświadczone odpisy dokumentów – takie nie stanowią dokumentu. Natomiast odpisy poświadczone przez osoby prywatne są dokumentami prywatnymi (nawet gdy stanowią odpis dokumentu urzędowego).

Czy dowód z dokumentu jest lepszy od innych?

Właściwie należałoby stwierdzić, że tak. W przypadkach, gdy ustawa lub umowa stron wymaga dla czynności prawnej zachowania formy pisemnej, dowód ze świadków lub z przesłuchania stron w sprawie między uczestnikami tej czynności na fakt jej dokonania jest dopuszczalny w wypadku, gdy dokument obejmujący czynność został zagubiony, zniszczony lub zabrany przez osobę trzecią, a jeżeli forma pisemna była zastrzeżona tylko dla celów dowodowych, także w wypadkach określonych w kodeksie cywilnym. Wynika z tego zatem wyższość dowodu z dokumentu w zestawieniu z dowodem z przesłuchania świadków lub stron. Ograniczenie dopuszczalności dowodu ze świadków i przesłuchania stron dotyczy tylko spraw między uczestnikami czynności, która powinna być stwierdzona dokumentem.

Dowód ze świadków i przesłuchania stron na fakt dokonania czynności prawnej jest dopuszczalny, jeżeli zachowano przepisaną formę, ale sporządzony dokument został zagubiony, zniszczony lub zabrany przez osobę trzecią. Zasada ta odnosi się do wszystkich przewidzianych w kodeksie cywilnym form czynności prawnych.

Czy musisz sądowi przedstawiać dokumenty?

Na zarządzenie sądu tak. Każdy (czyli strona procesowa – osoba fizyczna, ja i osoba prawna, a także interwenient uboczny, czy też świadek) ma taki obowiązek i musi to uczynić w oznaczonym terminie i miejscu.

Bezwzględną przyczyną zwalniającą od spełnienia obowiązku przedstawienia dokumentu jest to, że dokument zawiera tajemnicę państwową. Poza tym posiadacz dokumentu może się uchylić od obowiązku jego przedstawienia, jeżeli ujawnienie treści dokumentu mogłoby narazić jego lub osobę jemu (niekoniecznie stronom) bliską na odpowiedzialność karną, hańbę lub dotkliwą i bezpośrednią szkodę majątkową. Prawo uchylenia się jednak nie istnieje, gdy posiadacz lub osoba trzecia obowiązani są do przedstawienia dokumentu względem chociażby jednej ze stron (np. w razie oddania dokumentu na przechowanie) lub gdy dokument wystawiony jest w interesie strony, która żąda przeprowadzenia dowodu (np. dokument stwierdza czynność prawną dokonaną z jej udziałem).

Jakie dokumenty powinieneś przedstawić, gdy sprawa dotyczy przedsiębiorstwa?

Obowiązuje zasada, zgodnie z którą w sprawach dotyczących przedsiębiorstwa handlowego lub przemysłowego, w razie powołania się jednej ze stron na księgi i dokumenty przedsiębiorstwa, należy je przedstawić sądowi, jeżeli sąd uzna wyciąg za niewystarczający. Gdy zachodzi istotna trudność w dostarczeniu ksiąg do sądu, sąd może przejrzeć je na miejscu lub zlecić sędziemu wyznaczonemu ich przejrzenie i sporządzenie niezbędnych wyciągów.

A co, gdy nie posiadasz dokumentu, ponieważ przedstawiłeś go jakiemuś organowi?

W praktyce może się oczywiście zdarzyć, iż w aktach organu państwowego znajdować się będą również dokumenty prywatne. Udzielenia odpisu może żądać z urzędu sąd, jeżeli strona sama nie może go uzyskać.

Czy możesz przedstawić sądowi dokument w języku obcym?

Tak, nie ma co do tego żądnych przeszkód, jednak musisz liczyć się z tym, iż sąd może zażądać, aby dokument w języku obcym był przełożony przez tłumacza przysięgłego. Takie żądanie sąd ma obowiązek przedłożyć, gdy strony nie znają tego języka (listy tłumaczy przysięgłych dostępne są dla zainteresowanych w sądach okręgowych).

Pamiętaj, że:

Na postanowienie dowodowe, zarówno dopuszczające, jak i odmawiające dopuszczenia dowodów nie przysługuje zażalenie, wobec czego postanowienia takiego sąd nie uzasadnia, strona może jednak w postępowaniu odwoławczym podnosić nietrafne niedopuszczenie przez sąd I instancji dowodu przez nią zgłoszonego; postanowienie dowodowe wpisuje się do protokołu rozprawy i zostaje ono ogłoszone na rozprawie. Może być ono również zawarte w osobnym dokumencie obejmującym tę czynność,
Dokumentami nie są teksty ustawowe ani inne materiały normatywne, z wyjątkiem tych wypadków, gdy chodzi o treść prawa obcego, które może być przedmiotem dowodu w procesie,
Bilety PKP, PKS, LOT i innych przewoźników, kwity bagażowe, losy loteryjne, kupony Toto-Lotka itp. nie są dokumentami urzędowymi, lecz stanowią tzw. znaki legitymacyjne,
Sąd, badając dokument z punktu widzenia jego mocy dowodowej, analizuje nie tylko jego treść, ale także jego wygląd zewnętrzny (ocenia na podstawie okoliczności poszczególnego wypadku, czy i o ile dokument zachowuje moc dowodową pomimo przekreśleń, podskrobań lub innych uszkodzeń).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. 1964 r., Nr 43, poz. 296 ze zmianami).

Zespół
e-prawnik.pl