Jak przygotować firmę do obsługi klientów w procedurze TAX FREE od 2022 roku?

Kto powinien przygotować firmę do obsługi klientów w procedurze TAX FREE od 2022 roku?

Dotyczy to ciebie, jeżeli jesteś sprzedawcą oraz:

• prowadzisz działalność na terytorium Polski,
• jesteś zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług,
• prowadzisz ewidencję sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących online,
• sprzedajesz lub zamierzasz sprzedawać w procedurze TAX FREE.

Chodzi o rejestrację danych firmy na PUESC w celu korzystania z procedury TAX FREE od 2022 roku.

W okresie do 31 grudnia 2021 roku:

• korzystanie z procedury TAX FREE odbywa się wg dotychczasowych zasad – usługi dostępne są na stronie granica.gov.pl,
• musisz zarejestrować dane firmy na PUESC w celu korzystania z procedury TAX FREE od 1 stycznia 2022 roku,
• o rozpoczęciu sprzedaży w TAX FREE w 2021 roku nadal masz obowiązek zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego.

Od 1 stycznia 2022 roku rejestracja na PUESC zastąpi obowiązek informowania naczelnika urzędu skarbowego o rozpoczęciu sprzedaży w procedurze TAX FREE.

Aby zarejestrować dane firmy na PUESC w celu korzystania z procedury TAX FREE, musisz uprzednio:

• zgłosić prowadzenie działalności gospodarczej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
• zgłosić miejsca sprzedaży do tej ewidencji/rejestru,
• posiadać w każdym miejscu sprzedaży co najmniej jedną kasę fiskalną online.

Przygotujesz firmę do obsługi klientów w procedurze TAX FREE od 2022 roku, wypełniając odpowiednie formularze na PUESC:

• załóż konto,
• zaloguj się, 
• KROK 1 - przejdź do ustawień TAX FREE, 
• KROK 2 - wybierz miejsca sprzedaży i przypisz im kasy fiskalne, 
• KROK 3 - dodaj pracowników i przydziel im role, 
• KROK 4 - zadeklaruj, czy masz umowę z firmą, która zwraca VAT w twoim imieniu.

Rejestracja krok po kroku 

KROK WSTĘPNY

     1. Załóż konto na PUESC – jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.

Uwaga! Wybierz „ROZSZERZONY ZAKRES UPRAWNIEŃ”.

Podczas rejestracji w zakładce „CEL REJESTRACJI” wybierz opcję:

„Chcę powiązać się z firmą, żeby wysyłać:

• zgłoszenia celne,
• Intrastat,
• deklaracje akcyzowe,
• zgłoszenia SENT,
• e-DD,
• zapotrzebowanie lub inne wnioski na banderole,
• i obsługiwać firmę w TAX FREE,
• wnioski i inne dokumenty.

Podpisz wniosek rejestracyjny. Jeśli wyślesz niepodpisany wniosek, będziesz musiał osobiście potwierdzić swoją tożsamość.

     2.  Zarejestruj firmę na PUESC – jeśli nie jest zarejestrowana.

Sprawdź, jak to zrobić w usłudze Rejestracja firmy i działanie w jej imieniu.

Uwaga! Twoja firma musi być zarejestrowana w obszarze TAX FREE.

Uwaga! W formularzu, który służy do rejestracji firmy na PUESC, możesz od razu powiązać reprezentanta z firmą. Wymagane uprawnienia dla powiązania reprezentanta z firmą, które są konieczne dla skorzystania z usługi, są opisane w punkcie 3.
Pamiętaj, że jednoczesna rejestracja firmy z reprezentacją wydłuża czas rejestracji, ponieważ musisz dostarczyć oryginał upoważnienia.

Możesz sprawdzić, czy firma jest zarejestrowana – skorzystaj z wyszukiwarki podmiotów udostępnionej w usłudze Sprawdź, czy firma jest zarejestrowana.

Jeżeli dane firmy już zarejestrowanej na PUESC są nieaktualne, skorzystaj z usługi Zmień lub usuń dane firmy.

     3.  Powiąż osobę z firmą – sprawdź, jak to zrobić w usłudze Powiąż reprezentanta z firmą.

Przygotować firmę do obsługi klientów w procedurze TAX FREE od 2022 roku może tylko osoba fizyczna bezpośrednio powiązana z firmą, tj. właściciel, pracownik bądź pełnomocnik firmy.

Jeżeli już wcześniej zarejestrowałeś firmę na PUESC:

• skorzystaj z usługi Zmień lub usuń dane firmy.

Twoja firma musi być zarejestrowana w obszarze TAX FREE.

• wybierz formularz WPE0001 Rejestracja aktualizacja reprezentacji firmy [SZPROT]
• Powiąż osobę z firmą – sprawdź, jak to zrobić w usłudze Powiąż reprezentanta z firmą.

Przygotować firmę do obsługi klientów w procedurze TAX FREE od 2022 roku może tylko osoba fizyczna bezpośrednio powiązana z firmą, tj. właściciel, pracownik bądź pełnomocnik firmy.

Reprezentanci twojej firmy powinni mieć wcześniej założone konta na PUESC i posiadać nadany nr IDSISC.

KROK 0

1. Zaloguj się Zaloguj się na PUESC;
2. Wybierz kontekst firmy, którą chcesz przygotować do obsługi klientów w procedurze TAX FREE od 2022 roku.

KROK 1

Przejdź do ustawień TAX FREE.

Na stronie głównej PUESC:

• wybierz formularz TAXFREE-PRZ (0) Zarządzanie profilem przedsiębiorcy obowiązuje od 01.07.2021 [TAXFREE] <link>,
• otrzymasz dostęp do sekcji „Ustawienia TAX FREE”, gdzie wprowadzisz wymagane informacje.

KROK 2

Wybierz miejsca sprzedaży i przypisz im kasy fiskalne.

1. W zakładce „Miejsca sprzedaży” wybierz miejsca spośród miejsc prowadzenia działalności gospodarczej zgłoszonych do CEIDG lub do KRS.

Zaznacz pola typu checkbox przy wybranych miejscach sprzedaży, w których będzie prowadzona sprzedaż w procedurze TAX FREE oraz dokonywany będ zie zwrot podatku VAT.

Każde zaznaczenie spowoduje dopisanie tego miejsca do profilu sprzedawcy.

2. Wybierz zakładkę „Kasy fiskalne”

Możesz przypisać tylko kasy fiskalne online!

3. Wybierz miejsce sprzedaży i dostępne kasy fiskalne w tym miejscu sprzedaży, a następnie kliknij przycisk "Przypisz".

4. Jeżeli chcesz odłączyć kasę od miejsca sprzedaży w procedurze TAX FREE kliknij na przycisk z numerem kasy, np.: ZTE170100901.

KROK 3

Dodaj pracowników i przydziel im role. Jest to krok nieobowiązkowy. Możesz obsługiwać w systemie procedurę TAX FREE samodzielnie - posiadasz w systemie pełne uprawnienia, nie musisz dodawać siebie jako pracownika.

1. Wybierz zakładkę „Pracownicy”.
2. Kliknij przycisk „Dodaj”.
3. Wpisz IDSISC lub PESEL pracownika, jego imię i nazwisko.

Pracownik musi mieć założone konto na PUESC. Wystarczy, że będzie to konto z podstawowym zakresem uprawnień.

4.   Wybierz pracownikowi role w systemie:

• Sprzedaż towarów - funkcjonalność obejmuje wystawienie i zatwierdzenie dokumentu TAX FREE oraz zapisanie dokumentu TAX FREE w uzgodnionym z podróżnym formacie pdf lub xml
• Zwrot podatku w gotówce - funkcjonalność obejmuje wyszukanie dokumentu TAX FREE w celu ustalenia jego statusu oraz uzupełnienie w Ewidencji dokumentów TAX FREE daty zwrotu podatku i kwoty zwrotu podatku w formie gotówkowej
• Zwrot podatku VAT bezgotówkowo - funkcjonalność obejmuje wyszukanie dokumentu TAX FREE w celu ustalenia jego statusu oraz uzupełnienie w Ewidencji dokumentów TAX FREE daty zwrotu podatku i kwoty zwrotu podatku w formie bezgotówkowej.
• Zwrot podatku VAT wywóz przez obce przejście graniczne - funkcjonalność obejmuje:
  • wyszukanie dokumentu TAX FREE
  • wpisanie w Ewidencji dokumentów TAX FREE:
    • daty zwrotu podatku
    • kwoty zwrotu podatku, państwa członkowskiego UE, z którego terytorium nastąpił wywóz towarów poza obszar Wspólnoty
    • daty potwierdzenia wywozu towaru z dokumentu TAX FREE przez organ celny innego państwa członkowskiego UE
    • statusu potwierdzenia dokonanego przez urząd celny kraju wywozu

5.   Potwierdź operację za pomocą przycisku „Zapisz”.

6.   Jeżeli pracownik nie posiada konta na PUESC, to jego dodanie nie będzie możliwe.

7.   Możesz zmienić uprawnienia dodanego pracownika korzystając z przycisku „Edytuj”.

8.   Możesz usunąć dane pracownika korzystając z przycisku „Usuń”.

KROK 4

Zadeklaruj, czy masz umowę z firmą, która zwraca podatek VAT w twoim imieniu

Dotyczy tylko firm, które mają podpisaną umowę z firmą pośredniczącą w zwrocie podatku VAT

1. Określ, czy będziesz korzystał z usług firm pośredniczących, które zwracają podatek VAT w twoim imieniu.
2. Jeżeli deklarujesz, że będziesz korzystał z firm pośredniczących w zwrocie podatku VAT w twoim imieniu, zaznacz te podmioty z listy wymienionych. 

Co należy wiedzieć o nowej procedurze TAX FREE? 

Procedura TAX FREE umożliwia podróżnym uzyskanie zwrotu podatku VAT od towarów zakupionych na terytorium UE i wywiezionych poza obszar celny Wspólnoty Europejskiej.

Od 1 stycznia 2022 roku podróżny będzie mógł otrzymać zwrot podatku VAT, jeżeli:

• sprzedawca wystawi, z wykorzystaniem systemu TAX FREE, elektroniczny dokument TAX FREE,
• podróżny wywiezie zakupiony towar poza granice Unii Europejskiej,
• funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej potwierdzi wywóz towaru w systemie TAX FREE po sprawdzeniu zgodności danych dotyczących podróżnego, zawartych w dokumencie elektronicznym TAX FREE z danymi zawartymi w paszporcie lub innym dokumencie potwierdzającym tożsamość,
• podróżny przedstawi potwierdzony wydruk elektronicznego dokumentu TAX FREE sprzedawcy – w przypadku gdy podróżny opuszcza Unię Europejską z terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska.

Podatek można zwrócić, jeżeli podróżny wywiózł zakupiony towar poza terytorium Unii Europejskiej nie później niż w ostatnim dniu trzeciego miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż. 

Usługa jest bezpłatna.

Formularz do wypełnienia 

TAXFREE-PRZ (0) Zarządzanie profilem przedsiębiorcy obowiązuje od 01.07.2021 [TAXFREE] - formularz zarządzania profilem przedsiębiorcy w zakresie TAX FREE.  

Niedostępność usługi, sytuacje awaryjne 

Sytuacje nadzwyczajne to niedostępność usługi ze względu na awarie lub zapowiadane prace serwisowe. Komunikaty o planowanych przerwach w działaniu systemu będą publikowane na platformie PUESC.

W przypadku niedostępności usługi proszę poczekaj – staramy się, by przerwy nie trwały zbyt długo. Obsługa rejestracji na potrzeby TAX FREE dostępna jest wyłącznie w wersji elektronicznej. 

Jeżeli potrzebujesz pomocy (Help Desk)? 

Kontakt całodobowy 24/7/365 poprzez:

• portal Centralny Service Desk: Zaloguj do Help Desk SISC;
• e-mail: helpdesk-eclo@mf.gov.pl;
  • w polu temat wpisz nazwę usługi,
  • w treści wiadomości napisz, co działa nieprawidłowo lub czego chcesz się dowiedzieć,
  • wyślij wiadomość z adresu e-mail, którego użyłeś do założenia konta na PUESC (login PUESC),
• telefon – 33 483 20 55.

Oczekiwanie na rozmowę z konsultantem Help Desk SISC to maksymalnie 30 minut. Średni czas oczekiwania wynosi 5 minut.

Czas realizacji:

• rejestracja zgłoszeń oraz wniosków – niezwłocznie, całodobowo;
• obsługa standardowych zgłoszeń lub wniosków, dla których zostały opracowane rozwiązania – na bieżąco,  maksymalny czas obsługi zgłoszenia lub wniosku do  4 godzin;
• obsługa zgłoszeń, która wymaga wiedzy specjalistycznej bądź technicznej (w zależności od godzin pracy II oraz III linii) w dni robocze od 7:30 do 15:30 – maksymalny czas obsługi zgłoszenia do 20 dni roboczych;
• obsługa wniosków, która wymaga wiedzy specjalistycznej bądź technicznej (w zależności od godzin pracy II oraz III linii) w dni robocze od 7:30 do 15:30 – maksymalny czas obsługi zgłoszenia do 10 dni roboczych. 

Zob. też: Nowe TAX FREE

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 952/2013 z dnia 9 października 2013 r. ustanawiające unijny kodeks celny;
• dyrektywa 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej;
• ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług;
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie określenia wzorów: znaku informującego podróżnych o możliwości zakupu w punktach sprzedaży towarów, od których przysługuje zwrot podatku od towarów i usług, oraz stempla potwierdzającego wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej, a także określenia niezbędnych danych, które powinien zawierać dokument będący podstawa do dokonania zwrotu podatku podróżnym;
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2017 roku w sprawie minimalnej łącznej wartości zakupów, przy której podróżny może żądać zwrotu podatku od towarów i usług.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl