PIT 11 – krótki przewodnik po corocznym obowiązku pracodawcy

PIT-11 jest dla wielu podatników podstawowym dokumentem do wypełniania indywidualnych deklaracji podatkowych takich jak PIT-36 czy PIT-37. Z niego pobierają wszelkie informacje, w tym wyliczenia finansowe oraz dane o składkach ZUS itp. Pracownicy często zapominają, że PIT-11, tak samo jak każda inna deklaracja, jest wypełniana przez człowieka. Ufają mu bezgranicznie i nie weryfikując, przepisują dane do swoich formularzy do urzędu skarbowego. Między innymi dlatego tak ważne jest, aby dostarczyć swoim pracownikom prawidłowo wypełniony PIT-11.

Podstawowe obowiązki

Każdy podmiot zatrudniający pracowników ma obowiązek przygotowania i dostarczenia pracownikowi oraz odpowiednim urzędom skarbowym deklaracji PIT-11, która stanowi podstawę do składania deklaracji PIT-36 i PIT-37. Formularz sporządza się w trzech egzemplarzach. Pierwszy trafia do pracownika, drugi do urzędu skarbowego natomiast trzeci do archiwum/dokumentacji własnej. Termin przekazania zależy od przyjętej formy wypełniania formularza. W wersji papierowej do 31 stycznia, elektroniczna wersja do 28/29 lutego każdego roku. Jednak ze starej (papierowej) wersji dokumentacji mogą skorzystać tylko najmniejsze podmioty, które zatrudniają poniżej 5 pracowników.

Najczęściej popełniane błędy

Przed wpisaniem danych do formularza należy przeanalizować wszystkie informacje podane przez pracownika. Szczególną uwagę należy zwrócić na adres zamieszkania (często podatnicy wskazują przez pomyłkę adres zameldowania), w tym miejscowość (ta sama, w której znajduje się zakład pracy lub inna). Błędy zdarzają się również we wskazywanych identyfikatorach NIP i PESEL.

Przy wypełnianiu deklaracji większość firm korzysta ze specjalistycznych oprogramowań kadrowo -księgowych, które pozwalają automatycznie zaciągnąć dane potrzebne do zeznania. W tym miejscu warto pamiętać o zapewnieniu najnowszych aktualizacji oprogramowania, aby deklaracje były wypełniane na odpowiednich formularzach.

Przed przesłaniem zarówno wersji elektronicznej, jak i papierowej należy sprawdzić czy pod dokumentem znajduje się podpis odpowiedniej osoby, a w przypadku pracowników księgowych lub kadrowych czy posiadają oni aktualne upoważnienie do wystawiania tego typu deklaracji.

Uniwersalna Bramka Dokumentów

Od 2015 roku Ministerstwo Finansów uruchomiło dla przesiębiorców specjalne narzędzie, które ma ułatwić przekazywanie dużej liczby dokumentów. Może być to pomocne między innymi przy przesyłaniu większej ilości formularzy PIT-11. Tak zwana jedna transmisja danych pozwala na przeniesienie aż 20 000 deklaracji PIT oraz pobranie dla nich jednego Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Dobre praktyki

W każdym przypadku prawidłowa współpraca z pracownikami może przynieść dobre efekty. Jednym z pomysłów na wsparcie działów księgowych i kadrowych jest wprowadzenie specjalnych szkoleń dla pracowników, uświadamiających konieczność sprawdzania PIT-11. Prawidłowe wypełnienie dokumentu leży w interesie obu stron, a dzięki dobrej współpracy obu stron przedsiębiorca zdobywa dodatkowe pary oczu weryfikujące jego pracę. 

Zespół
e-prawnik.pl