Jak korzystać z internetowej przeglądarki ksiąg wieczystych?

Elektroniczne Księgi Wieczyste 

Księgi wieczyste, zgodnie z art. 25¹ ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece prowadzone są w systemie teleinformatycznym.

Od 2003 r. trwał proces przenoszenia dotychczasowych, papierowych ksiąg wieczystych, do postaci elektronicznej. Treść ksiąg wieczystych gromadzona jest w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych, mieszczącej się w Centralnym Ośrodku Przetwarzania Danych Ministerstwa Sprawiedliwości.

Informacji z centralnej bazy danych ksiąg wieczystych udziela Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych, z ekspozyturami przy wydziałach sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste.

Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych wydaje na wniosek odpisy ksiąg wieczystych, wyciągi z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej. Dokumenty te mają moc dokumentów wydawanych przez sąd.

Nowelizacja ustawy o księgach wieczystych i hipotece z dnia 24 maja 2013 r., obowiązująca od 1 lipca 2014 r., wprowadziła nowe zadania Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych.

Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych:

• wydaje wyciągi z księgi wieczystej, obejmujące wskazane działy księgi;
• umożliwia składanie wniosków o wydanie odpisu księgi wieczystej, wyciągu z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
• w przypadku złożenia wniosku o wydanie dokumentów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, umożliwia wydanie dokumentu, który po samodzielnym wydrukowaniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego podsiada moc dokumentu wydawanego przez sąd, jeżeli posiadaj cechy umożliwiające jego weryfikację z danymi zawartymi w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych.
• umożliwia bezpłatne przeglądanie ksiąg wieczystych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, po podaniu numeru księgi wieczystej;

Elektroniczne Księgi Wieczyste (EKW) to projekt informatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości realizowany od 2013 r., umożliwiający, poprzez system teleinformatyczny EKW, korzystanie z nowych możliwości Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych.

Jak korzystać z przeglądarki ksiąg wieczystych udostępnionej w sieci publicznej Internet?

Na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości w menu Rejestry i ewidencje i pod menu "Nowa księga wieczysta" należy nacisnąć na link "Przeglądarka ksiąg wieczystych". 

Alternatywny sposób wywołania aplikacji to wpisanie adresu http://ekw.ms.gov.pl w przeglądarce internetowej. 

Zob.: Elektroniczna Księga Wieczysta

Na pierwszym ekranie Podsystemu Dostępu do Centralnej Bazy Danych w polu Numer księgi wieczystej należy wprowadzić numer elektronicznej księgi wieczystej. Składa się on z trzech członów:

• czteroznakowego kodu wydziału, we właściwości którego znajdowała się księga wieczysta w momencie założenia w jej w postaci elektronicznej; wykaz kodów wydziałów zawiera załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym. Kod wydziału można wprowadzić ręcznie lub przy pomocy listy rozwijanej zawierającej nazwy miejscowości, w których znajdują się wydziały ksiąg wieczystych (w przypadku miast, w których znajduje się kilka wydziałów na liście zawarto również ich numery) oraz przypisane do nich kody. 
• właściwego numeru księgi wieczystej, odpowiadającego numerowi nadanemu w repertorium ksiąg wieczystych danego wydziału. W przypadku ksiąg wieczystych, które prowadzone były wcześniej w postaci tradycyjnej (tzn. papierowej) jest to numer, który widniał na okładce księgi wieczystej uzupełniony zerami do ośmiu znaków (system uzupełnia zera w sposób automatyczny). 
• cyfry kontrolnej – nadawanej w chwili zakładania księgi w postaci elektronicznej. 

Elektroniczny numer księgi wieczystej można usunąć poprzez naciśniecie przycisku "Wyczyść".

Następnie trzeba kliknąć w polu "Nie jestem robotem". Jest to mechanizm zabezpieczający system (tzw. kod captcha) przez zapytaniami generowanymi w sposób automatyczny przez systemy zewnętrzne.

Po wprowadzeniu danych w powyższych polach należy nacisnąć przycisk "Szukaj", umożliwiający pobranie ogólnych informacji dotyczących księgi wieczystej.

Użytkownik może również wycofać się z przeszukiwania i powrócić do podmenu Nowa księga wieczysta, znajdującego się na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości poprzez naciśnięcie przycisku "Zakończ pracę". 

Ne ekranie "Ogólne informacje dotyczące wybranej księgi wieczystej" użytkownik może zapoznać się z następującymi wpisami ujawnionymi w księdze wieczystej:

• numer księgi wieczystej – zgodny z numerem wprowadzonym na poprzedniej stronie przez użytkownika, 
• typ księgi wieczystej – typ określony dla księgi wieczystej wybranej przez użytkownika (jedna z wartości: nieruchomość gruntowa, grunt oddany w użytkowanie wieczyste, grunt oddany w użytkowanie wieczyste i budynek stanowiący odrębną nieruchomość, grunt oddany w użytkowanie wieczyste i urządzenie stanowiące odrębną nieruchomość, grunt oddany w użytkowanie wieczyste, budynek i urządzenie stanowiące odrębną nieruchomość, budynek stanowiący odrębną nieruchomość, lokal stanowiący odrębną nieruchomość, własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej. 
• oznaczenie wydziału prowadzącego księgę wieczystą – prezentuje numer i nazwę wydziału ksiąg wieczystych, we właściwości którego znajduje się dana księga wieczysta. 
• data zapisania księgi wieczystej – prezentuje datę zapisania księgi wieczystej w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych, 
• data zamknięcia księgi wieczystej – prezentuje datę zamknięcia księgi wieczystej. Pole najczęściej jest puste.  Położenie – prezentuje dane dotyczące położenia i adresu nieruchomości, ujawnione w dziale I-O księgi wieczystej. W przypadku, gdy księga wieczysta prowadzona jest dla większej liczby obiektów geodezyjnych system prezentuje 3 pozycje. 
• właściciel/ użytkownik wieczysty/ uprawniony – w zależności od typu księgi wieczystej system prezentuje informacje dotyczące właściciela, użytkownika wieczystego lub uprawnionego, ujawnione w dziale II księgi wieczystej. W przypadku, gdy dział II zawiera wiele wpisów, system prezentuje 3 pozycje. 

Po zapoznaniu się z ogólnymi informacjami dotyczącymi księgi wieczystej, użytkownik może przejść do zapoznania się z szczegółami wpisów w niej ujawnionych, naciskając odpowiednio jeden z przycisków:

• "Przeglądanie aktualnej treści KW", jak też "Przeglądanie aktualnej treści KW - dotychczasowa postać" – umożliwia pobranie aktualnych informacji ujawnionych w księdze wieczystej (tylko wpisy obowiązujące). Zawartość informacyjna jest zgodna z prezentowaną na odpisie zwykłym księgi wieczystej. 
• "Przeglądanie zupełnej treści KW" - umożliwia pobranie zarówno aktualnych (obowiązujących), jak i wykreślonych informacji z księgi wieczystej. Zawartość informacyjna jest zgodna z prezentowaną na odpisie zupełnym księgi wieczystej. 

Użytkownik może również wycofać się z pobierania szczegółów księgi wieczystej i powrócić do pierwszego ekranu umożliwiającego wprowadzenie numeru księgi wieczystej poprzez naciśnięcie przycisku "Powrót". 

Ne ekranie "Treść księgi wieczystej" użytkownik może zapoznać się z wpisami ujawnionymi na okładce i w poszczególnych działach księgi wieczystej, poprzez wybranie odpowiedniej zakładki:

• Okładka – prezentuje ogólne informacje dotyczące księgi wieczystej, w szczególności jej numer, dane dotyczące wydziału prowadzącego daną księgę, typ księgi, chwilę zapisania i ujawnienia księgi w CBDKW, datę założenia dotychczasowej księgi, chwilę i podstawę zamknięcia księgi.  Dział I-O Oznaczenie nieruchomości - zawiera dane dotyczące położenia, oznaczenia działki ewidencyjnej, budynku, lokalu i urządzenia oraz obszar nieruchomości. 
• Dział I-Sp Spis praw związanych z nieruchomością – zawiera opis praw związanych z własnością nieruchomości, opis udziału w nieruchomości wspólnej, opis prawa użytkowania wieczystego i opis spółdzielni mieszkaniowej. 
• Dział II Własność – zawiera wielkość udziału oraz opis właściciela, użytkownika, uprawnionego, właściciela wyodrębnionego lokalu. 
• Dział III Prawa, roszczenia i ograniczenia – zawiera treść praw, roszczeń, ograniczeń w rozporządzaniu nieruchomością, osoby uprawnione według treści prawa lub roszczenia oraz treść ostrzeżeń i osoby, których roszczenie zostało przez wpis ostrzeżenia zabezpieczone. 
• Dział IV Hipoteki – zawiera dane dotyczące hipoteki lub roszczenia o ustanowienie hipoteki oraz dane dotyczące wierzyciela hipotecznego. Na początku każdego działu księgi wieczystej znajdują się informacje dotyczące wzmianek – numer, chwila zamieszczenia i wykreślenia oraz omówienie wykreślenia. 

Na końcu każdego działu księgi wieczystej prezentowane są informacje dotyczące dokumentów stanowiących podstawy wpisów w danym dziale oraz wniosków, w wyniku rozpoznania których dokonano wpisów w danym dziale. Odwołania do numerów dokumentów stanowiących podstawy wpisów/ wykreśleń przywołane są przy każdym polu księgi wieczystej.

Wpisy obowiązujące prezentowane są na białym tle. Wpisy wykreślone prezentowane są na szarym tle. Wpisy wykreślone oraz dokumenty stanowiące podstawę wykreśleń oraz wnioski, w wyniku których dokonano wykreśleń prezentowane są wyłącznie podczas przeglądania treści zupełnej księgi wieczystej.

Po zakończeniu przeglądania treści księgi wieczystej użytkownik może powrócić do ekranu prezentującego ogólne informacje dotyczące danej księgi wieczystej poprzez naciśnięcie przycisku "Powrót".

Pytania i odpowiedzi Ministerstwa Sprawiedliwości dotyczące EKW

1. Podczas próby przejrzenia księgi wieczystej, po wybraniu adresu http://ekw.ms.gov.pl/ pojawia się komunikat: "The requested URL was rejected. Please consult with your administrator. Your support ID is: 16601979272844379786". Czy jest to problem po stronie mojego komputera czy może jest jakaś awaria systemu? 

2. Zwracam się z pytaniem dotyczącym portalu EKW: http://ekw.ms.gov.pl – czy posiada on, ograniczenia odnośnie liczby możliwych zapytań wykonanych z jednego adresu IP. 

Aby utrudnić masowe, automatyczne pobieranie ksiąg wieczystych, wprowadzono pewne zabezpieczenia ograniczające liczbę otwartych sesji z jednego numeru IP oraz częstotliwość wejść do przeglądarki z jednego numeru IP. Z tych zabezpieczeń Ministerstwo nie zamierza zrezygnować.

3. Czy istnieje możliwość korzystania z portalu o księgach wieczystych, w celach komercyjnych odpłatnie, na warunkach preferencyjnych z pominięciem obostrzeń dotyczących IP?

Miinisterstwo nie udostępnia usługi PDCBDKW (czyli przeglądarki ksiąg wieczystych przez Internet http://ekw.ms.gov.pl) na warunkach preferencyjnych firmom komercyjnym.

4. Do czego służy kod zabezpieczający (autoryzacji) z obrazka, nie jest on czytelny i zrozumiały. Co zrobić w tej sytuacji? 

5. Przy o uruchomieniu strony ekw.ms.gov.pl nie wyświetla mi się kod recaptcha? 

• nie ma włączonej blokady poprzez zainstalowane i uruchomione oprogramowanie, które uniemożliwia wyświetlenie obrazka – jeśli jest zainstalowane to proszę wyłączyć to oprogramowanie, 
• łącze które jest wykorzystywane w serwisie ekw.ms.gov.pl, nie ma zbyt długiego czasu odpowiedzi z serwera google.com powodującego błąd – jeśli taka sytuacja istnieje to proszę o odświeżenie strony,
• strona www.google.com nie jest blokowana przez Państwa administratora sieci lokalnej,
• przyczyna może być też po stronie przeglądarki brak wyłączonej obsługi javascript.

7. Chciałbym się dowiedzieć, czy mając numer repertorium  mogę sprawdzić zapisy w centralnej bazie danych Ksiąg Wieczystych, ponieważ tam chyba trzeba mieć nr księgi a ja go nie posiadam. 

Aby przeglądać księgi wieczyste za pośrednictwem portalu http://ekw.ms.gov.pl, należy posiadać numer księgi wieczystej. Nie ma możliwości korzystania z innych numerów.

8. Jaka może być przyczyna, że wyszukiwarka odpowiada „nie znaleziono takiej księgi” pomimo tego, że księga w starym układzie papierowym istnieje? 

Obecnie wszystkie wydziały ksiąg wieczystych pracują w systemie informatycznym Nowa Księga Wieczysta, lecz nie wszystkie jeszcze zakończyły przenoszenie treści ksiąg wieczystych do postaci elektronicznej (migrację ksiąg wieczystych).
236 wydziałów na 348 istniejących ma w pełni przemigrowany zasób ksiąg wieczystych. Informacja aktualizowana na bieżąco o tych wydziałach znajduje się na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl) w zakładce „rejestry i ewidencje”.
W centralnej bazie danych ksiąg wieczystych znajduje się, wg stanu na dzień 18 marca 2013 r., 18 002 091 ksiąg wieczystych, na ok. 20 mln istniejących ksiąg, co stanowi ok. 90%.

9. Proszę o informację, jak wypełnić pola na stronie http://ekw.ms.gov.pl/.

• czteroznakowego kodu wydziału, we właściwości którego znajdowała się księga wieczysta w momencie założenia w jej w postaci elektronicznej. Kod wydziału można wprowadzić ręcznie lub przy pomocy listy rozwijanej zawierającej nazwy miejscowości, w których znajdują się wydziały ksiąg wieczystych (w przypadku miast, w których znajduje się kilka wydziałów na liście zawarto również ich numery) oraz przypisane do nich kody.
• właściwego numeru księgi wieczystej, odpowiadającego numerowi nadanemu w repertorium ksiąg wieczystych danego wydziału. W przypadku ksiąg wieczystych, które prowadzone były wcześniej w postaci tradycyjnej (tzn. papierowej) jest to numer, który widniał na okładce księgi wieczystej uzupełniony zerami do ośmiu znaków (system uzupełnia zera w sposób automatyczny).
• cyfry kontrolnej – nadawanej w chwili zakładania księgi w postaci elektronicznej (cyfra od 0 do 9).

W sytuacji braku  znajomości elektronicznego numeru księgi wieczystej, należy zwrócić się z pytaniem do właściwego, ze względu na miejsce położenia interesującej Państwo nieruchomości, Sądu Rejonowego- Wydziału Ksiąg Wieczystych.

10. Przeglądając zapisy w księdze wieczystej stwierdziłem brak adresu (lub innych danych). 

11. Czy te informacje, które znajdę na temat Księgi Wieczystej X w systemie informatycznym pokrywają się z danymi, które mogłabym uzyskać osobiście w miejscowo właściwym Sądzie?

12. Jak można w wyszukiwarce ksiąg wieczystych sprawdzić księgę posiadając nr starej księgi wieczystej 

13. Proszę o udzielenie informacji dotyczących obsługi elektronicznych ksiąg wieczystych. Mam księgę wieczystą w systemie tradycyjnym i chciałabym wiedzieć, czy konieczne jest zakładanie księgi wieczystej w postaci elektronicznej, czy jest to zrobione niejako automatycznie. Chodzi mi o to, że trzeba wypełnić na stronie internetowej 3 rubryki, ja mam dane tylko do dwóch pierwszych co uniemożliwia mi skorzystanie z przeglądarki ksiąg wieczystych. 

Nie ma konieczności ponownego zakładania księgi wieczystej, przenoszenie ksiąg wieczystych do postaci elektronicznej odbywa się sukcesywnie i nie wymaga działań z państwa strony.
Numer elektronicznej księgi wieczystej składa się z trzech członów: czteroznakowego kodu wydziału, właściwego numeru księgi wieczystej i cyfry kontrolnej.

W sytuacji braku  znajomości elektronicznego numeru księgi wieczystej, należy zwrócić się z pytaniem do właściwego, ze względu na miejsce położenia interesującej Państwo nieruchomości, Sądu Rejonowego- Wydziału Ksiąg Wieczystych.

14. Na jakiej podstawie prawnej udostępnione są dane dostępne poprzez portal http://ekw.ms.gov.pl. Czy nie łamie to ustawy o ochronie danych osobowych? 

Zgodnie z art. 7 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, "przetwarzanie danych" to w szczególności ich udostępnianie. Dopuszczalność przetwarzania danych osobowych zawartych w księdze wieczystej wynika z Art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, albowiem podanie takich danych stanowi spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

15. Czy istnieje możliwość złożenia wniosku o wpis lub uzyskanie odpisu z księgi wieczystej w formie elektronicznej?

Na chwilę obecną nie jest możliwe złożenie wniosku o wpis lub uzyskanie odpisu z księgi wieczystej w formie elektronicznej. Można to jedynie zrobić listownie lub bezpośrednio w Wydziale Ksiąg Wieczystych.

Informacje MS dla klientów EKW

Ministerstwo Sprawiedliwości poinformowało, że nie współpracuje z żadną prywatną firmą ani osobami fizycznymi, którzy udostępniają w Internecie informacje w zakresie ksiąg wieczystych oraz nie ponosi odpowiedzialności za ich publikacje w serwisach internetowych dotyczących ksiąg wieczystych.

Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia usługi związane z księgami wieczystymi na stronie https://ekw.ms.gov.pl/.

Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych poinformował, iż Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych nie rozsyła, a także nie współpracuje z podmiotami przesyłającymi  "Obwieszczenia o zakończeniu migracji ksiąg wieczystych" wraz z "zobowiązaniem do uiszczenia jednorazowej opłaty skarbowej w wysokości 30 zł". Przedmiotowe pismo nie pochodzi od Ministerstwa Sprawiedliwości i nie wywołuje skutków prawnych.

Osoby, które otrzymały takie druki nie są zobowiązane do uiszczenia opłat z tego tytułu.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl