Umowa o zachowaniu poufności - najważniejsze informacje

Umowa o zachowaniu poufności, przez wielu kojarzona także jako umowa NDA (non-disclosure agreement), a przez nie których także jako umowa CDA (confidentiality disclosure agreement), CA (confidentiality agreement), czy PIA (proprietary information agreement). Jest ona umową mającą na celu ochronę informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Ma ona na celu zapewnienie poufności przekazywanych sobie, pomiędzy partnerami biznesowymi, informacji posiadających wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Mogą to być informacje dotyczące strategii rozwoju firmy, informacje techniczne, technologiczne, różnego rodzaju innowacyjne rozwiązania i szereg innych informacji, które dla przedsiębiorstwa mają wartość gospodarczą, a zarazem nie są informacjami publicznymi. Umowy takie zwierane są na różnych etapach współpracy między stronami. W wielu przypadkach wskazane jest zawarcie takiej umowy już na etapie prowadzenia negocjacji.

Tajemnica zawodowa, a tajemnica przedsiębiorstwa prawnie chroniona.

Na wstępie warto zaznaczyć, iż niniejszy artykuł co do zasady nie dotyczy kwestii związanych z typowego rodzaju tajemnicą zawodową, do której zachowania zobowiązani są ustawowo przedstawiciele określonych zawodów. Rozróżnić tutaj należy ustawowy obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej od tajemnicy przedsiębiorstwa prawnie chronionej. Tajemnica zawodowa powstaje w sytuacji gdy osoba działająca w określonym zawodzie, z tytułu tejże działalności uzyskuje różnego rodzaju informacje. Szczegóły obowiązku zachowania w tajemnicy uzyskanych tak informacji możemy znaleźć w odpowiednich przepisach regulujących dany zawód. Krąg osób ustawowo zobowiązanych do zachowania tajemnicy zawodowej jest, wbrew pozorom, duży. Do tego kręgu należą najbardziej oczywiste zawody jak adwokat, radca prawny, dziennikarz, lekarz, ale także i mniej oczywiste jak pracownik Państwowej Inspekcji Pracy czy broker. 

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a umowa o zachowaniu poufności

W świetle obowiązującej ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993 r. (Dz.U. 2003 Nr 153, poz. 1503 ze zmianami), dalej zwaną u.z.n.k., powstaje pytanie po co podpisywać umowy o zachowaniu poufności, skoro wszelkie przekazanie, ujawnienie czy wykorzystanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, a osoba dopuszczająca się takiego czynu może zostać pociągnięta do odpowiedzialności cywilnej. Analizując praktyczne stosowanie przepisów przywołanej ustawy, wyłaniają się dwa główne powody do zawierania precyzyjnie i profesjonalnie sformułowanych umów o zachowaniu poufności.

Pierwszym powodem jest możliwość doprecyzowania co strony umowy rozumieją jako informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Ustawową definicję tajemnicy przedsiębiorstwa możemy znaleźć w art. 11 ust. 4 u.z.n.k., który stanowi, iż: "Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.". Nie ulega, żadnym wątpliwościom, że tak ogólne sformułowanie, może prowadzić i często prowadzi do niejasności dotyczących, czy dane informacje uzyskane w toku np. negocjacji są tajemnicą przedsiębiorstwa w świetle przywołanego przepisu, czy nie. Z pomocą, w celu zapobiegnięcia powstania takich wątpliwości, przychodzi nam właśnie umowa o zachowaniu poufności. W umowie tej strony w sposób precyzyjny oraz nie podlegający wątpliwości mają możliwości wskazania jakie informacje rozumieją jako tajemnicę przedsiębiorstwa, a co za tym idzie podlegają ochronie przed ujawnieniem.

Drugim powodem, dla którego warto pomyśleć o podpisaniu umowy o zachowaniu poufności jest możliwość ustanowienia kary umownej w razie naruszenia postanowień umownych, a co za tym idzie mamy możliwość dochodzenia określonej umownie kwoty na podstawie samej umowy, bez potrzeby wykazywania wysokości poniesionej szkody.

Pominąwszy jednak powyższe, warto zaznaczyć, że umowy które mają słabo zdefiniowane informacje poufne, których dotyczą i nie zastrzegają kary umownej, mają bardziej charakter symboliczny. Ich praktyczny aspekt sprowadza się do ewentualnego oświadczenia wiedzy stron, iż w istocie mają do czynienia z informacjami które są przez nie traktowane jako tajemnica przedsiębiorstwa.

Podstawowe zasady przy tworzeniu umowy o zachowaniu poufności

Nie istnieje coś takiego jak pasujący do każdej sytuacji szablon umowy NDA, w której tylko sobie uzupełniamy dane stron, podpisujemy i możemy być spokojni, że tajemnice naszego przedsiębiorstwa są bezpieczne. Umowa o zachowaniu poufności musi być dostosowana do charakteru relacji pomiędzy stronami, do tego kto jest stroną (pracownik, przedsiębiorca, zleceniobiorca, itd.), a także do tego jakie informacje chcemy chronić. Istnieją jednak podstawowe zasady, którymi trzeba się kierować przy tworzeniu umowy o zaufaniu poufności (obok oczywiście podstawowych zasadach obwiązujących przy tworzeniu jakichkolwiek umów), są to:

• Precyzyjne i nie podlegające wątpliwości określenie informacji, które są przedmiotem umowy, a co za tym idzie mają być zachowane w poufności;
• Określenie celu wykorzystania informacji będących przedmiotem umowy;
• Zasady i środki bezpieczeństwa mające na celu zachowanie informacji jako poufne;
• Określenie kar umownych;

Podsumowując, umowa o zachowaniu poufności jest istotnym elementem ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, która ma wartość majątkową. Niezabezpieczenie się przed ujawnieniem informacji kluczowych dla funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa może mieć daleko idące niekorzystne dla nas skutki. Pozwala ona na precyzyjne określenie informacji objętych ochroną, a zarazem umożliwia łatwiejsze dochodzenie swoich należności z tytułu ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Łukasz Rabiak