Podróże w kosztach firmy

Poniżej przedstawimy sposób ujęcia wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby firmy oraz podróży odbywanych przez właściciela firmy w kosztach przedsiębiorstwa.  

Jak księgować w koszty wydatki dla pracownika za odbytą podróż? 

Wydatki ponoszone za pracownika z tytułu używania przez niego samochodu niebędącego własnością firmy, na potrzeby tej firmy, mogą zostać zaliczone do kosztów tylko do określonej wysokości.  

W przypadku podróży służbowych (a więc jazd zamiejscowych), wydatki takie są kosztem tylko do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (o stawkach tych była już wielokrotnie mowa w niniejszym opracowaniu).  

Przykład

Pracownik przejechał w podróży służbowej 500 km samochodem o poj. silnika 1,6. Maksymalna stawka za 1 km podróży takim samochodem wynosi 0,8358 zł. Wypłata do kwoty 417,9 zł (500 km x 0,8358 zł) będzie stanowić koszt firmy (i jednocześnie będzie zwolniona z opodatkowania u pracownika). Każda wypłata ponad tę kwotę spowoduje zwiększenie podstawy opodatkowania PIT u pracownika, a jednocześnie nie będzie kosztem w firmie. Gdyby więc pracodawca postanowił wypłacić pracownikowi 500 zł, wówczas opodatkowanym przychodem pracownika będzie kwota 82,1zł (500 zł – 417,9 zł), ale kosztem pracodawcy będzie nadal tylko 417,9 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, ustala pracodawca. Limit, o którym mowa, ustalony jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i nie może przekroczyć:

 1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców 

W przypadku jazd lokalnych kosztem będzie jedynie taki wydatek dla pracownika, który nie przekracza wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo wysokości stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Nadwyżka ponad te kwoty (określone w artykule pt. "Czy pracownik może korzystać z własnego samochodu dla potrzeb firmy?") nie stanowi kosztu firmy. 

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Dodajmy jeszcze, iż pracownik nie ma obowiązku dokumentować faktycznego przebiegu pojazdu za pomocą dodatkowych dokumentów, np. faktur; jedynym wymaganym dokumentem jest ewidencja przebiegu pojazdu. Nie ma również obowiązku sporządzania polecenia wyjazdu służbowego (tzw. delegacji). 

Ewidencją przebiegu pojazdu nie trzeba jedynie dokumentować ryczałtu wypłacanego pracownikowi.

Gdy szef firmy podróżuje...

Rozliczenie wydatków na podróże samochodem firmowym przez właściciela uzależnione jest od charakteru tego samochodu. Podróż może się bowiem odbywać samochodem firmowym, który jest wpisany do ewidencji środków trwałych (1 opcja) albo samochodem firmowym, który w takiej ewidencji nie figuruje, czy wręcz samochodem prywatnym (2 opcja).  

Kiedy szef podróżuje samochodem wpisanym do ewidencji środków trwałych

Jeżeli podróż odbywa się samochodem wpisanym do ewidencji środków trwałych, wówczas każdy wydatek związany z taką podróżą może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów – oczywiście pod warunkiem, że ma związek z przychodami. Oczywiście wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane, ponieważ przedsiębiorca nie prowadzi w tej sytuacji żadnej ewidencji przebiegu pojazdu oraz nie rozlicza podróży w sposób przewidziany dla pracownika. Do kosztów będzie można zaliczyć zatem wydatki na paliwo, opłaty za przejazd autostradą, opłaty za parkowanie, itp.  

Jeśli podróż odbywa się samochodem, niebędącym środkiem trwałym

Jeżeli przedsiębiorca podróżuje samochodem niebędącym środkiem trwałym (a więc samochodem prywatnym albo firmowym, ale nieujętym w ewidencji środków trwałych), wówczas nie może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatków w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu przedsiębiorca jest więc obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Trzeba jednak zwrócić uwagę na pewne różnice występujące między osobami fizycznymi i prawnymi. W przypadku bowiem podatników będących osobami prawnymi, omawiane ograniczenie będzie miało zastosowanie jedynie wtedy, kiedy podróż odbędzie się samochodem osobowym, niestanowiącym majątku firmy. Jeśli więc samochód ten nie jest środkiem trwałym, ale stanowi składnik majątku osoby prawnej, wówczas wydatki związane z podróżą będą rozliczane w całości, bez potrzeby prowadzenia „kilometrówki”. 

Przebieg pojazdu powinien być zatem udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Ewidencji nie trzeba prowadzić jedynie w sytuacji używania samochodów będących przedmiotem umowy leasingu.  

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 r., Nr 14, poz. 176, ze zm.);
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 2000 r., Nr 54, poz. 654, ze zm.);
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002 r., Nr 27 poz. 271, ze zm.)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl