Jak uzyskać odpis księgi wieczystej lub zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej?

Czym zajmuje się Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych?

Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych wydaje, na wniosek, odpisy ksiąg wieczystych, wyciągi z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej. Dokumenty te mają moc dokumentów wydawanych przez sąd.

Nowelizacja ustawy o księgach wieczystych i hipotece z dnia 24 maja 2013 r., obowiązująca od 1 lipca 2014 r., wprowadziła nowe zadania Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych.

Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych:

• wydaje wyciągi z księgi wieczystej, obejmujące wskazane działy księgi;
• umożliwia składanie wniosków o wydanie odpisu księgi wieczystej, wyciągu z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
• w przypadku złożenia wniosku o wydanie dokumentów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, umożliwia wydanie dokumentu, który po samodzielnym wydrukowaniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego podsiada moc dokumentu wydawanego przez sąd, jeżeli posiadaj cechy umożliwiające jego weryfikację z danymi zawartymi w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych.
• umożliwia bezpłatne przeglądanie ksiąg wieczystych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, po podaniu numeru księgi wieczystej;

Elektroniczne Księgi Wieczyste (EKW) to projekt informatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości realizowany od 2013 r., umożliwiający, poprzez system teleinformatyczny EKW, korzystanie z nowych możliwości Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych.

Rodzaje dokumentów urzędowych z ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie informatycznym

Odpis zwykły księgi wieczystej – przedstawia ostatni stan wpisów w księdze wieczystej, a zatem nie zawiera wykreślonych, nieaktualnych danych dotyczących oznaczenia i stanu prawnego nieruchomości. Ponadto w odpisie zwykłym księgi wieczystej zamieszczone są wzmianki, tj. informacje o złożonych do księgi wieczystej wnioskach, które nie zostały jeszcze rozpoznane, bądź w których nieprawomocnym postanowieniem oddalono wniosek, umorzono postępowanie, odrzucono wniosek bądź zarządzono zwrot wniosku, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, kasacjach i wszczęciu postępowań z urzędu.

Odpis zupełny księgi wieczystej – przedstawia oprócz treści odpisu zwykłego księgi wieczystej również wpisy wykreślone oraz wykreślone wzmianki, ujawnione od chwili przepisania dotychczasowej księgi wieczystej (prowadzonej uprzednio w wersji papierowej) do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym. Oznacza to, iż w odpisie zupełnym księgi wieczystej zawarte są wszystkie dane aktualne, jak również informacje o dokonywanych zmianach w księdze wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym w oznaczeniu nieruchomości, o poprzednich właścicielach, wieczystych użytkownikach czy uprawnionych z tytułu własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu, o ograniczonych prawach rzeczowych obciążających nieruchomość, ograniczeniach w rozporządzaniu, o innych prawach i roszczeniach, a także o ustanowionych hipotekach. Jest to zatem pełna informacja o wszystkich wpisach i wzmiankach, w tym także wykreślonych dokonanych w księdze wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym.

Odpisy dotychczasowych ksiąg wieczystych, tj. prowadzonych w formie papierowej oraz odpisy dokumentów z akt ksiąg wieczystych, zarówno dotychczasowych, jak i prowadzonych w systemie informatycznym, są wydawane wyłącznie przez wydziały ksiąg wieczystych sądów rejonowych, w których właściwości miejscowej znajdują się dane księgi wieczyste.

Zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej – zawiera informację, iż księga wieczysta o numerze wskazanym przez wnioskodawcę została zamknięta, co oznacza, że nie można już dokonywać w niej żadnych wpisów ani zamieszczać wzmianek. Z uwagi na to, iż wskazane powyżej, a wydawane przez Centralną Informację Ksiąg Wieczystych dokumenty różnią się w sposób istotny zawartością merytoryczną, przed złożeniem wniosku o wydanie odpisu księgi wieczystej, wnioskodawca powinien upewnić się, jaki rodzaj dokumentu jest mu niezbędny.

Zasady wydawania odpisów ksiąg wieczystych i zaświadczeń o zamknięciu ksiąg wieczystych przez centralę i ekspozytury Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych

Wniosek składa się osobiście lub korespondencyjnie drogą pocztową w centrali Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (CCIKW), mieszczącej się w Warszawie (00-454 Warszawa, ul. Czerniakowska 100) albo w jednej z ekspozytur Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (ECI), mieszczących się przy wydziałach sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste, na urzędowym formularzu (KW-ODPIS „Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej/ zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej”).

Druki formularzy udostępnione są nieodpłatnie na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości albo bezpośrednio w siedzibie CCIKW lub ECI.

Wniosek złożony korespondencyjnie do ECI przekazuje się do CCIKW celem jego załatwienia.

Wniosek powinien być wypełniony czytelnie, drukowanymi literami, na maszynie, na komputerze bądź ręcznie, zgodnie z opisem pól. Szczególną uwagę należy zwrócić na pole nr 2 „Numer księgi wieczystej, której odpis lub zaświadczenie ma dotyczyć.

Prawidłowe oznaczenie numeru księgi wieczystej polega na wskazaniu kodu wydziału ksiąg wieczystych, numeru księgi wieczystej i cyfry kontrolnej. Wniosek powinien równieŜ zawierać dokładny adres wnioskodawcy.

Złożenie wniosku w CCIKW poprzedza uiszczenie opłaty w kasie CCIKW lub na rachunek bieżący dochodów Ministerstwa Sprawiedliwości.

Natomiast złożenie wniosku w ECI wymaga uiszczenia opłaty w kasie sądu lub na rachunek bieżący dochodów sądu rejonowego, przy którym funkcjonuje ekspozytura.

Do wniosku składanego bezpośrednio w CCIKW lub ECI dołącza się oryginał uiszczonej opłaty za odpis.

Do wniosku składanego korespondencyjnie w CCIKW lub ECI dołącza się tylko kopię dowodu wpłaty na wskazany rachunek bankowy Ministerstwa Sprawiedliwości.

W przypadku dołączenia do wniosku dowodu wniesienia opłaty w formie wydruku potwierdzającego dokonanie operacji bankowej, na wydruku zamieszcza się potwierdzoną własnoręcznym podpisem informację, że figurująca w nim kwota stanowi opłatę za składany wniosek.

Dowodu wniesienia opłaty w formie kopii lub wydruku nie zwraca się wnioskodawcy.

Wniosek niezłożony na urzędowym formularzu, nieprawidłowo wypełniony, nieopłacony, a także wniosek, od którego uiszczono opłatę w wysokości niższej od należnej lub bez dołączenia prawidłowego dowodu uiszczonej opłaty, pozostawia się bez nadania biegu. O fakcie tym zawiadamia się wnioskodawcę z podaniem przyczyn niemożności wydania dokumentu.

Jeśli w terminie miesiąca od dnia doręczenia zawiadomienia wyżej wymienione braki zostaną usunięte, to żądany odpis lub zaświadczenie zostaną wydane.

W sytuacji, gdy wniosek spełnia wymogi formalne, CCIKW lub ECI wydaje odpis księgi wieczystej lub zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej wraz z dowodem wniesienia opłaty, na którym potwierdza się fakt wydania dokumentu.

Zob. też: Wykaz wydziałów ksiąg wieczystych w których wdrożono system informatyczny (stan na dzień 1.01.2015 r.)

Składanie wniosku o wydanie dokumentu przez EKW

Przez system EKW użytkownik też może złożyć wniosek o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (CIKW). Dokumenty wydawane są odpłatnie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości (Dz.U. z 2013 r., poz. 1412; zob. dalej).

System EKW umożliwia złożenie wniosku o uzyskanie odpisu lub wyciągu z księgi wieczystej bądź zaświadczenia o jej zamknięciu w formie elektronicznej. Aby uzyskać taki dokument, konieczna jest znajomość numeru księgi wieczystej, której ma on dotyczyć.

Dokumenty mogą być wydane w formie elektronicznej do samodzielnego wydruku lub papierowej i korespondencyjnie dostarczone pod wskazany adres. Ich udostępnienie następuje po uiszczeniu opłaty, której wysokość zależy od rodzaju dokumentu, formy dostarczenia i żądanej liczby kopii.

Zarówno taki dokument dostarczony drogą pocztową, jak i samodzielnie wydrukowany mają moc dokumentu wydanego przez sąd.

Żeby złożyć wniosek o wydanie dokumentu, należy:

1. przygotować numer księgi wieczystej, składający się z 3 części: czteroznakowego kodu Wydziału Ksiąg Wieczystych, gdzie księga została założona w formie elektronicznej, właściwego numeru księgi wieczystej i cyfry kontrolnej (z przedziału od 0 do 9, nadawanej w chwili zakładania księgi w postaci elektronicznej).

W sytuacji braku znajomości numeru księgi wieczystej, należy zwrócić się do właściwego, ze względu na miejsce położenia danej nieruchomości, sądu rejonowego - wydziału ksiąg wieczystych.

2. wejść na stronę główną systemu znajdującą się pod adresem: https://ekw.ms.gov.pl.

3. z menu E-USŁUGI wybrać "Składanie wniosków o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych".

Zob. Składanie wniosków o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych

4. wprowadzić numer księgi wieczystej, wybierając z listy kod wydziału i wprowadzając numer księgi (pole automatycznie uzupełniane jest zerami do ośmiu znaków, tzn. wystarczy wpisać „122054”, zamiast „00122054”) oraz cyfrę kontrolną (kod wydziału/numer księgi/cyfra kontrolna, np. WA4M/00122054/9). Następnie trzeba odpowiedzieć na zadanie logiczne poniżej (używając znaków numerycznych, np. 5, -17) i użyć przycisku "DALEJ".

5. wybrać odpowiednie: rodzaj dokumentu, działy księgi wieczystej (dotyczy wyciągów), formę dostarczenia, liczbę żądanych dokumentów (opcja dostępna dla korespondencyjnej formy dostarczenia) i wcisnąć przycisk "DALEJ".

6. Użytkownik zostaje wtedy przekierowany do strony przedstawiającego listę wniosków. Na tym etapie ma możliwości:

• przejścia do kolejnego kroku składania wniosku za pomocą przycisku "DALEJ";
• modyfikacji wniosku, klikając w napis "Modyfikuj wniosek", znajdujący się w kolumnie "Dostępne operacje";
• usunięcia wniosku, klikając w napis "Usuń wniosek", znajdujący się w kolumnie Dostępne operacje;
• dodanie kolejnego wniosku za pomocą przycisku "DODAJ WNIOSEK".

7. wprowadzić adres e-mail, na który system wyśle potwierdzenie złożenia zlecenia oraz link URL do strony, gdzie po dokonaniu płatności dostępne będą zarejestrowane wnioski, potwierdzenia złożenia wniosków i dokonania płatności oraz dokumenty do samodzielnego wydruku. W przypadku korespondencyjnej formy doręczenia dokumentu/-ów należy uzupełnić pola w sekcji Dane do doręczenia. Potwierdzić żądanie złożenia zlecenia przyciskiem "DALEJ".

8. zrealizować płatność (zob. niżej).

9. po zrealizowaniu płatności pod wygenerowanym linkiem URL zostaną udostępnione: złożone wnioski, potwierdzenia złożenia wniosku i dokonania płatności, dokumenty do samodzielnego wydruku (nie dotyczy dokumentów o korespondencyjnej formie dostarczenia).

Wygenerowane dokumenty dostępne są przez 14 dni, zaś potwierdzenia złożenia wniosku – 24 miesiące. Po tym czasie zostaną automatycznie usunięte.

Po wybraniu opcji "Pobierz dokument", system przedstawi odpis księgi wieczystej.

W nagłówku dokumentu przedstawiony jest 36-znakowy identyfikator do weryfikacji dokumentu, który jest tożsamy z identyfikatorem wydruku. Identyfikator wydruku jest używany podczas weryfikacji autentyczności wydruku. 

EKW współpracuje z systemem ePłatności, prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Żeby więc zrealizować płatność, po uzupełnieniu danych wniosku/wniosków, użytkownik ma dwie możliwości:

• powrót do poprzedniej strony za pomocą przycisku "Powrót do edycji wniosków", 
• rozpoczęcie realizacji płatności. 

Aby dokonać płatności, należy postępować zgodnie z następującymi krokami:

1. Wcisnąć przycisk "Akceptuję warunki i płacę". Użytkownik zostaje przekierowany do systemu ePłatności.

2. System ePłatności wyświetla podsumowanie zapłaty za eUsługę: "Dane płatności", "Dane płatnika" oraz "Dane użytkownika". Należy wybrać przycisk "Dalej" (w prawym dolnym rogu).

3. Wybrać sposób płatności (kliknąć na odpowiedni bank w przypadku płatności przelewem lub na odpowiedni rodzaj karty w przypadku płatności kartą płatniczą / kredytową) oraz przycisk "Zapłać".

4. Użytkownik zostanie przekierowany do zewnętrznego systemu płatności on-line lub strony wybranego banku, gdzie zostaną przesłane parametry transakcji.

5. Zrealizować płatność w zewnętrznym systemie płatności on-line lub przelew za pośrednictwem wybranego banku.

6. Po realizacji płatności Użytkownik zostanie przekierowany z powrotem do strony zlecenia w systemie EKW.

Aby przejść do zakładki "Zrealizowane wnioski" w celu pobrania dokumentów, należy kliknąć "DALEJ".

Opłaty

Informacje z Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych (odpisy, zaświadczenia, wgląd do księgi wieczystej) udostępnia Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych oraz jej ekspozytury w wydziałach ksiąg wieczystych sądów rejonowych, w których wdrożono system informatyczny.

Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych pobiera następujące opłaty:

- od wniosków w postaci papierowej o wydanie:

• odpisu zwykłego księgi wieczystej - 30 zł,
• odpisu zupełnego księgi wieczystej - 60 zł,

- wyciągu z księgi wieczystej:

• 15 zł - za wyciąg z jednego działu księgi wieczystej,
• 20 zł - za wyciąg z dwóch działów księgi wieczystej,
• 25 zł - za wyciąg z trzech działów księgi wieczystej,
• 30 zł - za wyciąg z czterech działów księgi wieczystej,

- pomnożone przez liczbę żądanych wyciągów,

- zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej - 10 zł.

- od wniosku złożonego, na podstawie art. 36⁴ ust. 4 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wniosku o wydanie, w celu samodzielnego wydrukowania:

• odpisu zwykłego księgi wieczystej - 20 zł,
• odpisu zupełnego księgi wieczystej - 50 zł,

- wyciągu z księgi wieczystej:

• 5 zł - za wyciąg z jednego działu księgi wieczystej,
• 10 zł - za wyciąg z dwóch działów księgi wieczystej,
• 15 zł - za wyciąg z trzech działów księgi wieczystej,
• 20 zł - za wyciąg z czterech działów księgi wieczystej,

- zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej - 5 zł;
- od wniosku o wyszukanie ksiąg wieczystych w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych - 20 zł.

Za wnioski składane do centrali Centralnej Informacji (ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa), opłaty należy uiszczać na konto:

Ministerstwo Sprawiedliwości
Aleje Ujazdowskie 11
00-950 Warszawa

NBP O/O Warszawa PL 77 1010 1010 0400 1922 3100 0000

(SWIFT (kod BIC) NBPLPLPW dla przelewów zagranicznych)

Za wnioski składane do ekspozytury Centralnej Informacji opłatę należy wnieść na rachunek bieżący dochodów sądu, przy którym funkcjonuje ekspozytura, w której złożono wniosek, albo do kasy tego sądu.

Do opłat wniesionych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego doliczona będzie prowizja operatora płatności elektronicznej.

Zob. też: Wykaz numerów rachunków bieżących dochodów sądów powszechnych

Wysokość opłat za wpis lub wykreślenie wpisu w księdze wieczystej oraz założenie księgi wieczystej jest określona w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Wgląd do księgi wieczystej jest bezpłatny.

Formularze wniosków składanych do Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych

Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej / zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej (KW-ODPIS) (należy drukować dwustronnie):

• Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej / wyciągu z księgi wieczystej / zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej  
• Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej / wyciągu z księgi wieczystej / zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej 

A.J.
Zespół e-prawnik.pl