Skorzystaj z e-faktury!

Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Podatnik, który zamierza dokumentować wykonywane czynności za pomocą e-faktur, musi więc uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów, wobec których zamierza tę formę dokumentacji stosować.

Akceptacja ta może być wyrażona:

1. w formie pisemnej
2. lub w formie elektronicznej - pod warunkiem że autentyczność jej pochodzenia i integralność jej treści będą zagwarantowane:

• bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (zob. Z e-podpisem do urzędu, czyli podpis elektroniczny w praktyce), lub
• poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia akceptacji i integralność danych. 

Jak widać, przy akceptacji w systemie EDI nie jest nawet wymagany bezpieczny podpis elektroniczny. Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych. Aby więc użytkownik mógł wyrazić akceptację przez EDI, musi wpierw być zawarta umowa w sprawie EDI spełniająca ww. wymagania i wymagania zawarte w ww. zaleceniach Komisji Europejskiej.

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

Co się dzieje w przypadku akceptacji w formie elektronicznej?

W razie akceptacji faktury mogą być:

• wystawiane,
• przesyłane i
• przechowywane

- w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym (w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zgodnie z par. 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, zawarta pomiędzy kontrahentami umowa dotycząca elektronicznej wymiany danych (w formie EDI) powinna zatem zawierać zapisy przewidujące stosowanie procedur, które będą gwarantowały autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych. Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza natomiast możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.

Biorąc pod uwagę zawarte w Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych odesłanie do zaleceń Komisji Europejskiej należy przyjąć, że system spełniający wymogi EDI powinien zapewniać także rekomendowane przez Komisję Europejską standardy. Zgodnie z postulatami Komisji Europejskiej, w przypadku przesyłania wiadomości w systemie zgodnym z założeniami EDI, zaangażowane strony powinny zagwarantować przestrzeganie procedur między innymi w zakresie bezpieczeństwa. Oznacza to wprowadzenie procedur weryfikacji pochodzenia i integralności wiadomości EDI. Dodatkowo odbiorca takiej wiadomości ma obowiązek poinformowania (w czasie określonym w umowie) nadawcy o jakichkolwiek zaistniałych nieprawidłowościach. Zalecenia Komisji Europejskiej nakładają także obowiązek zapewnienia przynajmniej takiego poziomu poufności, jaki jest przyjęty w odniesieniu do dokumentów wystawianych w formie papierowej. Zgodnie z zaleceniami, umowa powinna ponadto określać zakres odpowiedzialności każdej ze stron i sposób rozwiązywania ewentualnych sporów. Umowa, na podstawie której partnerzy handlowi wprowadzą między sobą elektroniczną wymianę danych, musi zawierać tzw. załącznik techniczny (Technical Anneks), który powinien określać m.in. ustalone standardy formatowania danych, używany sprzęt, środki komunikacji oraz procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji i wymogów technicznych. Zalecenia Komisji Europejskiej w znacznej części pozostawiają stronom umowy pewną swobodę w określaniu poszczególnych zapisów umowy. Jednakże wspomniana umowa pomiędzy kontrahentami powinna zawierać zapisy określające, oprócz powyższych wymogów wprost wskazanych w rozporządzeniu, także zalecenia rekomendowane przez Komisję Europejską (tak: postanowienie Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 10.01.2006 r., sygn. 1473/WV/443/379/252/2005/AS).

Czy jest możliwe cofnięcie akceptacji?

Oczywiście, taka możliwość istnieje. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Przykład:

• Jeśli Jan Kowalski wysłał informację o cofnięciu akceptacji 4 sierpnia 2005 r., to wystawca Jan Nowak nie może przesyłać takich faktur Janowi Kowalskiemu z dniem 5 sierpnia 2005 r.

W jaki sposób można przesłać korektę e-faktury, duplikat?

Zasadą jest, że faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. W przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie korekty, duplikatu, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Przechowywanie i wgląd do e-faktur

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.

Pamiętaj, że:

• Wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Warunek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego, nie dotyczy podmiotów nie będących podatnikami.

Zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dopuszczalny jest inny format e-faktury, który po przekonwertowaniu umożliwi odczytanie faktury i jej wydruk. Pod warunkiem że zapewni zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności jej treści (tak: wyrok WSA w Warszawie z 28 sierpnia 2007 r., sygn. III SA/Wa 1054/2007).

Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Na gruncie prawa podatkowego odpowiedzialność za wywiązanie się z obowiązku właściwego przechowywania faktur ponosi tylko i wyłącznie podatnik (tak: postanowienie Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w sprawie interpretacji prawa podatkowego, sygn. 1472/RPP1/443-103/2006/PS).

Jak wcześniej można było skorzystać z możliwości wystawiania e-faktur?

Podatnicy zamierzający wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej przed dniem 1 stycznia 2006 r. mogli stosować tę formę wystawiania faktur, pod warunkiem:

• uprzedniego zawiadomienia w formie pisemnej o tym zamiarze naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku,
• a w przypadku zamiaru przesyłania faktur poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych - zawiadomienia również o rodzaju normy (standardu), który będzie stosowany.

Powyższe uregulowania stosuje się odpowiednio do podatników będących odbiorcami przesłanych w formie elektronicznej faktur.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. 2005 r., Nr 133, poz. 1119);
• Zalecenie Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994);
• Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.)