Elektroniczne księgi oraz ewidencje podatkowe

Zgodnie z obowiÄ…zujÄ…cym harmonogramem, część przedsiÄ™biorców prowadzi od tego roku elektronicznie ksiÄ™gi i ewidencje podatkowe. Elektroniczne prowadzenie ksiÄ…g i ewidencji podatkowych umożliwia automatyzacjÄ™ kluczowych procesów finansowych, wpÅ‚ywa na znacznÄ… oszczÄ™dność czasu, jak też wyeliminowanie koniecznoÅ›ci drukowania i archiwizacji dokumentów w formie papierowej. O czym trzeba pamiÄ™tać?

 Etapy wprowadzania obowiÄ…zku...

ObowiÄ…zek prowadzenia ksiÄ…g rachunkowych, podatkowej ksiÄ™gi przychodów i rozchodów (PKPIR) albo ewidencji przychodów, jak też ewidencji i wykazu Å›rodków trwaÅ‚ych oraz wartoÅ›ci niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych jest wprowadzany etapami. Podatnicy majÄ… wiÄ™c czas na stopniowe przygotowywanie siÄ™ do nowego sposobu raportowania.

Proces cyfryzacji księgowości jest rozłożony na etapy, aby umożliwić firmom adaptację:

 

1. Od 1 stycznia 2026 r. (obowiÄ…zek prowadzenia): podatnicy PIT/CIT wysyÅ‚ajÄ…cy miesiÄ™czne JPK_VAT (JPK_V7M) muszÄ… prowadzić PKPiR, ewidencjÄ™ przychodów i ewidencjÄ™ Å›rodków trwaÅ‚ych w programie komputerowym. Wprowadzenie nowego wzoru PKPiR (19 kolumn zamiast 17). Zakaz dokumentowania zakupów paragonami bez NIP w PKPiR.
2. Rok 2027 (wysyłki): podatnicy z grupy z 2026 r.) prześlą swoje księgi w formacie JPK (JPK_PKPIR, JPK_EWP, JPK_ST) za rok 2026 do urzędu skarbowego.
3. Od 1 stycznia 2027 r. (peÅ‚na cyfryzacja): obowiÄ…zek prowadzenia ksiÄ…g elektronicznie obejmie wszystkich pozostaÅ‚ych przedsiÄ™biorców rozliczajÄ…cych siÄ™ na podstawie PIT/CIT/ryczaÅ‚tu, w tym osoby rozliczajÄ…ce JPK_VAT kwartalnie (JPK_V7K).
4. Od 2028 r. (raportowanie dla wszystkich): wszyscy podatnicy będą przesyłać ustrukturyzowane księgi i ewidencje za rok 2027.

 

Od początku 2025 roku elektroniczne księgi rachunkowe muszą prowadzić i wysłać je w formie JPK w 2026 r. w tylko najwięksi podatnicy CIT.

Pierwsza grupa osób rozliczajÄ…cych siÄ™ z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), oraz kolejna grupa podmiotów rozliczajÄ…cych siÄ™ z podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) prowadzi elektroniczne ksiÄ™gi i ewidencje podatkowe od poczÄ…tku 2026 r. Do tej grupy należą przedsiÄ™biorcy, którzy rozliczajÄ… siÄ™ na podstawie: ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych bÄ…dź ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub ustawy o zryczaÅ‚towanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiÄ…ganych przez osoby fizyczne (warunkiem jest to, że sÄ… oni zobowiÄ…zani do przesyÅ‚ania plików JPK_V7M).

PrzedsiÄ™biorcy z tej grupy pierwszy raz wyÅ›lÄ… do urzÄ™du skarbowego swoje ksiÄ™gi i ewidencje podatkowe w tej formie w 2027 r. za rok 2026. Termin przesÅ‚ania danych z ksiÄ…g rachunkowych, PKPIR, ewidencji przychodów bÄ…dź odpowiednio ewidencji i wykazu Å›rodków trwaÅ‚ych oraz wartoÅ›ci niematerialnych i prawnych jest powiÄ…zany z datÄ… zÅ‚ożenia zeznania podatkowego.Celem wydÅ‚użenia terminu na przesyÅ‚anie JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR procedowany jest projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczaÅ‚towanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiÄ…ganych przez osoby fizyczne (UD350), przewidujÄ…cy m.in. wydÅ‚użenie terminu na przesyÅ‚anie JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR do koÅ„ca 7 miesiÄ…ca po zakoÅ„czeniu roku podatkowego albo roku obrotowego podmiotom prowadzÄ…cym ksiÄ™gi rachunkowe. Projekt ten bÄ™dzie zapewne wkródtce przyjÄ™ty przez Sejm.

PrzedÅ‚użenie terminów przesyÅ‚ania ksiÄ…g

rozporzÄ…dzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 16 lutego 2026 r. w sprawie przedÅ‚użenia terminów przesyÅ‚ania ksiÄ…g rachunkowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (Dz. U. poz. 188), majÄ…ce na celu przedÅ‚użenie podmiotom prowadzÄ…cym ksiÄ™gi rachunkowe terminu na przesyÅ‚anie tych ksiÄ…g :

• do koÅ„ca siódmego miesiÄ…ca po zakoÅ„czeniu odpowiednio roku podatkowego albo obrotowego rozpoczynajÄ…cego siÄ™ po dniu 31 grudnia 2024 r. a koÅ„czÄ…cego siÄ™ przed dniem 1 kwietnia 2026 r.,
• do koÅ„ca lipca 2026 r. po zakoÅ„czeniu odpowiednio roku podatkowego albo obrotowego rozpoczynajÄ…cego siÄ™ po dniu 31 grudnia 2024 r. a koÅ„czÄ…cego siÄ™ przed dniem 31 grudnia 2025 r.

PoczÄ…tek 2027 r. to okres, w którym obowiÄ…zek prowadzenia ksiÄ…g i ewidencji podatkowych w formie elektronicznej obejmie również wszystkich pozostaÅ‚ych przedsiÄ™biorców rozliczajÄ…cych siÄ™ na podstawie wspomnianych ustaw. BÄ™dÄ… oni przesyÅ‚ać swoje ksiÄ™gi, ewidencje i wykazy w ustrukturyzowanej formie od 2028 r. Nowe obowiÄ…zki nie zmieniajÄ… dotychczasowego sposobu skÅ‚adania zeznaÅ„ PIT oraz CIT – ten pozostaje bez zmian.

Co określają rozporządzenia?

zasady prowadzenia i przesyÅ‚ania naczelnikowi urzÄ™du skarbowego elektronicznych ksiÄ…g i ewidencji podatkowych zostaÅ‚y wyjaÅ›nione szczegóÅ‚owo w rozporzÄ…dzeniu Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupeÅ‚nić prowadzone ksiÄ™gi rachunkowe podlegajÄ…ce przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz rozporzÄ…dzeniach Ministra Finansów i Gospodarki z 6 wrzeÅ›nia 2025 r.:

• w sprawie prowadzenia podatkowej ksiÄ™gi przychodów i rozchodów,
• w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu Å›rodków trwaÅ‚ych oraz wartoÅ›ci niematerialnych i prawnych,
• w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupeÅ‚nić prowadzone ksiÄ™gi rachunkowe i ewidencjÄ™ Å›rodków trwaÅ‚ych oraz wartoÅ›ci niematerialnych i prawnych podlegajÄ…ce przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jakie sÄ… JPK w podatkach dochodowych (JPK_PD)?

Podmioty prowadzÄ…ce:

1.  ksiÄ™gi rachunkowe bÄ™dÄ… zobowiÄ…zane do przesyÅ‚ania:

• JPK_KR_PD (ksiÄ™gi rachunkowe),
• JPK_ST_KR (ewidencja Å›rodków trwaÅ‚ych oraz wartoÅ›ci niematerialnych i prawnych)

2.  podatkowÄ… ksiÄ™gÄ™ przychodów i rozchodów bÄ™dÄ… zobowiÄ…zane do przesyÅ‚ania:

• JPK_PKPIR (podatkowa ksiÄ™ga przychodów i rozchodów),
• JPK_ST (ewidencja Å›rodków trwaÅ‚ych oraz wartoÅ›ci niematerialnych i prawnych);

3.  ewidencjÄ™ przychodów bÄ™dÄ… zobowiÄ…zane do przesyÅ‚ania:

• JPK_EWP (ewidencja przychodów),
• JPK_ST (wykaz Å›rodków trwaÅ‚ych oraz wartoÅ›ci niematerialnych i prawnych).

Podstawa prawna:

• rozporzÄ…dzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 16 lutego 2026 r. w sprawie przedÅ‚użenia terminów przesyÅ‚ania ksiÄ…g rachunkowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (Dz.U. poz. 188);
• rozporzÄ…dzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupeÅ‚nić prowadzone ksiÄ™gi rachunkowe podlegajÄ…ce przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1314 ze zm.); 
• rozporzÄ…dzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 wrzeÅ›nia 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej ksiÄ™gi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 1299);
• rozporzÄ…dzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 wrzeÅ›nia 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu Å›rodków trwaÅ‚ych oraz wartoÅ›ci niematerialnych i prawnych (Dz.U. poz. 1294);
• rozporzÄ…dzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 wrzeÅ›nia 2025 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupeÅ‚nić prowadzone ksiÄ™gi rachunkowe i ewidencjÄ™ Å›rodków trwaÅ‚ych oraz wartoÅ›ci niematerialnych i prawnych podlegajÄ…ce przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. poz. 1311);
• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa;
• ustawa z dnia 29 wrzeÅ›nia 1994 r. o rachunkowoÅ›ci;
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczaÅ‚towanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiÄ…ganych przez osoby fizyczne.