Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - dokumentowanie i zasady przyznawania dni wolnych

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej wykonywanie, uznane przez pracodawcę za usprawiedliwione.

Jeżeli wiesz z wyprzedzeniem, że w danym dniu nie będziesz mógł zjawić się w pracy, to powinieneś zawiadomić o tym swojego pracodawcę, równocześnie podając przewidywany okres nieobecności.

Kiedy i w jaki sposób należy powiadamiać pracodawcę o zaistnieniu przyczyn, które uniemożliwiają stawienie się w pracy?

Jeśli jesteś nieobecny w pracy, to powinieneś najpóźniej w drugim dniu nieobecności powiadomić o tym swojego pracodawcę, jednocześnie podając przyczynę nieobecności.

Powiadomienia można dokonać w różny sposób: osobiście, przez inną osobę, przez telefon, pocztę, fax, mailem itp.

Ponadto powinieneś dowiedzieć się, czy w twoim miejscu pracy nie istnieją wewnętrzne przepisy, które regulują sposób zawiadomienia pracodawcy o nieobecności pracownika w pracy.

Co może być dowodem usprawiedliwionej nieobecności w pracy?

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

1. zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
2. decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
3. oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły do której dziecko uczęszcza,
4. imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
5. oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Kiedy pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy i jaki dokument należy przedstawić?

Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa.

Pracodawca zobowiazany jest zwolnić pracownika, gdy ten przedstawi mu następujący dokument uzasadniający nieobecność (według rozporządzenia), na:

• wezwanie przez organ właściwy w zakresie powszechnego obowiązku obrony (potwierdzenie stawienia się na wezwanie),
• wezwanie przez sąd, policję, prokuraturę, gminę itp. (potwierdzenie stawienia się na wezwanie,
• dokonanie czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym lub sądowym (nie więcej niż 6 dni w ciągu roku) - potwierdzenie dokonania czynności,
• wzięcie udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej (zaświadczenie o uczestnictwie w posiedzeniu),
• przeprowadzenie obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych (potwierdzenie przeprowadzenia badań),
• uczestniczenie w działaniach ratowniczych przez członka ochotniczej straży pożarnej - zwolnienie następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą,
• uczestnictwo w szkoleniu pożarniczym (nie więcej niż 6 dni w ciągu roku) - zwolnienie na podstawie wniosku jednostki Państwowej Straży Pożarnej,
• czas wyznaczenia przez przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych do udziału w postępowaniu, gdy pracownik jest członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, ujętym na liście ministra właściwego do spraw transportu, 
• uczestnictwo w akcji ratowniczej Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego - zwolnienie następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą,
• oddanie krwi przez pracownika będącego krwiodawcą oraz przeprowadzenie badań lekarskich, które nie mogą być wykonane w czasie wolnym od pracy - zaświadczenie Stacji Krwiodawstwa potwierdzające oddanie krwi lub przeprowadzenie badań,
• przeprowadzenie zajęć dydaktycznych w szkołach lub innych placówkach naukowych (zwolnienie na 6 godzin w tygodniu lub 24 w ciągu miesiąca) - potwierdzenie przeprowadzenia zajęć,
• uczestnictwo w posiedzeniach rady nadzorczej działającej u pracodawcy - potwierdzenie uczestnictwa w posiedzeniach,
• ślub pracownika (2 dni) - akt małżeństwa,
• urodzenie się dziecka pracownika (2 dni) - akt urodzenia,
• pogrzeb ojca, matki, ojczyma, macochy pracownika (2 dni) - akt zgonu,
• ślub dziecka pracownika (1 dzień) - akt małżeństwa,
• pogrzeb siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby, która jest na utrzymaniu pracownika lub pod jego opieką (1 dzień) - akt zgonu.

Ponadto pracodawca jest obowiązany:

• zwolnić młodocianego od pracy na czas potrzebny do wzięcia udziału w zajęciach szkoleniowych w związku z dokształcaniem się (art. 198 k.p.).

• udzielać pracownicy ciężarnej zwolnień od pracy na zalecone przez lekarza badania lekarskie przeprowadzane w związku z ciążą, jeżeli badania te nie mogą być przeprowadzone poza godzinami pracy. Za czas nieobecności w pracy z tego powodu pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia. Stan ciąży powinien być stwierdzony świadectwem lekarskim (art. 185 K.p.).

Poza tym w okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 37 K.p.). Wymiar tego zwolnienia wynosi: 

• 2 dni robocze - w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia albo
• 3 dni robocze - w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, także w przypadku jego skrócenia na podstawie art. 36¹ § 1 K.p.  

Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 K.p.).

Czy za czas zwolnienia od pracy należy się wynagrodzenie?

Poza wyżej wskazanymi zwolnieniami z prawem do wynagrodzenia, za czas zwolnienia od pracy w celu wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej jako świadek lub strona, przeprowadzenia badań lekarskich, wzięcia udziału w akcji ratowniczej Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego, oddania krwi, urlopu tzw. okolicznościowego (ślub, pogrzeb) zachowujesz prawo do wynagrodzenia.

W wypadku skorzystania ze zwolnienia w celu stawienia się np: przed sądem, policją, wzięcia udziału w akcji ratowniczej - pracodawca wydaje ci zaświadczenie, które określa wysokość utraconego wynagrodzenia za czas zwolnienia po to, byś mógł odzyskać wynagrodzenie od właściwego organu. Może się też zdarzyć, że przepisy prawa pracy obowiązujące u twojego pracodawcy przewidują zachowanie przez pracownika wynagrodzenia za czas zwolnienia.

Pamiętaj, że:

• jesteś zobowiązany do powiadomienia swojego pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy, w przeciwnym razie możesz nawet stracić pracę;
• przysługują ci dodatkowe dni wolne od pracy, tzw. urlop okolicznościowy, w razie ślubu, zgonu, narodzin;
• niezdolność lub nieobecność w pracy może być w pewnych wypadkach przyczyną rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zmianami),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. 1996 r., Nr 60, poz. 281).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.