Jak zarejestrować indywidualną działalność gospodarczą?

Chcesz rozpocząć działalność gospodarczą jednoosobowo? Sprawdź, jak załatwić formalności.

Wniosek o wpis do ewidencji (CEIDG)

Jeśli chcesz rozpocząć działalność jednoosobową (samozatrudnienie), powinieneś złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wniosek składasz na formularzu CEIDG-1. Jeżeli więc zakładasz firmę, musisz złożyć w organie ewidencyjnym (w urzędzie miasta lub gminy) wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. 

Masz do wyboru kilka możliwości złożenia wniosku o wpis do ewidencji CEIDG-1. Możesz to zrobić osobiście bądź wysłać wniosek listem poleconym albo przez internet i telefon. Możesz go zatem złożyć online bez konieczności wizyty w urzędzie albo udając się osobiście do urzędu gminy.

Złożenie wniosku o wpis do CEIDG jest bewzpłatne! Ostrożnie podchodź do pojawiających się ofert płatnego wpisu – są to oferty komercyjne.

Wniosek o wpis do CEIDG online

Złóż wniosek online bez wychodzenia z domu

Najwygodniejsze zdaje się przygotowanie i podpisanie wniosku online. W tym celu zarejestruj się na stronie internetowej CEIDG, wypełnij formularz i podpisz go podpisem elektronicznym, Profilem Zaufanym lub bankowością internetową. 

Wniosek CEIDG-1 możesz wypełnić samodzielnie, uzupełniając pola formularza albo korzystając z pomocy tzw. kreatora. W tym przypadku przewodnik „krok po kroku" i pytania pomocnicze ułatwią Ci uzupełnianie kolejnych rubryk.

Wypełnij wniosek online i złóż w urzędzie

Jeżeli nie posiadasz podpisu elektronicznego albo Profilu Zaufanego, to możesz wypełnić wniosek online i podpisać go osobiście w urzędzie gminy. Elektroniczny formularz wniosku znajdziesz na stronie CEIDG. Aby wypełnić wniosek, nie musisz dodatkowo rejestrować się na stronie CEIDG – możesz to zrobić anonimowo.

Po wypełnieniu wniosku na stronie CEIDG, nie musisz go drukować. Wystarczy, że zapamiętasz kod (numer wniosku), który pojawi się po wypełnieniu na stronie CEIDG. Z tym kodem udaj się do urzędu gminy. Urzędnik odnajdzie Twój wniosek w CEIDG po kodzie wniosku, wydrukuje, przedłoży do podpisania i potwierdzi w systemie. Pamiętaj, że wskazana we wniosku data rozpoczęcia działalności nie może być wcześniejsza niż dzień, w którym podpiszesz wniosek w urzędzie. Adres i dane najbliższego urzędu gminy lub miasta znajdziesz w wyszukiwarce instytucji.

Złożenie wniosku o wpis do CEIDG w sposób tradycyjny

Osobiście

Możesz także złożyć wniosek w formie papierowej w urzędzie gminy. W urzędzie otrzymasz odpowiedni formularz. Jeżeli chcesz wypełnić go wcześniej, to możesz go pobrać ze strony CEIDG, wydrukować, podpisać własnoręcznie i zanieść do urzędu gminy. 

Zanim wypełnisz wniosek, przeczytaj instrukcję.

Urzędnik potwierdzi za pokwitowaniem przyjęcie wniosku i najpóźniej następnego dnia wprowadzi dane z wniosku do systemu CEIDG.

Przy składaniu wniosku o wpis do ewidencji w urzędzie nie zapomnij zabrać ze sobą dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Wniosek o wpis do ewidencji CEIDG może również złożyć pełnomocnik ustanowiony na zasadach ogólnych. 

Wysłanie listem poleconym

Wypełniony wniosek możesz wysłać listem poleconym (w razie przesłania wniosku listem poleconym, powinien być on opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy potwierdzonym przez notariusza).

Zakładanie firmy przez telefon

Jeśli chcesz zarejestrować firmę, możesz to zrobić również przez telefon. W tym celu skontaktuj się z infolinią Centrum Pomocy (tel.: 801 055 088). Wspólnie z konsultantem wypełnisz wniosek. Po rozmowie, otrzymasz SMS z kodem (numerem wniosku). Z tym numerem udaj się do urzędu miasta/gminy/dzielnicy. Urzędnik wydrukuje Twój wniosek i przedłoży Ci do podpisu. 

Jak skorzystać z telefonicznej rejestracji?

• Zadzwoń pod numer 801 055 088 i połącz się z konsultantem. Infolinia dostępna jest w dni powszednie od 8:00 do 16:00. Koszt połączenia jest uzależniony od taryfy Twojego operatora.
• Podaj wszystkie dane niezbędne do wypełnienia wniosku rejestracyjnego. Konsultant wprowadzi dane do systemu Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jeśli masz pytania dotyczące zasad rejestracji firmy, konsultant pomoże Ci wyjaśnić wszystkie wątpliwości.
• Po zakończeniu rozmowy z konsultantem, otrzymasz SMS z numerem Twojego wniosku. Zachowaj ten numer.
• Udaj się do dowolnego urzędu gminy i podaj numer wniosku, który otrzymałeś w SMS-ie. Urzędnik odszuka, wydrukuje Twój wniosek i przedłoży do podpisu. Pamiętaj, żeby zabrać ze sobą dowód tożsamości.

Możesz także zarejestrować się w serwisie CEIDG i po wypełnieniu wniosku przez telefon podpisać go elektronicznie, bez konieczności wizyty w urzędzie. Jak to zrobić? Po rozmowie z konsultantem otrzymasz na swoją skrzynkę mailową wypełniony i gotowy do podpisu wniosek w pliku w formacie xml. Z wykorzystaniem profilu zaufanego, bankowości internetowej lub podpisu elektronicznego możesz zalogować się do systemu CEIDG, zaimportować wniosek i podpisać elektronicznie. Możesz także zaimportować otrzymany plik xml wniosku bez logowania w CEIDG i dokonać w nim zmian.  

Jeśli chcesz zaimportować swój wniosek do serwisu CEIDG, na stronie rejestracji firmy, w sekcji "Wstępne przygotowanie danych" zaznaczasz punkt "Na podstawie pliku". Następnie klikasz "Wybierz plik", odszukujesz i zaznaczasz właściwy plik wniosku np. na swoim komputerze. Plik zostanie zaimportowany.

Jeśli chcesz, żeby telefoniczna rejestracja Twojej działalności przebiegła sprawnie, przed połączeniem z konsultantem przygotuj informacje dotyczące firmy, takie jak m.in.: forma opodatkowania, przedmiot działalności (kod PKD - zob. wyszukiwarkę kodów PKD), nazwa firmy. 

Co daje złożenie wniosku CEIDG-1?

Efektem złożenia wniosku jest:

• wpis do ewidencji,
• nadanie numeru NIP,
• nadanie numeru REGON,
• zgłoszenie przedsiębiorcy jako płatnika składek do ZUS.

Wpis w CEIDG z danymi Twojej firmy pojawi się z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu złożenia wniosku.

Działalność gospodarczą możesz podjąć w dniu złożenia wniosku o wpis do CEIDG!

Co daje wpis w CEIDG?

Wpis do ewidencji (dane dotyczące Twojej firmy) będą dostępne w Bazie przedsiębiorców na stronie internetowej CEIDG. Dzięki temu w każdej chwili będziesz miał do nich wygodny dostęp oraz będziesz mógł je modyfikować. Każdy zainteresowany (np. urząd znajdzie tam Twój wpis, dzięki czemu nie będziesz potrzebował zaświadczenia potwierdzającego, że Twoja firma znajduje się w rejestrze.

Ograniczenia w prowadzeniu działalności

Działalność reglamentowana

Jeżeli prowadzisz działalność reglamentowaną, będziesz musiał zgłosić swoją firmę do odpowiedniego rejestru.  

W Polsce obowiązuje swoboda przedsiębiorczości. Oznacza to, że o ile ustawa szczególna nie przewiduje ograniczeń, każdy może założyć i prowadzić działalność gospodarczą bez dodatkowych zgód i pozwoleń.

Niektóre rodzaje działalności (ze względu na przedmiot działalności) wymagają jednak od przedsiębiorcy spełnienia dodatkowych wymagań, które są warunkiem wpisania się do odrębnego rejestru. Czasami wymagania dotyczą osoby przedsiębiorcy (wymagane wykształcenie, ukończenie dodatkowego kursu, niekaralność za niektóre typy przestępstw), czasem trzeba spełnić dodatkowe wymagania (posiadać odpowiednią infrastrukturę – lokal spełniający dodatkowe wymagania, gwarancję bankową).

Wymagania bardzo różnią się, w zależności od zawodu regulowanego, który chcesz wykonywać, może to być konieczność uzyskania licencji, koncesji, zezwoleń itp. Przykładowe działalności wymagające zrealizowania dodatkowych procedur administracyjnych to: handel alkoholem, paliwami, działalność kantorowa, handel bronią, agencje zatrudnienia, produkcja wyrobów tytoniowych.

Ograniczenia w wyborze formy prawnej

Niektóre rodzaje działalności wymagają rejestracji w określonej formie prawnej, albo zastrzegają daną formę dla osób o określonych kompetencjach.

Przykładem jest spółka partnerska, w której wspólnikami (partnerami) mogą być tylko przedstawiciele tzw. wolnych zawodów. Partnerami w takiej spółce mogą być osoby uprawnione do wykonywania następujących zawodów: adwokata, aptekarza, architekta, inżyniera budownictwa, biegłego rewidenta, brokera ubezpieczeniowego, doradcy podatkowego, maklera papierów wartościowych, doradcy inwestycyjnego, księgowego, lekarza, lekarza dentysty, lekarza weterynarii, notariusza, pielęgniarki, położnej, radcy prawnego, rzecznika patentowego, rzeczoznawcy majątkowego i tłumacza przysięgłego.

Ograniczenia co do formy mogą wynikać również z zakresu prowadzonej działalności. Dla niektórych rodzajów działalności prawo nie przewiduje rejestracji w CEIDG – przedsiębiorca musi zarejestrować spółkę w KRS. Przykładowo jest to uprawa niektórych roślin i hodowla niektórych zwierząt, działalność ubezpieczeniowa i reasekuracyjna, działalność w zakresie: ochrony przeciwpożarowej, związków zawodowych, klubów sportowych.

Czasami ograniczenia idą jeszcze dalej i ustawa określa, rodzaj spółki, jaką należy zarejestrować, żeby wykonywać daną działalność. Są to jednak sytuacje wyjątkowe i ograniczają się do sektora finansowego, jak np. działalność banków czy towarzystw ubezpieczeniowych.

Nie wiesz, czy wybrany przez Ciebie rodzaj działalności podlega dodatkowym wymogom, sprawdź to, wykorzystując wyszukiwarkę kodów PKD.

ZUS

Rejestrując firmę w CEIDG, zostaniesz automatycznie zarejestrowany w ZUS (jako płatnik składek) i w urzędzie skarbowym. W przypadku ZUS, w ciągu 7 dni od terminu rozpoczęcia działalności powinieneś zgłosić się do ubezpieczeń w ZUS (jako ubezpieczony). 

Co ZUS sam załatwia?

Dane z CEIDG ZUS otrzymuje z organu ewidencyjnego i na ich podstawie sam sporządza następujące dokumenty:

Nie musisz zatem tych dokumentów sam sporządzać ani przekazywać do ZUS.

W razie zmiany danych we wpisie do ewidencji, na podstawie informacji przekazanych przez organ ewidencyjny, ZUS uaktualni dane w swoim systemie.

Zgłoszenie przedsiębiorcy do ubezpieczeń

Jak wspomniano, po zarejestrowaniu działalności musisz zgłosić do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego siebie, a także członków swojej rodziny. W tym celu złóż następujące dokumenty:

Dokumenty te należy złożyć w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Od 20 maja 2017 roku możesz je złożyć wraz z wnioskiem CEIDG-1 w organie ewidencyjnym. Zatem nie musisz już ich do przekazać do ZUS. Na podstawie danych przekazanych z organu ZUS sam zapisze na Twoim koncie jako osoby ubezpieczonej:

Musisz jedynie zgłosić pracowników oraz członków ich rodzin. Masz na to 7 dni od daty zatrudnienia pracowników.

Zgłoszenie do ZUS przez CEIDG

Jak wspomniano, jeśli zakładasz firmę i chcesz zgłosić siebie lub członków rodziny do ubezpieczeń w ZUS, teraz możesz zrobić to za pośrednictwem CEIDG. Od 20 maja 2017 roku udostępniono możliwość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych na formularzach ZUS ZUA (zobacz instrukcję wypełniania) i ZUS ZZA (zobacz instrukcję wypełniania) oraz:

Możliwość składania za pośrednictwem CEIDG dotyczy tylko wymienionych wniosków i sytuacji. Jeśli chcesz zgłosić do ubezpieczeń pracownika, zleceniobiorcę lub osobę, która z Tobą współpracuje, nadal musisz to zgłosić bezpośrednio do ZUS!

Jak przekazać dokumenty do ZUS?

Dokumenty możesz dostarczyć do ZUS w formie:

Wznowienie działalności

Jeśli zawiesiłeś działalność gospodarczą, a chcesz ją wznowić, musisz zgłosić ten fakt w organie ewidencyjnym. Po otrzymaniu z organu tej informacji ZUS sporządzi dokumenty:

Jeśli zgłaszasz do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, od 20 maja 2017 roku możesz wraz z wnioskiem CEIDG-1 przekazać wypełniony dokument zgłoszeniowy – ZUS ZCNA. Na jego podstawie ZUS zapisze na koncie zgłoszenie Twojego członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

Rejestracja jako podatnik VAT

Jeżeli będziesz płacił VAT, to najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT powinieneś we właściwym urzędzie skarbowym złożyć druk zgłoszeniowy VAT-R. Możesz go także dołączyć do wniosku o rejestrację w CEIDG. 

Kto musi zarejestrować się jako podatnik VAT?

 Podmioty, które muszą zarejestrować się jako podatnicy podatku VAT 

 Musisz zarejestrować się w zakresie podatku VAT, jeśli (niezależnie od osiąganych przychodów) wykonujesz następujące rodzaje działalności: 
1) dostarczasz: 
a) towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o podatku od towarów i usług, tj.:

Lista towarów, których sprzedaż nie podlega zwolnieniu z opodatkowania podatkiem VAT 

b) towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem: 
- energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0), 
- wyrobów tytoniowych, 
- samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji, 
c) budynki, budowle lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b, 
d) tereny budowlane, 
e) nowe środki transportu; 
2) świadczysz usługi: 
a) prawnicze, 
b) w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego, 
c) jubilerskie. 

Musisz zarejestrować się także wówczas, gdy nie masz siedziby na terytorium Polski (na podstawie art. 113 ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). 

Ponadto, jeżeli przekroczysz 200.000 zł wartości sprzedaży w ciągu całego roku, to musisz złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R, niezależnie od tego, w której branży działasz. Do tej wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku oraz innych usług i towarów uwzględnionych w art. 113 ust. 2 ustawy o VAT (m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju czy sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju). Jeżeli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, to oblicz ten limit proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia danego roku kalendarzowego. 

Podmioty zwolnione z podatku

 Zwolnienie ustawowe z rejestracji VAT przysługuje twojej firmie, jeżeli rozpoczynasz działalność w bieżącym roku podatkowym oraz w przypadku, gdy: 

• w ubiegłym roku wykazałeś przychody ze sprzedaży nieprzekraczające limitu 200.000 zł netto,
• wykonujesz tylko i wyłącznie czynności wyłączone przedmiotowo z opodatkowania VAT (w takiej sytuacji zwolnienie przysługuje niezależnie od tego, czy spełnisz poprzedni warunek).

Kiedy i jak trzeba się zarejestrować?

• prowadzisz działalność gospodarczą podlegającą zwolnieniu z VAT,
• nie przekroczysz limitu wartości sprzedaży w wysokości 200 tys. zł w poprzednim roku podatkowym.

• rejestracja jako podatnik czynny - złóż wypełniony formularz VAT-R,
• rejestracja jako podatnik zwolniony - możesz, ale nie musisz złożyć formularz VAT-R (składając formularz zaznacz na nim status podatnika VAT zwolnionego).

A.J.
Zespół e-prawnik.pl