Jak należy składać deklaracje VAT?

Kto jakie deklaracje musi składać?

Deklaracja jest istotnym elementem rozliczenia VAT, gdyż zobowiązanie podatkowe, kwotę zwrotu różnicy podatku, kwotę zwrotu podatku naliczonego czy różnicy podatku, przyjmuje się generalnie w kwocie wynikającej z deklaracji podatkowej, chyba że organ podatkowy określi je w innej wysokości.

Podatnicy podatku od towarów i usług (VAT) mają obowiązek, co do zasady, składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe VAT-7 za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. 

Mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, składają w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe VAT-7K za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

- przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1 000 zł.

Od początku 2017 r. nastąpiło ograniczenie możliwości stosowania kwartalnego sposobu rozliczania VAT. Rozliczenie kwartalne dostępne są teraz jedynie dla małych podatników.

Nastąpiła także likwidacja formularza VAT-7D (podatnicy od rozliczenia za styczeń składają deklaracje VAT-7, bez konieczności aktualizacji VAT-R).

Mali podatnicy, u których wartość sprzedaży przekroczyła ww. kwotę, składają deklaracje podatkowe za okresy miesięczne począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

• w którym przekroczono tę kwotę - jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku gdy przekroczenie tej kwoty nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału;
• następującego po kwartale, w którym przekroczono tę kwotę - jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Jeśli więc mały podatnik, rozliczający się kwartalnie (VAT-7K) przekroczy ww. limit 1,2 mln euro, to obowiązuje go rozliczenie miesięczne (wg art. 99 ust. 5 ustawy). 

Jeżeli zatem np. mały podatnik, który rozpoczął działalność gospodarczą w listopadzie 2016 roku i wybrał metodę kasową, nie przekroczył limitu dla małego podatnika, to - pomimo braku możliwości rozliczania się kwartalnie - nie traci prawa do rozliczania kasowego. Może rozliczać się kasowo, z tym że w 2017 r. składa już deklaracje VAT-7.

Mali podatnicy, którzy nie wybrali metody kasowej, mogą również składać kwartalne deklaracje podatkowe, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego, najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa.

Mali podatnicy, którzy nie stosują metody kasowej, mogą więc stosować kwartalne okresy rozliczeniowe z podatku, o ile zawiadomią o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Odpowiednia informacja powinna być złożona w terminie do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa - podatnicy ci także składają deklaracje podatkowe VAT-7K - w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Podatnicy rozliczający się kwartalnie mogą z powrotem składać deklaracje podatkowe za okresy miesięczne, ale nie wcześniej niż po upływie 4 kwartałów, za które składali deklaracje kwartalne - po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego w terminie do dnia złożenia deklaracji podatkowej za pierwszy miesięczny okres rozliczeniowy, jednak nie później niż z dniem upływu terminu złożenia tej deklaracji.

Natomiast podatnik rozpoczynający w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT dokonuje zawiadomienia w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczął wykonywanie tych czynności.

Ustawa wyłącza ponadto możliwość kwartalnego rozliczania się z podatku za pomocą deklaracji VAT-7K przez podatników:

1. rejestrowanych przez naczelnika urzędu skarbowego jako podatnicy VAT czynni (nawet kasowych) - przez okres 12 miesięcy począwszy od miesiąca, w którym dokonana została rejestracja lub
2. którzy w danym kwartale lub w poprzedzających go 4 kwartałach dokonali dostawy towarów, o których mowa w załączniku nr 13 do ustawy o VAT (obejmującym tzw. towary wrażliwe, w tym m.in. niektóre wyroby stalowe i paliwa), chyba że łączna wartość tych dostaw bez kwoty podatku nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50 000 zł.

Jeżeli łączna wartość dostaw tych towarów (bez kwoty podatku) przekroczyła wskazany próg, to podatnicy ci są obowiązani do składania deklaracji podatkowych za okresy miesięczne. Podobnie podatnicy, którzy rezygnują z metody kasowej. 

Jak wskazano, nie ma też możliwości rozliczania się za okresy kwartalne, jeśli podatnik (nawet kasowy) nie był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny – przez okres 12 miesięcy (bez potrzeby aktualizacji VAT-R). Mały podatnik dopiero po upływie 12 miesięcy, licząc od daty rejestracji, ma możliwość złożenia deklaracji kwartalnej. Na mocy przepisów przejściowych, zasada ta dotyczy wyłącznie podatników, którzy zostali zarejestrowani do VAT po dniu 30 września 2016 r., za okresy miesięczne przypadające po 31.12.2016 r. U podatników, którzy wybrali rozliczenie kwartalne (VAT-7K) przed 1.10.2016 r., sposób rozliczenia w 2017 roku nie uległ zmianie - dalej składają VAT-7K.

Kto jest zwolniony z obowiązku składania deklaracji?

Nie mają obowiązku składania deklaracji podatnicy zwolnieni podmiotowo bądź wykonujący wyłącznie czynności przedmiotowo zwolnione z opodatkowania VAT, chyba że przysługuje im zwrot różnicy podatku lub zwrot podatku naliczonego albo są zobowiązani bądź uprawnieni do dokonania korekty podatku naliczonego z uwagi na przepisy dotyczące tzw. „ulgi na złe długi”, art. 90a lub art. 91, bądź podatku należnego na podstawie art. 89a ust. 4.

W razie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej podatnicy nie mają obowiązku składania deklaracji miesięcznych i kwartalnych za okresy rozliczeniowe, których to zawieszenie dotyczy.

To zwolnienie z obowiązku składania deklaracji podatkowych nie dotyczy jednak:

• podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
• podatników dokonujących importu usług lub nabywających towary – w zakresie których są podatnikiem;
• okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego;
• okresów rozliczeniowych, za które podatnik jest obowiązany do rozliczenia podatku z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz za które jest obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego.

Kiedy mają zastosowanie szczególne zasady składania deklaracji VAT?

Podatnicy VAT, inni niż zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni i osoby prawne niebędące podatnikami w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, u których wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) przekroczyła kwotę 50.000 zł lub którzy skorzystali z możliwości opodatkowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe VAT-8 - w zakresie dokonywanych nabyć - za okresy miesięczne - w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. W deklaracji tej, poza wartością WNT, podatnik ma obowiązek wykazać import usług, a także dostawy towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest ich nabywca.

W przypadku podatnika VAT, innego niż zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, który ustanowił przedstawiciela podatkowego, deklaracje podatkowe VAT-13, dotyczące wyłącznie wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, składa we własnym imieniu na jego rzecz przedstawiciel podatkowy za okresy miesięczne - w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu.

Podatnicy, który są osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, niebędące podatnikami, dokonujące okazjonalnie wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, powinni składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe VAT-11 w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Ponadto podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy, niemający obowiązku składania deklaracji VAT-7, VAT-7K lub VAT-8, składają deklarację VAT-9M, jeśli zobligowani są na podstawie przepisów ustawy do rozliczenia podatku należnego z tytułu importu usług lub dostawy towarów czy usług, dla których podatnikiem jest ich nabywca.

W przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych wymienionych w załączniku nr 2 do ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym, których wytwarzanie lub którymi obrót wymaga uzyskania koncesji zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne, podatnik jest obowiązany rozliczać się z podatku i składać naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie rozliczania podatku akcyzowego deklaracje o należnych kwotach podatku (VAT-14) za okresy miesięczne, w terminie do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek ich zapłaty. W przypadku, o którym mowa w art. 17a ustawy, deklarację składa płatnik. 

O czym należy pamiętać przy składaniu deklaracji VAT?

Deklaracje VAT-7, VAT-7K, VAT-8, VAT-9M, VAT-13, VAT-14 od początku 2017 roku, co do zasady, należy składać wyłącznie drogą elektroniczną (wg art. 99 ust. 11b ustawy). Wyjątek stanowią deklaracje za okresy do końca 2017 roku, które mogą być nadal składane w formie papierowej przez podatników, którzy:

• nie są obowiązani do rejestracji do VAT UE,
• nie sprzedają bądź nie kupują towarów i usług, do którychstosuje się odwrotne obciążenie,
• nie są zobowiązani do składania w formie elektronicznejdeklaracji dla podatku dochodowego.

Należy pamiętać, że obecnie może nastąpić wykreślenie z rejestru podatników VAT, m.in. jeśli: za 6 miesięcy lub za 2 kolejne kwartały nie złożył on deklaracji, bądź też za 6 miesięcy lub za 2 kolejne kwartały – składał „zerowe” deklaracje VAT. 

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.; tzw. ustawa o VAT). 

A.J.
Zespół e-prawnik.pl