Pracownicze programy emerytalne, czyli jak najlepiej oszczędzać na własną emeryturę

15.4.2009

Chyba nie ma pracownika – niezależnie od wieku – który nie zaczyna się w pewnym momencie zastanawiać, jaka będzie jego emerytura. Być może, iż pracownikowi ubędzie zmartwień, bo teraz nie musi zbierać na swoją emeryturę utartą jedyną drogą uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne. Z drugiej strony pracodawcy mają instrument do wprowadzenia w czyn swojej opieki nad swoimi pracownikami. A wszystko to za przyczyną pracowniczych programów emerytalnych.

Jak dochodzi do powstania programu emerytalnego?

Zasadą tworzenia pracowniczego programu emerytalnego jest dobrowolność. Tworzy się go poprzez zawarcie umowy zakładowej albo umowy międzyzakładowej oraz zawarcie umowy z instytucją finansową, albo utworzenie towarzystwa emerytalnego i funduszu emerytalnego albo nabycie przez pracodawcę akcji istniejącego towarzystwa emerytalnego. Kolejnym krokiem – niezbędnym – jest rejestracja programu przez organ nadzoru.

Kto jest stroną umowy zakładowej?

Umowa zakładowa jest umową zawieraną przez pracodawcę z reprezentacją pracowników, którą tworzą wszystkie zakładowe organizacje związkowe działające u danego pracodawcy. Jeżeli natomiast u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca zawiera umowę zakładową z reprezentacją pracowników wyłonioną w trybie przyjętym u danego pracodawcy (umocowanie jej do podejmowania czynności przewidzianych przez ustawę wygasa po upływie 24 miesięcy od dnia wyłonienia reprezentacji).

Jak przebiega procedura zawarcia umowy?

Procedura ta rozpoczyna się od przedstawienia przez pracodawcę pracownikom oferty utworzenia ppe. Oferta ta powinna zawierać:

projekt umowy zakładowej,
ustalone w umowie przedwstępnej warunki umowy z instytucją finansową lub statut towarzystwa emerytalnego i statut funduszu emerytalnego albo projekty tych statutów,
określenie okresu ważności oferty, nie krótszego niż 3 miesiące.

Umowa taka powinna zostać w terminie 2 miesięcy od przedstawienia przez pracodawcę wspomnianej oferty. Jeżeli bowiem do tego nie dojdzie - z powodu niemożności uzgodnienia przez strony jej treści - pracodawca może zawrzeć umowę zakładową z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi.

Jak przeprowadza się rejestrację programu?

Program podlega rejestracji przez Komisję Nadzoru Ubezpieczeń i Funduszy Emerytalnych. Wniosek o rejestrację składa pracodawca. Wniosek ten powinien zawierać dane pracodawcy i zarządzającego: nazwę (firmę), adres siedziby, numer REGON oraz adres do korespondencji. Nadto należy dołączyć do niego:

dokumenty potwierdzające w/w dane pracodawcy,
informację o umocowaniu reprezentacji pracowników do zawarcia umowy zakładowej,
zaświadczenie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o braku zaległości w opłacaniu składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne wystawione nie później niż trzy miesiące przed dniem złożenia wniosku,
zaświadczenie urzędu skarbowego o braku zaległości podatkowych wystawione nie później niż trzy miesiące przed dniem złożenia wniosku,
umowę zakładową,
umowę z instytucją finansową albo statut funduszu emerytalnego,
wzór deklaracji o przystąpieniu do programu,
oświadczenie pracodawcy, że warunki uczestnictwa w programie są zgodne z zasadami, zgodnie z którymi co do zasady prawo uczestnictwa w dniu złożenia wniosku o zarejestrowanie programu musi przysługiwać co najmniej połowie pracowników zatrudnionych u pracodawcy, który go tworzy, natomiast w przypadku gdy pracodawca zatrudnia więcej niż pięciuset pracowników, prawo to musi przysługiwać co najmniej jednej trzeciej pracowników zatrudnionych u pracodawcy, który tworzy program.

Co może i powinna zarazem określać umowa zakładowa?

Ustawodawca określa w sposób dość szczegółowy niezbędne elementy takiej umowy. I tak, umowa zakładowa powinna określać:

formę programu wraz ze wskazaniem zarządzającego, który będzie gromadził środki i zarządzał nimi na podstawie umowy z pracodawcą lub na podstawie postanowień statutu funduszu emerytalnego,
warunki i tryb przystępowania do programu i występowania z niego,
proponowane warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi,
warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi, w przypadku, gdy zakład ubezpieczeń jest jednocześnie pracodawcą tworzącym program i zarządzającym nim,
przypadki i warunki wypowiedzenia umowy między pracodawcą a instytucją finansową albo warunki zbycia przez pracodawcę wszystkich posiadanych przez niego akcji towarzystwa emerytalnego oraz warunki likwidacji tego towarzystwa,
warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej oraz zwrotu,
termin wskazania przez uczestnika rachunku, na który zarządzający albo likwidator zarządzającego ma dokonać wypłaty transferowej w przypadku likwidacji programu,
przypadki i warunki zmiany formy programu lub zarządzającego,
wysokość składki podstawowej,
minimalną wysokość możliwej do zadeklarowania składki dodatkowej, jeżeli umowa zakładowa nie zakazuje deklarowania składki dodatkowej,
sposób deklarowania składki dodatkowej przez uczestników oraz terminy naliczania i potrącania tych składek przez pracodawcę w celu przelewu na rachunek uczestnika,
terminy naliczania oraz przelewu składki podstawowej na rachunek uczestnika,
koszty i opłaty obciążające uczestnika i pracodawcę oraz warunki, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy zakładowej,
warunki zmiany i wypowiedzenia umowy zakładowej,
warunki jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek podstawowych oraz czasowego ograniczenia wysokości składek podstawowych przez pracodawcę,
okres wypowiedzenia umowy zakładowej przez pracodawcę.

Czy umowa może dotyczyć tylko jednego pracodawcy, jednego zakładu?

Ustawa przewiduje także możliwość utworzenia programu międzyzakładowego. Możliwe jest to w celu realizacji programu na jednakowych warunkach. W tym celu konieczne jest zawarcie umowy międzyzakładowej i umowy z instytucją finansową wspólnej dla w/w pracodawców. Do zawarcia umowy międzyzakładowej (między reprezentacją pracodawców a międzyzakładową reprezentacją pracowników) dochodzi po przedstawieniu oferty zawarcia umowy międzyzakładowej, którą przedstawia reprezentacja pracodawców międzyzakładowej reprezentacji pracowników. Nie ma także przeszkód, aby do umowy międzyzakładowej przystąpił kolejny pracodawca. Konieczny jest do tego jego wniosek i akceptacja reprezentacji pracodawców i międzyzakładowej reprezentacji pracowników).

Kolejnym niezbędnym elementem do powstania ppe jest zawarcie umowy z instytucją finansową. Umowa ta powinna określać warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi. W przypadku programu w formie funduszu emerytalnego warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi określa statut funduszu. W przypadku programu międzyzakładowego warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi określa umowa zawarta przez reprezentację pracodawców z instytucją finansową lub statut funduszu emerytalnego. Opisywanej tu umowy nie zawiera się w przypadku gdy zakład ubezpieczeń jest jednocześnie pracodawcą tworzącym program i zarządzającym tym programem, wtedy warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi określa umowa zakładowa. Podobnie jest w przypadku towarzystwa funduszy inwestycyjnych.

W jaki sposób pracownik może przystąpić do ppe?

Koniecznym jest w tym celu złożenie przez pracownika pisemnej deklaracji o przystąpieniu do programu następnie przyjętej przez pracodawcę (pracodawca powinien potwierdzić uczestnikowi na piśmie przyjęcie deklaracji). Skutek przystąpienia następuje po upływie jednego miesiąca od jej złożenia. Deklaracja powinna zawierać oświadczenie pracownika, że otrzymał kopię umowy zakładowej i zapoznał się z jej treścią, akceptuje jej warunki, oraz może zawierać rozrządzenie na wypadek śmierci pracownika.

Dodatkowy element, to ewentualna deklaracja pracownika dotycząca wnoszenia składki dodatkowej wraz z określeniem jej wysokości. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy umowa zakładowa nie zakazuje wnoszenia składki dodatkowej. Deklaracja powinna zatem zawierać także upoważnienie dla pracodawcy do jej naliczania i potrącania z wynagrodzenia oraz dokonania jej przelewu na rachunek uczestnika. W sytuacji, gdyby pracownikowi nie przysługiwało prawo do uczestnictwa w ppe, pracodawca ma obowiązek zwrócić deklarację wraz z pisemnym uzasadnieniem odmowy jej przyjęcia. Zwrócenie deklaracji powinno nastąpić nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia jej złożenia przez pracownika. W sprawach odmowy przyjęcia deklaracji i roszczeń między uczestnikiem programu a pracodawcą orzekają sądy pracy właściwe dla siedziby pracodawcy.

Jakie obowiązki spoczywają na uczestniku pracowniczego programu emerytalnego?

We wszystkich sprawach dotyczących programu uczestnik składać powinien pisemne oświadczenie woli pracodawcy (lub za jego pośrednictwem). Nadto uczestnik jest obowiązany informować pracodawcę o każdorazowej zmianie adresu do korespondencji oraz danych identyfikujących uczestnika: pierwsze imię, nazwisko, datę urodzenia, adres zamieszkania, NIP i numer PESEL albo numer paszportu bądź innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego.

Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy prowadzącym pracowniczy program emerytalny?

Jednym z istotniejszych obowiązków pracodawcy jest obowiązek natury informacyjnej, bowiem pracodawca jest obowiązany do informowania pracowników, w sposób zwyczajowo u niego przyjęty, o warunkach funkcjonowania ppe. Taka informacja powinna zawierać w szczególności:

formę programu wraz ze wskazaniem zarządzającego,
określenie wysokości składki podstawowej,
określenie sumy składek dodatkowych,
stwierdzenie, że zawiera jedynie omówienie warunków programu, a podstawą jego funkcjonowania jest umowa zakładowa,
minimalną i maksymalną wysokość możliwej do zadeklarowania miesięcznej składki dodatkowej oraz sposób jej deklarowania,
wskazanie właściwych przepisów podatkowych dotyczących gromadzonych środków,
omówienie zasad wypłaty, wypłaty transferowej i zwrotu zgromadzonych na rachunku uczestnika środków, trybu zmiany deklaracji, konsekwencji, w tym finansowych, tych zmian i warunków odstąpienia uczestnika od ppe, praw osoby uprawnionej w przypadku śmierci uczestnika, przypadków, w których następuje likwidacja programu oraz konsekwencji z tego wynikających, możliwości zadysponowania przez uczestnika prawami do zgromadzonych środków.

W pierwszym kwartale roku kalendarzowego, w którym uczestnik ppe ukończy 60 lat lub w ciągu 30 dni od dnia ustania stosunku pracy z powodu uzyskania wcześniejszych uprawnień emerytalnych pracodawca jest dodatkowo obowiązany przekazać uczestnikowi pisemną informację o warunkach wypłaty środków gromadzonych w programie.

Nadto pracodawca ma także obowiązek aktualizowania informacji dotyczących zasad funkcjonowania ppe. Ma tego dokonywać niezwłocznie po ich uzyskaniu.

Pracodawca ma także obowiązek natury informacyjnej wobec organu nadzoru. Musi on bowiem przekazywać temu organowi roczną informację dotyczącą realizacji prowadzonego programu do dnia 1 marca za rok poprzedni.

Skąd fundusze na pracowniczy program emerytalny?

Zasada jest taka, iż składkę podstawową finansuje pracodawca, jednak kwota wpłacanej składki podstawowej nie może przekroczyć 7 % wynagrodzenia uczestnika. Wysokość składki podstawowej ustala się albo procentowo od wynagrodzenia albo w jednakowej kwocie dla wszystkich uczestników, albo procentowo od wynagrodzenia, z określeniem maksymalnej kwotowej wysokości tej składki. Nalicza i odprowadza składkę podstawową pracodawca. Terminy są uzależnione od innych czynników. I tak w odniesieniu do składników wynagrodzenia należnych za okresy nie dłuższe niż miesiąc – w terminie wypłaty tych składników obowiązującym u pracodawcy (pracodawca odprowadza je w okresach miesięcznych), w odniesieniu do składników wynagrodzenia należnych za okresy dłuższe niż miesiąc - w terminie wypłaty tych składników (pracodawca odprowadza je również w tym terminie). .

W przypadku zadeklarowania przez uczestnika składki dodatkowej (możliwe tylko, gdy umowa zakładowa tego nie zakazuje), wysokość składki dodatkowej uczestnik określa w deklaracji, która to (wysokość) może zostać zmieniona, bądź też uczestnik może zrezygnować z jej wnoszenia, ze skutkiem na przyszłość, w formie zmiany deklaracji. Składka dodatkowa jest potrącana z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu.

Pamiętaj, że:

Umowy nie mogą zawierać warunków uczestnictwa pracownika w programie niezgodnych z przepisami ustawy,
W przypadku gdy ustało zatrudnienie uczestnika u pracodawcy prowadzącego program lub nastąpiła likwidacja programu, środki pozostają na rachunku uczestnika do czasu wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,
Spory ze stosunków prawnych powstałe między stronami umowy zakładowej rozstrzygają sądy powszechne właściwe dla siedziby pracodawcy,
Aby dokonać zmian w umowie konieczne jest przeprowadzenie takiej samej procedury jak do jej zawarcia,
Umowa z instytucją finansową lub statut funduszu emerytalnego nie może przewidywać żadnych kosztów obciążających uczestnika w przypadku dokonania wypłaty, wypłaty transferowej, wpłaty środków z tytułu dokonywanej wypłaty transferowej lub zwrotu,
W sprawach dotyczących programu pracodawca nie może być pełnomocnikiem uczestnika,
Składka podstawowa nie jest wliczana do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne,
Umowy stanowiące podstawę utworzenia ppe obowiązują od dnia rejestracji programu.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U. 2004 r., Nr 116, poz. 1207, ze zm.)

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.