Kontrole u przedsiębiorcy

25.10.2011

Kontrola u przedsiębiorcy

Jak dotąd wiele firm mogłoby nic innego nie robić tylko obsługiwać kolejne kontrole. Przed wejściem w życie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej bowiem w jednej firmie w tym samym czasie mogło odbywać się kilka niezależnych kontroli, z których każda była prowadzona przez inny organ, na podstawie różnych, rozrzuconych po wielu aktach prawnych, przepisów. Korzystne uregulowania o kontroli znalazły się zatem w ustawie na życzenie przedsiębiorców.

Przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną - wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Jakie zasady obowiązują?

Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, wykonując swoje zadania, w szczególności w zakresie nadzoru i kontroli, organy administracji publicznej mają działać z poszanowaniem uzasadnionych interesów przedsiębiorcy. Zasada dotyczy wszelkich relacji, jakie łączą organy administracji publicznej z przedsiębiorcami przy wykonywaniu zadań tych organów.

Zupełną nowością są przepisy określające ogólne reguły przeprowadzania kontroli u przedsiębiorców zawarte w rozdziale 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Co do zasady więc, organy administracji publicznej kontrolują zatem przedsiębiorców na zasadach określonych w tej ustawie. W zakresie natomiast nieuregulowanym w jej rozdziale 5 stosuje się przepisy ustaw szczególnych. Ponadto zakres przedmiotowy kontroli działalności przedsiębiorcy oraz organy upoważnione do jej przeprowadzenia określają odrębne ustawy.

Ile kontroli?

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej zakazuje generalnie prowadzenia u przedsiębiorcy jednocześnie więcej niż jednej kontroli. Organ kontroli powinien więc odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych oraz ustalić z przedsiębiorcą termin przeprowadzenia kontroli, jeśli działalność przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu.

Pojęcie organu kontroli odnosi się przy tym do wszystkich komórek organizacyjnych danego podmiotu, nie zaś do każdej z nich oddzielnie. Z punktu widzenia kontrolowanego przedsiębiorcy jest obojętne, która komórka organizacyjna danego organu kontroli została wyznaczona do wykonania kontroli. Tak więc kontrola wykonana przez inną komórkę organizacyjną organu kontroli nie jest odrębną kontrolą, ale stanowi kontrolę wykonywaną przez ten sam organ kontroli.

Od powyższej zasady jest jednak wiele znaczących wyjątków. Można zatem równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jedną kontroli działalności przedsiębiorcy w sytuacji, gdy:

ratyfikowane umowy międzynarodowe tak stanowią;
wobec przedsiębiorcy toczy się śledztwo czy dochodzenie i kontrola jest niezbędna dla jego prowadzenia,
odrębne przepisy przewidują możliwość przeprowadzenia kontroli w toku prowadzonego postępowania dotyczącego przedsiębiorcy;
przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;
kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług (VAT) przed dokonaniem tego zwrotu;
przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego o ochronie konkurencji lub przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej;
kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług (VAT) na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej przewiduje też maksymalny roczny czas trwania wszystkich kontroli w firmie, ale od tej zasady przewiduje również szereg wyjątków. Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może zatem przekraczać:

1) w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;

2) w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;

3) w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;

4) w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Ograniczeń czasu kontroli nie stosuje się jednak w przypadkach, gdy:

ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej;
przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla prowadzonego przeciwko przedsiębiorcy śledztwa lub dochodzenia;
odrębne przepisy przewidują możliwość przeprowadzenia kontroli w toku postępowania prowadzonego przez organ;
przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;
kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu;
przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego o ochronie konkurencji lub przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej;
kontrola dotyczy podmiotów, którym na mocy odrębnych przepisów właściwy organ wydał decyzję o uznaniu prawidłowości wyboru i stosowania metody ustalania ceny transakcyjnej między podmiotami powiązanymi - w zakresie związanym z wykonaniem tej decyzji;
kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym.

Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie Uzasadnienie doręcza się przedsiębiorcy i wpisuje do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych.

Przedłużenie czasu trwania kontroli możliwe jest , jeżeli w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 10 % kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku.

Jeżeli wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, można przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czasu jej trwania nie wlicza się do limitowanego czasu kontroli.

Powyższych ograniczeń czasu i ilości kontroli nie stosuje się wobec działalności przedsiębiorców w zakresie objętym:

nadzorem nad rynkiem kapitałowym, na podstawie ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych, ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych oraz ustawy z dnia 26 października 2000 r. o giełdach towarowych;
nadzorem bankowym, na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe i ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Narodowym Banku Polskim oraz nadzorem nad instytucjami pieniądza elektronicznego, na podstawie ustawy z dnia 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych;
nadzorem ubezpieczeniowym, na podstawie ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej oraz ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o nadzorze ubezpieczeniowym i emerytalnym oraz Rzeczniku Ubezpieczonych;
nadzorem emerytalnym, na podstawie ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o pracowniczych programach emerytalnych, ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych oraz ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o nadzorze ubezpieczeniowym i emerytalnym oraz Rzeczniku Ubezpieczonych;
nadzorem sanitarnym, na podstawie ustawy z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej i ustawy z dnia 11 maja 2001 r. o warunkach zdrowotnych żywności i żywienia, w zakresie dotyczącym bezpieczeństwa żywności.

Kiedy wydawana jest decyzja nakazująca wstrzymanie wykonywania działalności gospodarczej?

W razie powzięcia wiadomości o wykonywaniu działalności gospodarczej niezgodnie z przepisami ustawy, a także w razie stwierdzenia: zagrożenia życia lub zdrowia, niebezpieczeństwa powstania szkód majątkowych w znacznych rozmiarach lub naruszenia środowiska w wyniku wykonywania tej działalności, wójt, burmistrz lub prezydent miasta niezwłocznie zawiadamia właściwe organy administracji publicznej.
Zawiadomione organy niezwłocznie powiadamiają wójta, burmistrza lub prezydenta miasta o podjętych czynnościach. W przypadku braku możliwości takiego zawiadomienia wójt, burmistrz lub prezydent miasta może nakazać, w drodze decyzji, wstrzymanie wykonywania działalności gospodarczej na czas niezbędny, nie dłuższy niż 3 dni.

Decyzji nakazującej wstrzymanie wykonywania działalności gospodarczej w razie stwierdzenia zagrożenia życia lub zdrowia, niebezpieczeństwa powstania szkód majątkowych w znacznych rozmiarach lub naruszenia środowiska w wyniku wykonywania tej działalności nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.

Kto i na jakiej podstawie może wykonywać czynności kontrolne?

Przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej ustanowiły pewien standard wykonywania czynności kontrolnych.

Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organów kontroli po okazaniu legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli działalności przedsiębiorcy, chyba że przepisy szczególne przewidują możliwość przeprowadzenia kontroli po okazaniu legitymacji. W takim przypadku upoważnienie doręcza się przedsiębiorcy w terminie określonym w tych przepisach.
Czynności kontrolne mogą być też wykonywane przez osoby niebędące pracownikami organu kontroli, o ile przepisy odrębnych ustaw tak stanowią.

Zmiana osób upoważnionych do wykonania kontroli wymaga każdorazowo wydania odrębnego upoważnienia. Zmiana ta nie może prowadzić do wydłużenia ustalonego wcześniej terminu zakończenia kontroli.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli działalności przedsiębiorcy zawiera co najmniej:

wskazanie podstawy prawnej;

oznaczenie organu kontroli;

datę i miejsce wystawienia;

imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej;

firmę przedsiębiorcy objętego kontrolą;

określenie zakresu przedmiotowego kontroli;

wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;

podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;

pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.

Zakres kontroli nie może przy tym wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.

Jak przeprowadza się kontrole?

Zasadą jest, że czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej.

Reguły tej nie stosuje się jednak w przypadkach, gdy:

ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej;

przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla prowadzonego przeciwko przedsiębiorcy śledztwa lub dochodzenia;

odrębne przepisy przewidują możliwość przeprowadzenia kontroli w toku prowadzonego postępowania dotyczącego przedsiębiorcy;

przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.

Jakie obowiązki ma kontrolowany?

Kontrolowany jest obowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności.

Przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli, a także udostępniać je na żądanie organu kontroli.

Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli. Wpisy obejmują:

oznaczenie organu kontroli;
oznaczenie upoważnienia do kontroli;
zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;
daty podjęcia i zakończenia kontroli;
zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych.

Przedsiębiorca jest obowiązany dokonywać w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. 2004 r., Nr 173, poz. 1807, ze zm.);
Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. 2004 r., Nr 173, poz. 1808)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl