Kto może wystawiać faktury VAT, faktury elektroniczne, a kto rachunki?
Podatnicy „VAT czynni” jako podmioty uprawnione do wystawiania faktur VAT
Przepisy ustawy o VAT nie stanowią wprost, że jedynie podatnicy zarejestrowani jako „VAT czynni” mogą wystawiać faktury VAT. Jednakże wymóg ten precyzuje rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (par. 8 rozporządzenia fakturowego).
Oprócz powyższej grupy, również podatnicy „incydentalni”, którzy dokonują jedynie wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, również mają obowiązek wystawiania faktur VAT.
Podatnicy zwolnieni a obowiązek wystawienia rachunku lub faktury VAT
Zgodnie z ogólną zasadą, podatnicy VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Jak zaznaczono w punkcie powyżej, rozporządzenie fakturowe precyzuje, iż obowiązek wystawiania faktur VAT spoczywa na podatnikach zarejestrowanych jako „VAT czynni”. Jednakże w ustawie o VAT dopuszcza się możliwość (a nawet obowiązek) fakturowania pewnych czynności nie tylko przez podatników „czynnych”.
Obowiązek wystawiania faktur VAT stosuje się bowiem odpowiednio do dostawy towarów lub świadczenia usług, dokonywanych przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub - w przypadku terytorium państwa trzeciego - podatku o podobnym charakterze. Podatnicy ci mają również obowiązek fakturować części należności otrzymywane przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (art. 106 ust. 2 i 3 ustawy o VAT).
Jeżeli jednak dana czynność jest świadczona na terenie Polski, wówczas podatnik zwolniony nie wystawia faktury VAT. W takim przypadku podmiot taki wystawia rachunek.
Kwestie związane z wystawianiem rachunków regulują przepisy Ordynacji podatkowej (jej art. 87-88).
Zgodnie z tymi przepisami, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Obowiązek wystawienia powyższego rachunku nie dotyczy jedynie rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli. Podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeśli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Termin przechowywania faktur VAT
Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Dokumenty powyższe przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Należy zaznaczyć, że co do zasady zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.
Przykład:
Podatnik wystawił fakturę w dniu 5 września 2006 r. W tym dniu powstał też obowiązek podatkowy. Zobowiązanie z tytułu podatku VAT za wrzesień 2006 r. przedawni się 31.12.2011 r. Do tego czasu podatnik ma obowiązek przechowywać faktury VAT.
Faktury wystawiane w formie elektronicznej
Faktury niekoniecznie muszą przyjmować formę papierową. Od dnia 3 sierpnia 2005 r. obowiązuje bowiem rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, które pozwala na wystawianie i przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej.
Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej, obowiązują specjalne procedury bezpieczeństwa, przewidziane również dla faktur VAT.
Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. W przypadku zaś cofnięcia akceptacji przez odbiorcę wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.
Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:
bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (zob. też: Podpis elektroniczny - co to takiego?, Z e-podpisem do urzędu, czyli podpis elektroniczny w praktyce), lub
poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.
W przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie ww. dokumentu w formie elektronicznej, w szczególności w razie cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.
Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.
Wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę – również o nazwie tego podmiotu). Warunek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego nie dotyczy podmiotów niebędących podatnikami.
Zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.
Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.
Polecamy też poradę: Skorzystaj z e-faktury!
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 r., Nr 54, poz. 535, ze zm.);
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 r., Nr 97, poz. 970, ze zm.);
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2005 r., Nr 95, poz. 798, ze zm.);
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2005 r., Nr 8, poz. 60, ze zm.);
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. 2005 r., Nr 133, poz. 1119);
Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2001 r., Nr 130, poz. 1450, ze zm.)
A.J.
Zespół e-prawnik.pl
Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne
Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?