Faktury zaliczkowe i sposób ich rozliczania

Obowiązek podatkowy przy otrzymaniu zaliczki a faktura

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Otrzymaną zaliczkę należy udokumentować fakturą VAT niezależnie od wysokości tej zaliczki. Pomimo tego, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania zaliczki, to przepisy rozporządzenia fakturowego pozwalają na wystawienie faktury zaliczkowej nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy (par. 10 rozporządzenia fakturowego).

Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

Data wystawienia faktury nie zmienia daty powstania obowiązku podatkowego.  

Przykład:                  

• Podatnik VAT otrzymał zaliczkę w dniu 30 września 2012 r. Zgodnie z ww. przepisami, faktura zaliczkowa została wystawiona w dniu 4 października. Pomimo wystawienia faktury w październiku, obowiązek z tytułu zaliczki w podatku VAT powstał we wrześniu.

Aby uniknąć pomyłek, najłatwiej jest wystawiać faktury zaliczkowe w dacie otrzymania zaliczki. Wtedy podatnik będzie miał pewność, że data wystawienia faktury będzie tożsama z datą powstania obowiązku podatkowego.

Dane na pierwszej fakturze zaliczkowej i na kolejnych fakturach zaliczkowych

Faktura stwierdzająca pobranie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej: 

1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2. numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

3. datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT" lub "FAKTURA VAT-MP", kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku kolejnej faktury zaliczkowej - również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto;

4. stawkę podatku;

5. kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:  

                               ZB x SP

                    KP = ---------------

                              100 + SP

gdzie:

KP - oznacza kwotę podatku,

ZB - oznacza kwotę pobranej części lub całości należności brutto,

SP - oznacza stawkę podatku;

6.   dane dotyczące zamówienia lub umowy," a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;

7.   datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury. 

Przykład: 

• Spółka ALFA, będąca podatnikiem podatku VAT otrzymała zaliczkę w kwocie 12.000 zł. Zaliczka wpłynęła na konto spółki w dniu 14 października 2012 r. Spółka ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową najpóźniej do dnia 21 października. Nawet jednak brak faktury nie zmieni daty powstania obowiązku podatkowego, który wystąpi w dniu 14 października.

Otrzymana zaliczka jest kwotą brutto, a więc zawiera już w sobie podatek VAT. W związku z tym podatek VAT z faktury będzie wyliczony następująco( w razie zastosowania stawki 22%):

12.000 zł x 22/1222 = 2.163,93 zł 

Kwota netto z faktury wyniesie: 12.000 zł x 100 / 122 = 9.836,07 zł

Sposób odliczania podatku VAT z faktur zaliczkowych

Kwotę podatku naliczonego (a więc podlegającego odliczeniu) stanowi między innymi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika, potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego. Oznacza to, że jeżeli wpłata zaliczki wiązała się z powstaniem obowiązku podatkowego u podmiotu, który ją otrzymał, u wpłacającego zaliczkę podmiotu kwota podatku z faktury zaliczkowej będzie kwotą do odliczenia. Sama wpłata zaliczki jest jednak niewystarczająca. Koniecznym warunkiem odliczenia podatku jest bowiem otrzymanie faktury zaliczkowej (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). Jeżeli więc podatnik, który otrzymał zaliczkę nie będzie chciał wystawić faktury potwierdzającej jej otrzymanie, wpłacający zaliczkę nie będzie mógł odliczyć podatku, pomimo tego, że u dostawcy wystąpi zaległość podatkowa i brak faktury i tak spowoduje powstanie u niego obowiązku podatkowego.

Rozliczenie dostawy – dwa sposoby dokumentacji 

Przez „rozliczenie dostawy” należy rozumieć sytuację otrzymania towaru lub wykonania usługi, przy czym wcześniej miały miejsce wpłaty zaliczek na te czynności.

Ustawodawca daje podatnikom możliwość rozliczenia dostawy na dwa sposoby.

Po pierwsze, można wystawić fakturę końcową. Jeżeli bowiem faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę końcową na zasadach ogólnych, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności; taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury końcowej. 

Drugi sposób rozliczenia polega na skorygowaniu dotychczasowych faktur zaliczkowych; taki sposób może mieć jednak miejsce jedynie w razie zwrotu zaliczki. W tej sytuacji sprzedawca musi udokumentować zwrot zaliczki (dokumentem „KW”), co pozwoli mu na wystawienie faktury korygującej. Następnie sprzedawca może wystawić fakturę – już nie końcową, bo przecież faktury zaliczkowe zostały skorygowane – ale fakturę dokumentującą całość dostawy.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.  U. 2004 r., Nr 54, poz. 535, ze zm.);

• Rozporządzenie Ministra Finansów  w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 4 kwietnia 2011 r. (Dz. U. z dnia 6 kwietnia 2011 r.)  

•  Rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 marca 2011 r. (Dz. U. z dnia 30 marca 2011 r.)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl