Jak rozliczać wydatki na rozmowy telefoniczne prowadzone z prywatnego telefonu przedsiębiorcy?

Wielu podatników prowadzi swoją działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, uzyskując w ten sposób prawo zaliczania do kosztów uzyskania przychodów szeregu związanych z taką formą działalności wydatków, np. Internetu, czynszu w odpowiedniej wielkości itd. Wiele wątpliwości podatników budzi kwestia zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na rozmowy telefoniczne, zwłaszcza wydatków na służbowe rozmowy telefoniczne prowadzone z prywatnego telefonu komórkowego i stacjonarnego.

Zaliczanie wydatków do kosztów – według przepisów ogólnych

Z ogólnych przepisów podatkowych wynika, że aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, oraz

• nie znajdować się na liście kosztów nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: u.p.d.o.f.).

Wszelkie poniesione wydatki, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 u.p.d.o.f., są kosztami uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Są nimi koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, czyli związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Podatnik ma zatem możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.     

Co z abonamentem?

W sytuacji, gdy przedsiębiorca używa do celów służbowych swojego prywatnego telefonu stacjonarnego lub komórkowego, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko wydatki na rozmowy służbowe. Nie może zaliczyć do kosztów wydatków na abonament, jest to bowiem normalne następstwo używania telefonu. Wydatek na abonament byłby i tak poniesiony w każdym przypadku.

Inaczej będzie, jeśli przedsiębiorca prowadzący działalność w mieszkaniu używa do tego celu służbowego telefonu lub telefonu stacjonarnego zarejestrowanego na swoją firmę. Wówczas ma prawo zaliczyć wydatki związane zarówno z rozmowami telefonicznymi, jak i z abonamentem do kosztów podatkowych.

Właściwe udokumentowanie wydatków to podstawa

W przypadku używania do celów prowadzonej działalności gospodarczej prywatnego telefonu stacjonarnego czy komórkowego przedsiębiorca musi odpowiednio udokumentować takie wydatki. Tylko wtedy będzie mógł zaliczyć je do kosztów podatkowych bez obawy zakwestionowania takiego zaliczenia przez fiskusa.

Przede wszystkim zatem, aby zaliczyć omawiane wydatki na rozmowy telefoniczne do kosztów podatkowych przedsiębiorca musi posiadać szczegółowy biling rozmów telefonicznych oraz dokonać opisu tych rozmów, tak aby bez żadnej wątpliwości wynikało zeń, że są to rozmowy służbowe, a nie prywatne.

Podstawą do dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w omawianej sprawie powinien być dowód wewnętrzny wraz z fakturą za telefon oraz bilingiem z wyodrębnionymi rozmowami służbowymi (§ 14 ust. 1 i ust. 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Dowód wewnętrzny powinien posiadać datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatku oraz określać: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Warto też podkreślić, że przedsiębiorcy mogą również zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na karty telefoniczne (wykorzystywane do prowadzenia rozmów służbowych). Potwierdzają to wiążące interpretacje organów podatkowych.

Podsumowując stwierdzić należy, że wydatki na rozmowy służbowe z telefonu prywatnego stanowią koszt uzyskania przychodu. Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura VAT. Należy posiadać szczegółowy biling rozmów telefonicznych, z wyszczególnionymi rozmowami służbowymi, tak aby móc go okazać na żądanie organów podatkowych.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.jedn.: Dz. U. 2000 r., Nr 14, poz. 176, ze zm.);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2003 r., Nr 152, poz. 1475, ze zm.)

Zespół
e-prawnik.pl