Czy mogę wysłać fakturę mailem - wszystko o fakturach w formie elektronicznej

8.2.2012

Wraz z postępem technicznym zmieniają się sposoby i środki działania przedsiębiorców, zaś zadaniem ustawodawcy – zwłaszcza na gruncie prawa podatkowego – jest za tymi zmianami nadążać i tworzyć prawo przystające do aktualnych warunków społecznych, łatwe w stosowaniu i jak najbardziej przyjazne przedsiębiorcom.

Wydaje się, że naprzeciw tym właśnie oczekiwaniom wychodzi rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, które weszło w życiu 1 stycznia 2011 roku.

Rozporządzenie to w znacznym stopniu liberalizuje kwestię posługiwania się tzw. e-fakturami, czyli fakturami wystawianymi i wysyłanymi w formie elektronicznej. Przede wszystkim pozwala na ich sporządzenie i wysyłkę w dowolnym formacie, jeśli tylko zostanie zapewniona autentyczność (pewność co do tożsamości wystawcy) i integralność treści faktury (wyeliminowanie możliwości łatwej edycji danych). Przykładowo za taki format można uznać PDF, gdyż dane w nim zawarte są dla przeciętnego użytkownika komputera niemożliwe do edycji.

Nowe rozporządzenie pozwala ponadto na rezygnację z dotychczasowych środków zabezpieczeń e-faktur – bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz wymiany danych elektronicznych (EDI). Jest to niewątpliwie duże ułatwienie dla przedsiębiorców, zwłaszcza małych i średnich, gdyż certyfikowane podpisy wciąż w Polsce używane są rzadko i jest to raczej domeną dużych firm. Należy dodać, że taka też była wykładnia dokonywana w interpretacjach przez organy podatkowe, nawet przed wydaniem w/w rozporządzenia, w oparciu o przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (rozporządzenie stanowi część jej implementacji): „Porównując obecne brzmienie przepisów z obowiązującymi do 10 sierpnia 2010r. (przed datą implementacji dyrektywy – przyp. aut.) wyraźnie wynika, iż przepisy obowiązujące od 11 sierpnia 2010r. uznają za fakturę każdy dokument wystawiony i przesłany drogą elektroniczną któremu zapewniono autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Przy czym to podatnik, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, dokonuje ww. zapewnienia. Natomiast technologie oparte na zaawansowanym podpisie elektronicznym i elektronicznej wymianie danych (EDI) stanowią jedynie przykład możliwego ww. zapewnienia” (Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, interpretacja z dnia 23 listopada 2010 r., sygn. IBPP3/443-664/10/PK).

Trzeba jednak zauważyć, że rozporządzenie Ministra Finansów, choć generalnie idzie w dobrym kierunku, nie wszystkie kwestie reguluje wystarczająco precyzyjnie. Tematem, w związku z którym mogą pojawić się pewne niejasności jest kwestia przechowywania faktur przez ich odbiorcę.

Zasadnicze pytanie, które należy zadać jest następujące – czy odbiorca e-faktur ma obowiązek przechowywać je w formie elektronicznej czy też może wydrukować je i jako oryginały przechowywać tylko w formie papierowej?

Przepis § 6 rozporządzenia reguluje tę kwestię w sposób następujący:

Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Przede wszystkim należy zauważyć, że z literalnego brzmienia tego przepisu nie wynika, że faktury mają być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Wręcz przeciwnie – słowa „faktury są przechowywane w dowolny sposób” sugerują duży zakres swobody w tym zakresie. Żaden przepis rozporządzenia nie zakazuje też przechowywania e-faktur w formie papierowej. Głównym wymaganiem, jakie stawia prawodawca, jest zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności faktur. Trudno byłoby założyć, że wydrukowanie faktury wpływa w jakikolwiek sposób na integralność jej treści i czytelność. Nieco inaczej wygląda kwestia zapewnienia autentyczności – wydaje się jednak, że i w tym przypadku możliwe jest oznaczenie osoby nadawcy w sposób nie budzący wątpliwości.

Także spełnienie kolejnych warunków w żaden sposób nie wyklucza przechowywania faktur wydrukowanych – bez problemu mogą być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie i dający organom państwa bezzwłoczny dostęp do faktur.

Rozporządzenie w § 9 wprowadza zasadę, zgodnie z którą faktury przesłane i przechowywane w formie elektronicznej muszą być udostępnione organom państwa w trybie umożliwiającym niezwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Należy jednak zauważyć, że ten obowiązek dotyczy tylko faktur przechowywanych w formie elektronicznej, a jak zostało wykazane wcześniej, nie jest to jedyna forma w jakiej mogą być one przechowywane. Rozszerzenie takiego obowiązku miałoby charakter zdecydowanie sztuczny i nie wynikający wprost z przepisów rozporządzenia, a więc nieuprawniony.

Rozszerzenie obowiązku udostępniania organom państwa faktur w trybie umożliwiającym niezwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych implikuje fakt posiadania przez każdego odbiorcę faktur systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Choć takie systemy stają się coraz powszechniejsze, to aktualnie pozostają standardem tylko w dużych firmach i korporacjach, a dla małych i średnich przedsiębiorców pozostają często nieosiągalne ze względu na duży wydatek związany z ich wdrożeniem (bądź po prostu brak takiej potrzeby). Taka interpretacja jest więc niezgodna z podstawowymi zasadami prawa polskiego, jak też wspólnotowego – gdyż nakłada na podmioty prywatne dodatkowe, uciążliwe obowiązki, bez wyraźnej podstawy w akcie prawa powszechnie obowiązującego.

Prawo wspólnotowe tymczasem, a konkretnie Dyrektywa Rady 2010/45/UE (którą zmieniono Dyrektywę 112) przyjęło nowatorskie i odmienne od dotychczasowego rozwiązanie, aby to podatnik sam ustalał najbardziej dla siebie właściwy sposób prowadzenia dokumentacji podatkowej, w tym także techniczne wymogi wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Od momentu wdrożenia Dyrektywy 45 (najpóźniej do końca 2012 roku) już nie ustawodawca będzie decydował o tym, w jaki sposób strony transakcji będą je dokumentować dla potrzeb podatku VAT, lecz uczynią to one same, mając na uwadze wskazane wyżej czynniki, tj. autentyczność, integralność treści oraz czytelność faktury.

Do podobnego wniosku doszedł Naczelny Sąd Administracyjny, jeszcze na gruncie poprzedniego stanu prawnego: „Prowspólnotowa wykładnia prowadzi z jednej strony do wniosku, że prawodawca krajowy uregulował kwestię wystawiania i przekazywania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności ich przechowywania w tej samej formie, tyle że nie uczynił tego wprost, z drugiej zaś strony wskazuje, że skoro w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wprowadzono wymóg ich kwalifikowanego uwierzytelnienia, to – a contrario – w przypadku faktur elektronicznych nieprzechowywanych w tej formie, wymóg taki nie istnieje, w przeciwnym razie byłby bowiem wprost wyrażony” (wyrok NSA z 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09).

NSA w innym wyroku doszedł też do wniosku, że „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne” (wyrok NSA z 3 listopada 2009, syng. akt I FSK 1169/08). Nie ulega wątpliwości, że również druga wariacja systemu „mieszanego” – wysłanie faktury w formie elektronicznej, a następnie jej wydruk i przechowywanie tylko w formie papierowej, również mieści się w granicach tej wykładni.

Warto też rozważyć kwestię, że w toku prowadzenia działalności gospodarczej mogą wystąpić sytuacje, kiedy posiadanie faktury w formie papierowej okaże się konieczne. Przykładem może być choćby wydruk oryginału faktury dołączony do akt sprawy jako dowód w jakimkolwiek postępowaniu sądowym. Mimo istnienia przepisów proceduralnych dopuszczających możliwość złożenia dowodu w formie elektronicznej, w większości sądów polskich wciąż nie ma praktycznych warunków do przeprowadzania takiego dowodu. W takim przypadku jedynym rozwiązaniem jest dostarczenie wydrukowanej e-faktury. )

Na gruncie tych rozważań może się pojawić pytanie, czy wydrukowany z systemu elektronicznego dokument, na którym brakuje zarówno podpisu, jak i pieczęci wystawcy, w ogóle może być uznany za fakturę VAT. Na to pytanie trzeba udzielić odpowiedzi twierdzącej z trzech powodów:

ustawodawca nie wymienił podpisu ani pieczątki wystawcy wśród koniecznych elementów faktury (rozporządzenie MF z dnia 28 listopada 2008, Dz.U. nr 212, poz. 1337)
w przypadku przyjęcia odmiennego stanowiska wszystkie faktury elektroniczne przestałyby być fakturami – ponieważ nie ma fizycznej możliwości podpisania się czy przybicia pieczęci na zbiorze danych wysłanym w formie elektronicznej
tezę tę potwierdza nieusankcjonowana uprzednio przez prawo, choć dosyć powszechna praktyka wysyłania faktur np. pocztą elektroniczną w formacie PDF, które odbiorca następnie drukował i uznawał za oryginał faktury. Także organy podatkowe w swoich interpretacjach potwierdzają, że faktura nie musi posiadać podpisu ani pieczęci (Minister Finansów, interpretacja z dnia 26 września 2008, nr ILPP2/443-589/08-2/JK).

Duże zmiany w dziedzinie fakturowania (znów wynikające z konieczności dostosowania przepisów polskich do przepisów unijnych – Dyrektywa 45) wprowadza kolejne rozporządzenie Ministra Finansów - z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie zwrotu podatków niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Ustawodawca ułatwił w nim podatnikom przechowywanie faktur w formie elektronicznej - jeśli podatnik zdecyduje się na przyjęcie takiego rozwiązania, nie jest zobowiązany wystawiać faktur w dwóch egzemplarzach. Jeżeli prześle fakturę odbiorcy w formie elektronicznej, może fakturę wystawioną zachować w swojej dokumentacji także w tej formie, bez potrzeby jej drukowania. Uprawnienie to zostało przyznane nie tylko podatnikowi wystawiającemu faktury, lecz także podatnikowi otrzymującemu je.

Ustawodawca zrezygnował także z obowiązku oznaczania faktur jako „oryginał” i „kopia”. Pozwoli to odpowiedzieć na wiele pytań, które pojawiały się na gruncie dawnego porządku prawnego, przykładowo: czy w przypadku wydruku e-faktury oznaczonej jako „oryginał” wersja papierowa i elektroniczna są dwiema (oryginalnymi) wersjami tej samej faktury, czy też każda faktura może posiadać tylko jeden oryginał, w związku z czym wydruk będzie przez organy podatkowe traktowany jako odrębna faktura? Czy w związku z tym, w razie wydruku e-faktury trzeba będzie usunąć z systemu jej elektroniczną wersję? Co może zrobić przedsiębiorca, który ze względów bezpieczeństwa chce przechowywać faktury w obu formach – czy jest do tego uprawniony czy może to zrobić tylko wykorzystując faktury oznaczone jako „kopia”? Takich pytań jest więcej, a odpowiedzi na nie będą dopiero się tworzyć w praktyce działań przedsiębiorców, rozstrzygnięć organów podatkowych i orzecznictwa sądów administracyjnych, jednak nowe regulacje na wiele z tych pytań odpowiadają wprost, a na pozostałe sugerują odpowiedź liberalną i dogodną z punktu widzenia przedsiębiorców.

Warto też zaznaczyć, iż w cytowanym już wyroku NSA również przyjął liberalną wykładnię uregulowań dotyczących faktur VAT, zgodną zresztą z prawem unijnym: „Za rozstrzygnięciem wspieranym przez wykładnię prowspólnotową przemawiają względy racjonalności i sprawności funkcjonowania obrotu gospodarczego, a także postępu technologicznego oraz upowszechnienia się elektronicznych środków komunikacji oraz przesyłania danych. Naczelny Sąd Administracyjny podziela argumenty Strony, że posługiwanie się fakturami sporządzanymi i przekazywanymi w formie elektronicznej znacznie przyspiesza obrót gospodarczy oraz pozwala na pewne oszczędności. Posługiwanie się takimi fakturami, drukowanymi przez strony transakcji na papierze i w tej formie przechowywanymi, nie zmniejsza przy tym bezpieczeństwa obrotu prawnego w porównaniu z sytuacją, w której faktury od samego początku mają postać papierową i w takiej formie są przekazywane nabywcy”.

Michał Szałas

Niniejszy artykuł został przygotowany przez Michała Szałasa, zwycięzcę konkursu "Zaistniej w sieci!" na najlepszy artykuł o tematyce prawnej, przeprowadzonego przez serwis e-prawnik.pl - Akademia Prawa.

Zespół
e-prawnik.pl

Komentarze