Jak należy prowadzić dokumentację pracowniczą?

Dowiedz się, co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej, w jakiej postaci dokumentacja powinna być prowadzona i ile czasu pracodawca musi ją przechowywać. Jak tworzyć dokumentację elektroniczną?

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Kiedy zatrudniasz pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jegodokumentacji pracowniczej.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

• akta osobowe pracowników (A, B, C, D, E);
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.

Niezależnie od dokumentacji pracowniczej prowadzisz dokumentację dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych.

Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych?

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A, B, C, D, E i obejmują:

• w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

• w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  • umowę o pracę,
  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
  • zakres czynności (zakres obowiązków),
  • potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
  • dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
  • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
  • wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek,
  • wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek,
  • dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy,

• w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,

• w części E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym:

  • informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
  • informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,
  • informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
  • informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających po-dobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych danego pracownika przechowuj w porządku chronologicznym i numeruj. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne.

Ta zasada dotyczy również części E akt osobowych pracownika: dokumenty dotyczące danej kontroli trzeźwości przechowuje się w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne.

Obowiązek przechowywania w porządku chronologicznym, numerowania oraz tworzenia wykazu dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części D lub E akt pracowniczych . Po usunięciu z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu lub informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika, usuwa się całą wydzieloną część, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Pamiętaj! W aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej przechowujesz odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez ciebie lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Jaka dokumentacja jest potrzebna przy etacie?

W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy masz obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

• dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy;
• dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego;
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).

W skład dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy wchodzi:

• ewidencja czasu pracy obejmująca:

  • pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury;
  • urlopy;
  • zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
  • czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

• wnioski pracownika dotyczące między innymi:

  • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;
  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy);
  • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy);
  • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy;
  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej;
  • ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego;

• dokumentacja:

  • związana ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy);
  • związana z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151[3] Kodeksu pracy);
  • związana z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;

• zgody:

  • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy);
  • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).

Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji?

Zarówno pracownik, jak i były pracownik mają prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii całości bądź części swojej dokumentacji pracowniczej.

Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku musisz wydać nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej włączasz do akt osobowych pracownika w części B - jeżeli wniosek został złożony w trakcie zatrudnienia albo C - jeśli wniosek został złożony po ustaniu zatrudnienia.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci papierowej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
• w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej: zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci elektronicznej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci elektronicznej albo

• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również:

  • metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej;
  • podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Obecnie pracodawca nie wydaje już byłemu pracownikowi na jego wniosek odpisu świadectwa pracy, a kopię dokumentu przechowywanego w aktach osobowych.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację?

Masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy):

• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 roku lub później;

• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:

  • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
  • raport informacyjny (ZUS RIA).

Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożysz raport informacyjny.

• przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.

Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od dnia ustania stosunku pracy. Na przykład jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 roku. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 roku.

Przepisy nie precyzują zasad odbioru takiej dokumentacji przez byłego pracownika.

Jakie są zasady przy 10-letnim okresie przechowywania?

Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania dokumentacji oddzielnie dla każdego pracownika. 10-letni okres w stosunku do wszystkich zatrudnionych, z którymi rozwiązano umowę w danym roku kalendarzowym, kończy się w zawsze 31 grudnia.

Przykład:

Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 roku. Umowę rozwiązano 31 maja 2020 roku. Pani Monika, pracująca w tej samej firmie, zaczęła pracę 12 grudnia 2019 roku. Jej umowa została rozwiązana 11 grudnia 2020 roku. Okres przechowywania dokumentacji pana Pawła i pani Moniki, czyli 10 lat, minie 31 grudnia 2030 roku.

Jeśli zatrudniasz pracownika ponownie w okresie 10 lat od zakończenia ostatniej umowy o pracę, to kontynuujesz prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (nie zakładasz mu osobnej dokumentacji). 10-letni okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy. Nie powinieneś jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania.

Przykład:

Pan Józef pracował w firmie budowlanej w latach 2016–2018. Jego dokumentacja związana z tym zatrudnieniem ma być przechowywana przez 50 lat. Pan Józef ponownie zawarł umowę o pracę z tym samym pracodawcą od 1 stycznia 2020 roku. Dla nowej umowy okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, dlatego pracodawca nie łączy dokumentacji z poprzedniej i nowej umowy.

W przypadku rozwiązania stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy musisz wydać pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o:

• 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie przechowywania.

Co robić z dokumentacją po okresie przechowywania?

Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. W ciągu tego miesiąca dokumentacja nie może zostać zniszczona.

Po upływie miesiąca pracodawca ma 12 miesięcy na to, żeby zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe – pracodawca nie może zachować dokumentów).

W tym czasie pracodawca może, ale nie musi wydać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej, jeśli ten zgłosił się po terminie.

Przykład:

Pan Piotr zawarł umowę o pracę 1 października 2019 roku, która została rozwiązania z dniem 31 maja 2020 roku. Jego dokumentacja będzie przechowywana do 31 grudnia 2030 roku. Pan Piotr będzie mógł się zgłosić po odbiór swojej dokumentacji do 31 stycznia 2031 roku. Od 1 lutego 2031 roku. pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji.

Kiedy trzeba przechowywać dokumentację dłużej niż 10 lat?

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia;
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Jak tworzyć e-akta?

Jeżeli dysponujesz podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, dokumenty, które przechowujesz w aktach i dla których trzeba zachować formę pisemną, mogą mieć postać elektroniczną. Są to tak zwane e-akta.

Zazwyczaj pracownicy nie dysponują podpisami kwalifikowanymi i wnioski podpisują ręcznie. W tej sytuacji również możesz prowadzić dokumentację elektroniczną. Musisz:

• zrobić skan wszystkich dokumentów papierowych,
• opatrzyć je podpisem kwalifikowanym – twoim lub osoby upoważnionej – lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Ten podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Uwaga! Nie możesz żądać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis. Jeśli go nie ma, to wnioski i dokumenty są podpisywane tradycyjnie.

Zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną

Jeżeli zamierzasz zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną:

• musisz sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów, np. skany. Możesz je zrobić zarówno dla byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania ich akt,
• skany podpisujesz ty lub osoba upoważniona podpisem kwalifikowanym, potwierdzając tym samym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Prowadząc dokumentację w postaci elektronicznej, musisz spełnić szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej postaci.

Te wymagania są określone w §9 i §10 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej i stanowią wskazówkę jak prawidłowo stworzyć system teleinformatyczny do obsługi e-akt.

W związku z przeniesieniem dokumentacji do postaci elektronicznej twój pracownik lub były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od zawiadomienia go o takiej możliwości. Informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w formie papierowej doręczasz mu za pokwitowaniem.

Możesz to zrobić osobiście albo za pośrednictwem:

• operatora pocztowego;
• osoby upoważnionej przez pracodawcę;
• środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Jeśli tę informację wysłałeś do byłego pracownika listem poleconym, a on jej nie odebrał, to doręczenie uważa się za dokonane z upływem 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.

W razie śmierci pracownika prawo do odebrania dokumentacji papierowej, również w terminie 30 dni, mają:

• dzieci, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione;
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
• małżonek (wdowa i wdowiec);
• rodzice, w tym ojczym i macocha, oraz osoby przysposobione.

Papierową dokumentację pracowniczą możesz zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników lub byłych pracowników o możliwości jej odbioru.

Zmiana dokumentacji z elektronicznej na papierową

Po zmianie dokumentacji na elektroniczną możesz uznać, że chcesz powrócić do przechowywania dokumentów w wersji papierowej. W tej sytuacji:

• drukujesz wszystkie dokumenty;
• podpisujesz wydruki – ty jako pracodawca albo osoba przez ciebie upoważniona, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym;
• informujesz pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji;
• umożliwiasz odbiór dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej.

Pytania i odpowiedzi

Ile będzie wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach i kogo dotyczy nowy okres?

Ustawa wprowadza nowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, zamiast obecnie obowiązujących 50 lat. Krótszy okres będzie obowiązywał we wszystkich stosunkach pracy, które rozpoczną się po wejściu w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2019 roku. Możliwe będzie też skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat w przypadku wszystkich, którzy rozpoczęli pracę między 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku. Okres przechowywania dokumentacji dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku będzie nadal wynosił co do zasady 50 lat.

Co jeśli pracownik został zatrudniony przed wejściem w życie ustawy?

Dokumentacja pracownika, który został zatrudniony przed wejściem w życie ustawy, ale nie wcześniej niż 1 stycznia 1999 roku, będzie przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Jednak pracodawca może zdecydować się na złożenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportów informacyjnych za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat.

Ile będzie przechowywana dokumentacja pracownicza w przypadku zatrudnionych przed 1999 r.?

Dokumentacja tych zatrudnionych będzie przechowywana przez dotychczasowy okres, tj. co do zasady 50 lat, niezależnie od tego, czy jeszcze pracują na podstawie zawartej wtedy umowy, czy już nie. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy.

Czy skrócenie okresu przechowywania obejmie również zleceniobiorców?

Tak, wszystkie zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenie.

Zostałem zatrudniony po 1999 r. Skąd dowiem się, ile będzie przechowywana moja dokumentacja?

a) Jeżeli pracownik zostanie zatrudniony po dniu wejścia w życia ustawy, po zakończeniu pracy u danego pracodawcy otrzyma wraz ze świadectwem pracy informację o: - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, - możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania, - zniszczeniu jego dokumentacji, jeżeli jej nie odbierze w wyznaczonym terminie.

b) Jeżeli pracownik zatrudniony po 1 stycznia 1999 roku, a przed dniem wejścia w życie ustawy nie otrzymał żadnej informacji od ZUS ani pracodawcy dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia stosunku pracy.

Jeśli jednak pracodawca zdecyduje się na składanie raportów informacyjnych, to pracownik, który został zatrudniony w tym okresie, otrzyma po zakończeniu pracy kopię przekazanego za niego raportu informacyjnego oraz otrzyma informację o:

1. okresie przechowywania dokumentacji;
2. prawie do odbioru dokumentacji po upływie okresu przechowywania;
3. prawie do uzyskania kopii dokumentacji. 

W sytuacji gdy pracownik zatrudniony w tym okresie już nie pracuje u danego pracodawcy, dowie się o złożeniu za niego raportu informacyjnego i skróceniu okresu przechowywania dokumentacji z informacji o stanie konta ubezpieczonego lub z rocznego obliczenia podatku przysyłanych co roku przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Pierwszą pracę rozpocząłem w 1998 r., potem zacząłem inną pracę w nowej firmie w roku 2006. Ile czasu będzie przechowywana moja dokumentacja?

Okresy przechowywania dokumentacji liczone są w zależności od daty nawiązania poszczególnych stosunków pracy i oddzielnie dla każdego z nich. Dlatego jeżeli pracownik rozpoczął jeden stosunek pracy przed 1999 rokiem, a drugi w roku 2006, to dokumentacja z wcześniejszego zatrudnienia będzie przechowywana 50 lat, natomiast z drugiego 50 lub 10, w zależności, czy pracodawcy zdecyduje się na składanie raportów informacyjnych.

Jak liczyć 10 letni okres przechowywania dokumentacji i kiedy dokładnie się zakończy?

Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10-letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

W przypadku złożenia przez pracodawcę raportów informacyjnych, 10-letni okres przechowywania będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny.

Czy w związku z tym pracodawca musi zniszczyć dokumentację już 1 stycznia?

Ustawa przewiduje, że po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Ma na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona.

Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentacje w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Dzięki temu, będzie mógł odpowiednio zaplanować i zrealizować cały proces.

Co się stanie z dokumentacją, jeżeli po wejściu w życie ustawy podpiszę nową umowę z tym samym pracodawcą?

W przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy z tym samym pracownikiem, pracodawca kontynuuje prowadzenie dokumentacji powstałej przy pierwszym zatrudnieniu.

Okres przechowywania takiej dokumentacji rozpoczyna się dopiero z końcem roku, w którym wygasła umowa rozpoczęta najpóźniej.

Co musi zrobić pracodawca, żeby skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych pomiędzy latami 1999 a 2018?

Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS składa oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym, 20-letnim okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych.

Co będzie w raporcie informacyjnym?

Raport informacyjny będzie składany do ZUS na nowym formularzu i będzie zawierał dane niezbędne do wyliczenia i przyznania świadczenia związane z danym stosunkiem pracy. Będą to przede wszystkim dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury obliczanej według starych zasad albo renty z tytułu niezdolności do pracy, a ponadto dodatkowe dane w przypadku niektórych grup zawodowych uprawnionych do przejścia na świadczenie przed osiągnięciem powszechnego wieku emerytalnego, takich jak nauczyciele, czy inni pracownicy zatrudnieni w szczególnym charakterze lub w szczególnych warunkach.

Czy pracodawca musi składać raporty informacyjne za wszystkich zatrudnionych?

Tak, jeżeli pracodawca złoży oświadczenie, zobowiązany jest do złożenia raportów informacyjnych za wszystkich pracowników zatrudnionych pomiędzy rokiem 1999 a 2018.

Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego?

Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie objętym możliwością skrócenia okresu przechowywania nadal pracuje w momencie złożenia oświadczenia, pracodawca składa za niego raport informacyjny dopiero wraz z wyrejestrowaniem tego pracownika z ubezpieczeń.

Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia o składaniu raportów informacyjnych, pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty w terminie roku od dnia złożenia tego oświadczenia.

Co się stanie, jeśli pracodawca zadeklaruje złożenie raportów, a tego nie zrobi?

Przede wszystkim będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez dotychczasowy okres 50 lat. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania nie jest sama deklaracja, ale faktyczne złożenie raportu informacyjnego za każdego pracownika.

Ponadto pracodawca, który zadeklaruje składanie raportów, a tego nie zrobi, naraża się na sankcje przewidziane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (karę grzywny do 5000 zł).

Należy przy tym pamiętać, że złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów jest dobrowolne, możliwe do złożenia w dowolnym czasie i może zostać cofnięte do momentu złożenia pierwszego raportu.

Czy krótszy okres przechowywania dokumentacji nie pozbawi mnie prawa do emerytury?

Nie zmieni się wynikająca z przepisów zasada, że do wniosku w sprawie świadczenia powinny być dołączone niezbędne dowody, które są konieczne do przyznania świadczenia oraz obliczenia jego wysokości.

Jednakże ZUS nie będzie już żądał dowodów potwierdzających dane, które zostaną przekazane w raporcie informacyjnym za lata od 1999 r. do 2018 r. oraz po wejściu w życie ustawy w nowym imiennym raporcie miesięcznym (ZUS RPA).

Oznacza to, że pracownik nie będzie musiał dostarczać do ZUS dokumentów potwierdzających dane, które będą widniały na jego koncie w ZUS.

Zakład również nie będzie mógł domagać się od ubezpieczonego potwierdzenia informacji, które już będzie posiadał w swoim systemie.

Jest jednak pewien wyjątek od powyższej zasady. Dotyczy on dowodów potwierdzających przypadające do 31 grudnia 2008 r. szczególne okresy pracy, np. okresy pracy w szczególnych warunkach. ZUS będzie mógł zażądać tych dowodów lecz tylko wówczas, jeżeli na podstawie danych o tych okresach przekazanych w raporcie informacyjnym nie będzie mógł ustalić, czy rzeczywiście w danym okresie pracownik wykonywał pracę, która uprawnia do wcześniejszego przejścia na emeryturę.

Ponadto formularz wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń będzie rozszerzony o informacje ważne z punktu widzenia ustalania prawa do niektórych świadczeń, tj. o datę, tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy.

Jak mogę zapoznać się z moją dokumentacją?

Ustawa wprowadza do Kodeksu pracy wyraźny przepis, który nakazuje wydanie pracownikowi na każde żądanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez pracodawcę. Szczegółowe informacje na ten temat znajdą się w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej.

Czy będę mógł odebrać od pracodawcy dokumentację?

Tak, zarówno osoby zatrudnione po wejściu w życie ustawy, jak i te, za które został złożony raport informacyjny, będą miały prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Będą miały na to miesiąc, w trakcie którego pracodawca nie może jeszcze zniszczyć dokumentacji. Jeżeli zgłoszą się do pracodawcy później, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, również otrzymają swoją dokumentację.

Co stanie się z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu przechowywania?

Po upływie okresu przechowywania i miesiąca na odbiór dokumentacji, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji. Może więc odpowiednio zaplanować ten proces, tak by zrobić to w zgodzie z Kodeksem Pracy, rozporządzeniem, a także przepisami o ochronie danych osobowych. 

Co jeśli dokumentacja będzie mi potrzebna jako dowód w sprawie?

W Kodeksie pracy znajdzie się przepis, który zagwarantuje, że jeżeli pracodawca dowie się, że toczy się sprawa, w której jest stroną i dokumentacja może stanowić dowód, zobowiązany jest do przechowywania jej co najmniej do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania, nawet jeżeli znacznie wydłuży to 10-letni okres przechowywania.

Jeśli natomiast pracodawca nie jest stroną, a dowie się w jakikolwiek sposób o postępowaniu, w którym dokumentacja może stanowić dowód, okres przechowywania przedłuży się o 12 miesięcy ponad 10-letni okres, po którego upływie pracodawca ponownie wyznaczy byłemu pracownikowi 30 dni na odbiór całej dokumentacji.

Co pracodawca będzie przekazywał do ZUS od 1 stycznia 2019 roku?

Nowy imienny raport miesięczny (ZUS RPA) z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej, a także po zakończeniu stosunku pracy formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy bądź stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Czy przekazane informacje do ZUS gwarantują wszelkie uprawnienia emerytalne?

W związku ze zmianami w systemie emerytalnym powstałymi na przestrzeni lat, osoby które w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. wykonywały pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a także w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze, o której mowa w ustawie o emeryturach pomostowych i został za nie złożony raport informacyjny, powinny od pracodawcy otrzymać dokumenty potwierdzające wykonywanie tej pracy.

Czy po wejściu w życie ustawy wszyscy muszą otrzymywać wynagrodzenie na rachunek bankowy?

Nie. Ustawa jedynie wprowadza jako podstawową zasadę wypłatę wynagrodzenia przelewem na rachunek płatniczy. Wszyscy, którzy dziś otrzymują wynagrodzenie w gotówce, mogą zostać przy takiej formie. Wystarczy, że w chwili zatrudnienia, lub po wejściu w życie ustawy wystąpią z takim wnioskiem do pracodawcy.

Co jeśli dziś pobieram wynagrodzenie w gotówce?

Po wejściu w życie ustawy pracownik będzie mógł zostać przy wypłacie wynagrodzenia w gotówce, albo wskaże pracodawcy numer rachunku płatniczego i będzie otrzymywał wynagrodzenie na konto.

Czy pracodawca musi prowadzić dokumentację w postaci elektronicznej?

Nie, ustawa wprowadza jedynie możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej bez konieczności prowadzenia i przechowywanie jej w postaci papierowej.

Jak stworzyć dokumentację w postaci elektronicznej?

Jeśli pracodawca lub pracownik posługują się podpisem elektronicznym, dokumenty mogą być tworzone pierwotnie jako elektroniczne. Możliwe jest też tworzenie dokumentacji elektronicznej poprzez skan dokumentu papierowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez niego osoby w celu potwierdzenia zgodności obu wersji dokumentu.

Czy pracodawca będzie mógł żądać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Nie, dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on już posiadał podpis elektroniczny, w przeciwnym razie wnioski i dokumenty będą podpisywane tradycyjnie.

Co się stanie z poprzednią postacią dokumentacji?

Pracodawca, który zmieni postać dokumentacji, zawiadamia pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni. Jeżeli pracodawca zmienia postać dokumentacji byłego pracownika, zawiadamia go w postaci papierowej lub elektronicznej o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji na tych samych zasadach. Szczegółowe zasady tej procedury określi rozporządzenie. Po upływie 30 dni, jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji, pracodawca może zniszczyć jej poprzednią postać.

Czy pracodawca może wrócić do papierowej postaci dokumentacji?

Tak, możliwe jest również przeniesienie dokumentacji z postaci elektronicznej do papierowej poprzez jej wydruk i opatrzenie podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, poświadczającym zgodność obu wersji dokumentacji. Również wtedy pracownikowi przysługuje prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji.  

Skąd pracownik dowie się, w jakiej postaci przechowywana jest jego dokumentacja?

Pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania w sposób u niego przyjęty o każdej zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Czy sąd albo organ przyjmie jako dowód elektroniczną postać dokumentacji?

Tak. Do Kodeksu Pracy został wprowadzony przepis, który gwarantuje, że obie postacie dokumentacji są względem siebie równoważne.

Elektroniczna postać może zostać łatwo zniszczona, czy będą przeciwko temu jakieś zabezpieczenia?

Tak, nowe rozporządzenie wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 2981 Kodeksu Pracy określi szczegółowe warunki i sposób przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, tak aby zapewnić jej bezpieczeństwo, autentyczność i możliwość korzystania z niej przez wszystkie lata przechowywania.

Czy możliwe jest przechowywanie w postaci elektronicznej dokumentacji byłych pracowników, czy tylko nowych zatrudnionych?

Ustawa nie przewiduje ograniczeń w tej kwestii. Poddane digitalizacji mogą zostać akta zarówno byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania tych akt.

Nie mam komputera, jak mogę uzyskać kopie dokumentacji od pracodawcy, jeśli prowadzi ją w postaci elektronicznej?

Rozporządzenie wydane na podstawie art. 298[1] Kodeksu pracy ma zapewnić, by każdy niezależnie od posiadanych warunków technicznych i postaci prowadzenia dokumentacji, mógł bez problemu uzyskać dostęp do swojej dokumentacji.

Pracownik będzie mógł wybrać, w jakiej formie chce otrzymać kopię – czy elektronicznie, czy na papierze, niezależnie od postaci prowadzenia jej przez pracodawcę.

Podstawa prawna:

•  ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - art. 94, 941-941[2];
• ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - art. 6-9;
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Źródło: biznes.gov.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl