Elektroniczne księgi oraz ewidencje podatkowe

Zgodnie z obowiązującym harmonogramem, część przedsiębiorców prowadzi od tego roku elektronicznie księgi i ewidencje podatkowe. Elektroniczne prowadzenie ksiąg i ewidencji podatkowych umożliwia automatyzację kluczowych procesów finansowych, wpływa na znaczną oszczędność czasu, jak też wyeliminowanie konieczności drukowania i archiwizacji dokumentów w formie papierowej. O czym trzeba pamiętać?

Etapy wprowadzania obowiązku...

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPIR) albo ewidencji przychodów, jak też ewidencji i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych jest wprowadzany etapami. Podatnicy mają więc czas na stopniowe przygotowywanie się do nowego sposobu raportowania.

Proces cyfryzacji księgowości jest rozłożony na etapy, aby umożliwić firmom adaptację:

1. Od 1 stycznia 2026 r. (obowiązek prowadzenia): podatnicy PIT/CIT wysyłający miesięczne JPK_VAT (JPK_V7M) muszą prowadzić PKPiR, ewidencję przychodów i ewidencję środków trwałych w programie komputerowym. Wprowadzenie nowego wzoru PKPiR (19 kolumn zamiast 17). Zakaz dokumentowania zakupów paragonami bez NIP w PKPiR.
2. Rok 2027 (wysyłki): podatnicy z grupy z 2026 r.) prześlą swoje księgi w formacie JPK (JPK_PKPIR, JPK_EWP, JPK_ST) za rok 2026 do urzędu skarbowego.
3. Od 1 stycznia 2027 r. (pełna cyfryzacja): obowiązek prowadzenia ksiąg elektronicznie obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców rozliczających się na podstawie PIT/CIT/ryczałtu, w tym osoby rozliczające JPK_VAT kwartalnie (JPK_V7K).
4. Od 2028 r. (raportowanie dla wszystkich): wszyscy podatnicy będą przesyłać ustrukturyzowane księgi i ewidencje za rok 2027.

 

Od początku 2025 roku elektroniczne księgi rachunkowe muszą prowadzić i wysłać je w formie JPK w 2026 r. w tylko najwięksi podatnicy CIT.

Pierwsza grupa osób rozliczających się z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), oraz kolejna grupa podmiotów rozliczających się z podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) prowadzi elektroniczne księgi i ewidencje podatkowe od początku 2026 r. Do tej grupy należą przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na podstawie: ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych bądź ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (warunkiem jest to, że są oni zobowiązani do przesyłania plików JPK_V7M).

Przedsiębiorcy z tej grupy pierwszy raz wyślą do urzędu skarbowego swoje księgi i ewidencje podatkowe w tej formie w 2027 r. za rok 2026. Termin przesłania danych z ksiąg rachunkowych, PKPIR, ewidencji przychodów bądź odpowiednio ewidencji i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jest powiązany z datą złożenia zeznania podatkowego.Celem wydłużenia terminu na przesyłanie JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR procedowany jest projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (UD350), przewidujący m.in. wydłużenie terminu na przesyłanie JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR do końca 7 miesiąca po zakończeniu roku podatkowego albo roku obrotowego podmiotom prowadzącym księgi rachunkowe. Projekt ten będzie zapewne wkródtce przyjęty przez Sejm.

Przedłużenie terminów przesyłania ksiąg

rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 16 lutego 2026 r. w sprawie przedłużenia terminów przesyłania ksiąg rachunkowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (Dz. U. poz. 188), mające na celu przedłużenie podmiotom prowadzącym księgi rachunkowe terminu na przesyłanie tych ksiąg :

• do końca siódmego miesiąca po zakończeniu odpowiednio roku podatkowego albo obrotowego rozpoczynającego się po dniu 31 grudnia 2024 r. a kończącego się przed dniem 1 kwietnia 2026 r.,
• do końca lipca 2026 r. po zakończeniu odpowiednio roku podatkowego albo obrotowego rozpoczynającego się po dniu 31 grudnia 2024 r. a kończącego się przed dniem 31 grudnia 2025 r.

Początek 2027 r. to okres, w którym obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji podatkowych w formie elektronicznej obejmie również wszystkich pozostałych przedsiębiorców rozliczających się na podstawie wspomnianych ustaw. Będą oni przesyłać swoje księgi, ewidencje i wykazy w ustrukturyzowanej formie od 2028 r. Nowe obowiązki nie zmieniają dotychczasowego sposobu składania zeznań PIT oraz CIT – ten pozostaje bez zmian.

Co określają rozporządzenia?

Zasady prowadzenia i przesyłania naczelnikowi urzędu skarbowego elektronicznych ksiąg i ewidencji podatkowych zostały wyjaśnione szczegółowo w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz rozporządzeniach Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r.:

• w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jakie są JPK w podatkach dochodowych (JPK_PD)?

Podmioty prowadzące:

1.  księgi rachunkowe będą zobowiązane do przesyłania:

• JPK_KR_PD (księgi rachunkowe),
• JPK_ST_KR (ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych)

2.  podatkową księgę przychodów i rozchodów będą zobowiązane do przesyłania:

• JPK_PKPIR (podatkowa księga przychodów i rozchodów),
• JPK_ST (ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych);

3.  ewidencję przychodów będą zobowiązane do przesyłania:

• JPK_EWP (ewidencja przychodów),
• JPK_ST (wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych).

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 16 lutego 2026 r. w sprawie przedłużenia terminów przesyłania ksiąg rachunkowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (Dz.U. poz. 188);
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1314 ze zm.); 
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 1299);
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. poz. 1294);
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. poz. 1311);
• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa;
• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.