System teleinformatyczny do obsługi niektórych umów

Co system daje w praktyce?

Dzięki nowemu systemowi można:

• zawierać, zmieniać, jak też rozwiązywać umowy takie jak umowa o pracę, umowa zlecenia, umowy o świadczenie usług i umowy uaktywniające, np. z nianią,
• korzystać z gotowych szablonów umów oraz dokumentów powiązanych — m.in. aneksów, wypowiedzeń, świadectw pracy,
• podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym, zaufanym bądź osobistym,
• prowadzić oraz przechowywać dokumentację pracowniczą elektronicznie bez obowiązku jej przechowywania w formie papierowej.

System zapewnia także ciągły dostęp do dokumentów elektronicznych oraz możliwość zgłaszania pracowników oraz wykonawców do ubezpieczeń i opodatkowania przez ZUS oraz KAS — wszystko w jednym miejscu.

Jak system działa?

Do systemu zalogujesz się przez portal https://www.praca.gov.pl/eurzad/strona-glowna, przez system https://www.gov.pl/web/login (Profil Zaufany, e-dowód, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna) albo za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Możesz działać zarówno jako osoba fizyczna, jak i w kontekście organizacji — np. jednoosobowej działalności gospodarczej.

W systemie można prowadzić dokumentację pracowniczą tylko nowo zatrudnianych pracowników lub pracowników, dla których uprzednio nie była ona prowadzona.  Decydując się na zawarcie umowy w systemie masz obowiązek prowadzenia dokumentacji umowy w systemie do momentu jej zakończenia. 

Kto może z systemu korzystać?

Z systemu mogą korzystać np.:

• mikroprzedsiębiorcy oraz inne podmioty zatrudniające pracowników;
• rolnicy; 
• rodzice zawierający umowy z opiekunkami i opiekunami;
• osoby, które nie są przedsiębiorcami ani rolnikami;
• osoby zatrudniane: pracownicy, zleceniobiorcy, opiekunowie.

Zmiany od lipca 2026 r.

W lipcu 2026 r. weszła w życie nowelizacja ustawy, która wprowadziła duże zmiany w systemie, np.:

• zniesienie limitu zatrudnienia: wcześniej z systemu mogły korzystać wyłącznie osoby fizyczne, rolnicy i mikroprzedsiębiorcy zatrudniający do 9 osób. Od lipca system stał się dostępny dla wszystkich pracodawców, bez względu na wielkość firmy.
• cyfryzacja dokumentów papierowych: wprowadzono funkcjonalność umożliwiającą przenoszenie do systemu umów, które wcześniej zostały podpisane tradycyjnie - w formie papierowej;
• integracja z urzędami: system automatyzuje procesy wyliczania składek i ułatwia przesyłanie zgłoszeń bezpośrednio do ZUS oraz urzędów skarbowych.

Co warto wiedzieć na start?

MRPiPS po 7 stycznia rozwija nowe funkcje i rozszerza zakres umów możliwych do zawierania w systemie.

Nowy system to krok w stronę prostszego i bardziej przejrzystego zawierania umów — tak, aby każdy mógł załatwić to szybko oraz bez zbędnych formalności.

System został uruchomiony na podstawie ustawy z 16 listopada 2022 r. i jest dostępny dla użytkowników bezpłatnie.

Co to jest system teleinformatyczny do obsługi niektórych umów?

System udostępniany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS), z siedzibą przy ul. Nowogrodzkiej 1/3/5, 00-513 Warszawa, umożliwiający zawieranie i obsługę m.in. umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług i umów uaktywniających zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów.

Gdzie jest regulamin systemu?

Regulamin korzystania z systemu teleinformatycznego do obsługi niektórych umów (praca.gov.pl/umowy/) można wywołać z:

• okna głównego portalu, które znajduje się w dolnej części;
• po pierwszym logowaniu do tego systemu umów z poziomu rejestracji konta: "Regulamin Systemu teleinformatycznego do obsługi umów".

Konto Użytkownika

Jak założyć konto w Systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów?

Żeby założyć konto osoby fizycznej, trzeba w prawym górnym rogu wybrać przycisk "Zaloguj", a potem wybrać jedną z metod logowania:

• „Logowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym". Po podpisaniu oświadczenia użytkownik zostanie przekierowany do formularza zakładania konta, na którym powinien wypełnić wszystkie wymagane pola, a następnie go zatwierdzić.
• "Logowanie przez login.gov.pl". Po uwierzytelnieniu się użytkownik zostanie przekierowany do portalu praca.gov.pl/umowy/, gdzie będzie kontynuował zakładanie konta osoby fizycznej - poprzez wypełnienie wymaganych pól na formularzu zakładania konta, a potem jego zatwierdzenie.

Jakie certyfikaty kwalifikowane są obsługiwane?

System teleinformatyczny do obsługi niektórych umów (praca.gov.pl/umowy/) umożliwia korzystanie z certyfikatów wydanych w Polsce i innych krajach Unii Europejskiej. Certyfikat musi zawierać dane identyfikacyjne osoby: imię, nazwisko i identyfikator osobowy (PESEL bądź PNO). Dane osoby na koncie w systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (praca.gov.pl/umowy/) muszą być zgodne z danymi zawartymi w certyfikacie.

Kontekst organizacji

Jak można założyć kontekst organizacji w systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów?

Użytkownik, po zalogowaniu się na konto w systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (praca.gov.pl/umowy/), ma możliwość założenia kontekstu organizacji. W tym celu trzeba zalogować się w systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (praca.gov.pl/umowy/). Potem w prawym górnym rogu ekranu należy nacisnąć pole z imieniem i nazwiskiem, a następnie wybrać opcję „Utwórz kontekst organizacji”. W sekcji „Pobieranie danych organizacji” trzeba wprowadzić numer identyfikacji podatkowej (NIP) i kliknąć przycisk „Pobierz dane z CEiDG”. W przypadku pozytywnej weryfikacji użytkownika oraz statusu organizacji w CEiDG wyświetlone zostaną dane pobrane z CEiDG oraz możliwość dodania nowych danych kontaktowych bądź zmiany danych kontaktowych pobranych z CEiDG, jak też wybór formy powiadomień opcjonalnych i obowiązkowe oświadczenie mikroprzedsiębiorcy. Po wprowadzeniu wymaganych danych oraz zatwierdzeniu ich przyciskiem „Załóż kontekst organizacji” - kontekst organizacji zostanie utworzony.

Jak można wybrać kontekst organizacji?

Żeby wybrać kontekst organizacji, trzeba zalogować się w systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (praca.gov.pl/umowy/). Następnie przez naciśnięcie przycisku z imieniem i nazwiskiem (znajdującego się w górnej części ekranu) należy rozwinąć listę ustawień użytkownika oraz wybrać opcję „Zmiana kontekstu”. Z listy kontekstów trzeba wybrać właściwą organizację.

Co oznacza wybór kontekstu pracy?

Wybór kontekstu jest uzależniony od tego, kto jest bądź ma być stroną umowy: osoba fizyczna albo organizacja. Od wybranego kontekstu uzależniona jest komparycja umowy (dane strony zatrudniającej) czy dokumentu jej obsługującego.
W przypadku pracy w kontekście organizacji sekcja „Dla zatrudnianego” jest nieaktywna.

Jak można nadać upoważnienie do konta osoby fizycznej bądź kontekstu organizacji?

W sekcji „Zarządzanie kontekstem” w zakładce „Lista osób uprawnionych” jest przycisk „Dodaj upoważnienie” wywołujący okno, w którym należy wprowadzić podstawowe dane identyfikacyjne osoby upoważnionej (imię i nazwisko, PESEL ) i parametry upoważnienia (daty obowiązywania upoważnienia albo wybór opcji „bezterminowo”).

W zakres uprawnień osoby upoważnionej wchodzą jedynie niektóre czynności związane z obsługą umów w systemie. Wśród tych czynności nie znajdują się czynności formalno-prawne takie jak podpisanie dokumentu, odebranie pisma, podejmowanie decyzji o przyjęciu wypowiedzenia zmieniającego, tj. czynności, które wpływają na przebieg umowy. Upoważniony może wykonywać czynności związane z przeglądaniem wszystkich dokumentów oraz przygotowywaniem nowych treści dokumentów. Nie może akceptować dokumentów, podpisywać, odbierać pism, podejmować decyzji.

Kto może obsługiwać kontekst organizacji?

W systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (praca.gov.pl/umowy/) z kontekstu organizacji może korzystać osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą oraz upoważnieni przez nią użytkownicy posiadający konto osoby fizycznej w tym systemie.

Jak można sprawdzić listę osób uprawnionych do konta osoby fizycznej lub kontekstu organizacji?

Należy:

1. zalogować się w systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (praca.gov.pl/umowy/) na wybrany kontekst (osoby fizycznej albo organizacji).

2. w prawym górnym rogu ekranu nacisnąć pole z imieniem i nazwiskiem a następnie wybrać opcję „Zarządzanie kontekstem”.

3. w sekcji „Lista osób uprawnionych” dostępna jest lista osób związanych z wybranym kontekstem.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (Dz.U. z 2022 r. poz. 2754, z późn. zm.).