• nazwę i siedzibę (adres) zamawiającego, a także imię i nazwisko oraz numer telefonu osoby upoważnionej do kontaktów w związku z danym postępowaniem;
• przedmiot postępowania oraz wartość zamówienia;
• tryb postępowania;
• termin oraz miejsce otwarcia ofert

Prezes Urzędu wyznacza obserwatora spośród osób, które zostały wpisane na listę arbitrów. O wyznaczeniu obserwatora, Prezes Urzędu zawiadamia w tym samym dniu pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną:

1. zamawiającego - wskazując imię i nazwisko obserwatora oraz jego adres do korespondencji;
2. wyznaczonego obserwatora - przekazując mu informacje zawarte w zawiadomieniu przekazanym przez zamawiającego.

Kto nie może zostać obserwatorem?

Jeżeli osoba wybrana przez Prezesa Urzędu pozostaje z zamawiającym w takim stosunku faktycznym lub prawnym, że może budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności, wyklucza to możliwość sprawowania funkcji obserwatora w danym postępowaniu.

Jeżeli osoba wyznaczona przez Prezesa Urzędu nie może podjąć czynności obserwatora z powodu zaistnienia w/w okoliczności, obowiązana jest niezwłocznie powiadomić o tym fakcie zamawiającego oraz Prezesa Urzędu, który wyznaczy innego obserwatora. To samo dotyczy sytuacji, gdy obserwator dowiedział się dopiero w toku postępowania o okolicznościach uniemożliwiających mu pełnienie funkcji obserwatora. Wówczas obserwator powinien wykonywać powierzone mu czynności tylko do czasu powołania na jego miejsce nowego obserwatora.

Jakie uprawnienia przysługują obserwatorowi?

Obserwator jest uprawniony i zarazem zobowiązany do uczestniczenia w pracach komisji przetargowej. Ponadto obserwator ma prawo do swobodnego wstępu na posiedzenia komisji przetargowej i obecności podczas jej prac, a także do wglądu do dokumentów i materiałów związanych z postępowaniem.

Obserwator powinien być obecny podczas wszystkich prac komicji przetargowej począwszy od czynności otwarcia ofert. Z kolei zamawiający ma obowiązek zawiadomić obserwatora o terminach i miejscu pracy komisji przetargowej, co najmniej z trzydniowym wyprzedzeniem. Krótszy termin zawiadomienia jest dopuszczalny wyłącznie za zgodą obserwatora.

W przypadku gdy prawidłowo zawiadomiony obserwator z powodu ważnych przyczyn leżących po jego stronie nie może być obecny podczas prac komisji przetargowej w terminie wskazanym przez zamawiającego, jest obowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie zamawiającego, który wyznacza nowy termin prac komisji. Jeżeli prawidłowo zawiadomiony o pracach komicji obserwator nie będzie obecny podczas jej prac albo odmówi udziału w jej pracach, zamawiający ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym fakcie Prezesa Urzędu i zawiesić prace komisji przetargowej do czasu wyznaczenia nowego Obserwatora. To samo dotyczy sytuacji, gdy pomimo wyznaczenia przez zamawiającego nowego terminu prac komisji przetargowej, obserwator zawiadomi zamawiającego o powstaniu okoliczności uniemożliwiających jego udział w pracach komisji w wyznaczonym terminie

Obserwator po zakończeniu prac komisji przetargowej, w terminie 3 dni od dnia wyboru najkorzystniejszej oferty przekazuje kierownikowi zamawiającego oraz Prezesowi Urzędu pisemną informację o przebiegu prac komisji przetargowej. Informacja, ta powinna zawierać w szczególności:

1. nazwę i siedzibę (adres) zamawiającego;
2. określenie przedmiotu zamówienia;
3. imię i nazwisko obserwatora;
4. datę rozpoczęcia i zakończenia czynności;
5. opis prac komisji przetargowej, ze szczególnym uwzględnieniem sposobu dokonania oceny ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej;
6. opis nieprawidłowości, jeżeli takie zostaną stwierdzone;
7. wyszczególnienie dni, w których obserwator brał udział w pracach komisji przetargowej;
8. datę sporządzenia i podpis obserwatora.

Pamiętaj, że:

• Obserwatorem nie może być osoba, która pozostaje z zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności obserwatora.
• Arbiter nie może być wyznaczony do rozpoznania odwołania wniesionego w postępowaniu, w którym brał udział jako obserwator
• Wynagrodzenie za czynności obserwatora pokrywa Prezes Urzędu.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2004 r., Nr 19, poz. 177),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 kwietnia 2004 r. w sprawie trybu wyznaczania obserwatora, wykonywania czynności obserwatora oraz wysokości wynagrodzenia za czynności obserwatora. (Dz. U. 2004 r., Nr 98, poz. 997).