Pilotaż skróconego czasu pracy

30.6.2025

Ogłoszony regulamin naboru do pilotażu dla pracodawców

Ważna wiadomość dla pracodawców w całej Polsce! Wkrótce będą mogli przetestować u siebie skrócony czas pracy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zachęca do zapoznania się z regulaminem naboru do pilotażu. Dofinansowanie może wynieść nawet milion złotych! Nabór wniosków do programu rozpocznie się 14 sierpnia i potrwa do 15 września 2025 r.

28 kwietnia br. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło rozpoczęcie przygotowań do uruchomienia pilotażu skrócenia czasu pracy. 27 czerwca przedstawiło zaś regulamin naboru.

Celem naboru jest wypracowanie oraz przetestowanie modeli skróconego czasu pracy oraz ocena ich wpływu na: zatrudnienie, produktywność, zdrowie pracowników, organizację pracy, a także możliwość godzenia życia zawodowego z prywatnym pracowników u pracodawców biorących udział w projekcie pilotażowym.

To będzie pierwszy pilotaż skróconego czasu pracy w tej części Europy, pierwszy w naszym regionie, pierwszy na tak szeroką skalę pilotaż w Polsce. Resort chce zachęcać do skróconego czasu pracy i zachęcać do testowania rozwiązań w różnego typu organizacjach. W pilotażu będą mogli wziąć udział przedsiębiorcy, jednostki samorządowe, fundacje, stowarzyszenia, związki zawodowe – aby każdy pracodawca mógł sprawdzić, co u niego działa.

W ocenie resortu pracy, skrócenie czasu pracy może przynieść korzyści, lecz wymaga elastycznego podejścia, dostosowanego do specyfiki branż oraz organizacji. Skrócenie czasu pracy nie może być narzucone odgórnie. Dlatego Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłasza pilotaż, który jeszcze w tym roku pozwoli rozpocząć praktyczne testowanie różnych modeli skróconego czasu pracy.

Kto może ubiegać się o dofinansowanie?

Wniosek mogą złożyć pracodawcy, zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne.

Jakie wsparcie mogą otrzymać pracodawcy?

Maksymalna wartość wsparcia na jeden projekt pilotażowy to 1 milion złotych. Koszt projektu w przeliczeniu na jednego pracownika objętego pilotażem nie może przekroczyć 20 tysięcy zł.

Elektroniczne składanie wniosków będzie możliwe od 14 sierpnia do 15 września 2025 r.

Lista projektów rekomendowanych do realizacji zostanie opublikowana nie później niż 15 października br.

Jakie koszty kwalifikują się do dofinansowania?

W ramach projektu pilotażowego finansowane mogą być:

koszty obsługi - m.in. działania informacyjno-promocyjne, koszty związane z obsługą projektu, w tym: koordynowaniem, rekrutacją uczestników, monitorowaniem, oceną, rozliczaniem. Koszty obsługi nie mogą przekroczyć 10% wartości złożonego projektu.
koszty merytoryczne - m.in. badania, analizy i ekspertyzy dotyczące sposobu wdrożenia skróconego czasu pracy oraz oczekiwań pracowników i realizatora w tym zakresie, szkolenia dla pracowników związane z testowanym rozwiązaniem, finansowanie optymalizacji i automatyzacji procesów kluczowych dla możliwości skracania czasu pracy, czy też dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem.

Realizator projektu pilotażowego może w ramach środków otrzymanych na realizację pilotażu sfinansować koszty szkoleń dla pracowników. Jednocześnie w razie, gdy szkolenia organizuje i realizuje sam pracodawca w ramach własnych zasobów (np. szkolenie prowadzi menadżer czy kierownik dla swoich przełożonych), takie szkolenia nie będą mogły być finansowane w ramach projektu pilotażowego.

Pilotaż przewiduje testowanie różnych modeli skróconego czasu pracy. Może to być zmniejszenie liczby dni pracy w tygodniu, zmniejszenie liczby godzin pracy w poszczególne dni, zmniejszenie liczby godzin pracy poprzez dodatkowe dni wolne w miesiącu bądź udzielanie dodatkowych dni wolnych w formie urlopu wypoczynkowego. Dopuszczalne są także inne modele dopasowane do specyfiki danego pracodawcy.

Jakie warunki należy spełnić?

Warunki obejmują:

prowadzenie działalności przez co najmniej 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku;
zatrudnianie co najmniej 75% pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania bądź spółdzielczej umowy o pracę. Oznacza to, że co najmniej 75% kadry podmiotu musi być zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
objęcie projektem minimum 50% pracowników;
utrzymanie zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90% stanu początkowego, określonego we wniosku. W pilotażu wymagane jest utrzymanie zatrudnienia osób objętych pilotażem na poziomie nie niższym niż 90% określonego we wniosku stanu początkowego. Oznacza to, iż w sytuacji, gdy w trakcie realizacji pilotażu część pracowników objętych pilotażem odejdzie z pracy (np. przejdzie na emeryturę, zwolni się, przebywa na dłuższym zwolnieniu lekarskim), pracodawca może uzupełnić te miejsca oraz objąć pilotażem innych pracowników bądź pozostać przy zmniejszonej liczbie pracowników testujących skrócony czas pracy, lecz liczba tych pracowników nie może być mniejsza niż 90% wszystkich objętych pilotażem.
utrzymanie wynagrodzeń pracowników biorących udział w projekcie pilotażowym na poziomie nie niższym niż obowiązujący w dniu rozpoczęcia realizacji projektu pilotażowego - przez cały okres jego trwania;
niepogorszenie warunków pracy oraz płacy pracowników objętych projektem.

Pracodawca jako realizator podejmuje decyzję, których pracowników obejmie projektem pilotażowym. Jednym z warunków realizacji projektu pilotażowego jest objęcie nim co najmniej 50% pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach. Przy tym spośród wszystkich osób zatrudnionych przez pracodawcę co najmniej 75% muszą stanowić osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę.

Jak złożyć wniosek?

Wniosek należy złożyć elektronicznie, poprzez udostępniony generator wniosków. Wymagane dokumenty to:

wniosek o przyznanie środków rezerwy Funduszu Pracy na finansowanie projektu pilotażowego;
projekt pilotażowy, zawierający opis, cel, uzasadnienie, założenia, w tym rezultaty oraz mierniki;
wymagane oświadczenia, w tym np. o systematycznym i terminowym wypełnianiu ankiet, niezaleganiu z wypłatami dla pracowników, braku zaległości podatkowych oraz w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, niezaleganiu z opłacaniem innych danin publicznych, braku nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych i deklaracja współpracy z urzędem pracy.

Złożenie dokumentów nie jest równoznaczne z przyznaniem środków.

Zob.:

Jak przypisuje się projekty pilotażowe do odpowiednich koszyków, o których mowa w regulaminie naboru?

Zaproponowany w regulaminie naboru sposób oceny wniosków oparty na koszykach ma na celu wybranie do dofinansowania projektów pilotażowych realizowanych przez pracodawców z różnych branż. Chodzi o to, żeby warianty skrócenia czasu pracy zostały przetestowane w kilku sektorach oraz strukturach organizacyjnych.

Projekty pilotażowe, które spełnią kryteria formalne określone w regulaminie naboru, zostaną przyporządkowane do jednego z 12 koszyków, wyodrębnionych według kryterium grup sekcji PKD (3 grupy) i wielkości zatrudnienia w podmiotach (4 grupy podmiotów), zgodnie z tabelą, przedstawiającą pulę miejsc w każdym z koszyków.

Do dofinansowania zostaną rekomendowane projekty, jakie uzyskają najwyższą punktację w każdym z 12 koszyków, zgodnie z przedstawioną w tabeli pulą miejsc. Jeśli pula miejsc w danym koszyku nie zostanie wyczerpana, to do dofinansowania rekomendowane zostaną projekty pilotażowe, które uzyskały największą liczbę punktów spośród wszystkich pozostałych projektów.

Szczegółowe kryteria merytoryczne oceny wniosków

Wnioski będą oceniane przez Komisję do spraw oceny projektów pilotażowych za pomocą Karty oceny. Kryteria merytoryczne obejmują:

odsetek pracowników podmiotu uczestniczących w pilotażu;
spójność oraz racjonalność projektu pilotażowego;
plan wdrożenia SCP, obejmujący zmiany organizacyjne oraz technologiczne usprawniające procesy stosowane w organizacji;
wykorzystanie własnego wskaźnika/wskaźników monitorujących wydajność pracy w organizacji.

Ważne terminy!

Do 15 października 2025 r. nastąpi rozstrzygnięcie naboru oraz publikacja listy pracodawców, którzy zakwalifikowali się do pilotażu. Po opublikowaniu listy projektów pilotażowych rekomendowanych do realizacji nastąpi etap podpisywania umów.

Realizacja projektu pilotażowego rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy i podzielona jest na 3 etapy:

I etap: przygotowanie do wprowadzenia skróconego czasu pracy – trwa od podpisania umowy i kończy się 31 grudnia 2025 r.;
II etap: testowanie wprowadzenia skróconego czasu pracy w środowisku pracy – zaczyna się 1 stycznia 2026 r. i trwa do 31 grudnia 2026 r.;
III etap: podsumowanie realizacji projektu pilotażowego – kończy się najpóźniej 15 maja 2027 r. (do tego terminu realizator projektu jest zobowiązany przekazać Ministrowi sprawozdanie końcowe oraz ankiety kwartalne pracodawcy i pracowników).

Przez deklarowaną współpracę z urzędami pracy rozumie się przekazywanie do właściwego terytorialnie powiatowego urzędu pracy informacji o wyniku pilotażu. Natomiast przez dotychczasową współpracę z urzędem pracy rozumie się m.in. zgłaszanie ofert pracy do bazy ofert pracy (ePraca), realizacja usług, instrumentów rynku pracy, form pomocy realizowanych przez urząd pracy, współpraca w zakresie Krajowego Funduszu Szkoleniowego bądź w zakresie realizacji projektów EFS/EFS+.

Obowiązki sprawozdawcze realizatora obejmują:

wypełnianie ankiet przez pracodawcę oraz pracowników przed rozpoczęciem pilotażu, a następnie co kwartał w trakcie jego trwania;
złożenie częściowego sprawozdania z wykorzystania środków Funduszu Pracy w danym roku budżetowym;
po zakończeniu realizacji projektu, złożenie sprawozdania końcowego zawierającego informacje o zrealizowanych działaniach, wypracowanych rozwiązaniach, informację finansową z wykazem faktur i ewaluację projektu.

Minister może także wezwać do udzielenia dodatkowych informacji, wyjaśnień bądź dowodów do sprawozdania.

Pomoc udzielana pracodawcom w ramach projektu pilotażowego będzie pomocą de minimis

Wsparcie finansowe w ramach projektu pilotażowego udzielane jest w formie pomocy de minimis, pod warunkiem, że nie przekroczy dopuszczalnego pułapu pomocy de minimis dla jednego przedsiębiorcy określonego w rozporządzeniu Komisji Europejskiej regulującym zasady udzielania pomocy de minimis obowiązującego na dzień udzielenia tej pomocy.

Pracodawca będzie mógł zmodyfikować projekt...

Realizator projektu pilotażowego ma obowiązek niezwłocznego poinformowania Ministra o wszelkich istotnych okolicznościach, jakie mogą mieć wpływ na realizację projektu pilotażowego. Dotyczy to również propozycji przeciwdziałania potencjalnym zagrożeniom w jego realizacji. Termin "niezwłocznie" oznacza nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty powzięcia informacji o zaistnieniu wspomnianych okoliczności.

W razie wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności mających wpływ na dalszą realizację pilotażu zgodnie ze złożonym w naborze wnioskiem i projektem pilotażowym istnieje możliwość podpisania aneksu umowy.

Uzasadnienie resortu pracy dla skróconego czasu pracy

8-godzinny czas pracy wprowadzono w Polsce 107 lat temu, zaś wolne soboty ponad 50 lat temu. W tym czasie wiele się zmieniło. Nowe technologie znacząco podniosły efektywność pracy, a wiele krajów już teraz skraca czas pracy.

Pomimo braku regulacji, niektórzy pracodawcy z własnej inicjatywy skracają czas pracy w swoich zakładach. Dzieje się tak zarówno w sektorze prywatnym, jak również publicznym. Przykładami są tu urzędy miejskie we Włocławku, Ostrzeszowie, Świebodzicach, Szczecinku i Lesznie, jak też w wielu spółkach podległych tym samorządom, oraz Herbapol Poznań.

Zdaniem resortu, korzyści jest wiele. Pracownicy mogą cieszyć się większą równowagą między życiem zawodowym oraz prywatnym, większymi możliwościami samorozwoju, dłuższą aktywnością zawodową, za to mniejszym ryzykiem wypalenia zawodowego. Pracodawcy mogą natomiast obserwować wzrost efektywności i kreatywności pracowników, minimalizację marnotrawstw, spadek liczby błędów oraz wypadków, jak również większą konkurencyjność na rynku pracy.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl