Wydawanie zaświadczeń przez organ administracji publicznej
Niejednokrotnie dla potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymagane jest przedstawienie urzędowego zaświadczenia wydanego przez właściwy organ. Jak je uzyskać?
Kodeks postępowania administracyjnego zawiera przepisy dotyczące specjalnej uproszczonej procedury, w ramach której organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie ubiegającej się o to osoby. Zaświadczenie stanowi akt wiedzy organu o określonych faktach lub stanie prawnym, których urzędowego potwierdzenia wymaga przepis prawa. Ponadto organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie wówczas, gdy ubiegająca się o nie osoba ma interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. W drugim przypadku organ administracji publicznej ma obowiązek wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie elementów stanu prawnego lub faktycznego wynikających z prowadzonych przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. W przypadku odmowy wydania zaświadczenia, organ wydaje postanowienie, na które przysługuje zażalenie.
Jaki jest termin wydania zaświadczenia?
Wydanie zaświadczenia powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Warto wskazać, że zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 16 lipca 2012 roku, sygn. akt III SA/Kr 1485/11, skoro zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, to także postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia winien organ wydać w takim terminie. Dodatkowo przed wydaniem zaświadczenia organ może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. Rola tego postępowania ma jednak charakter pomocniczy związany z ustaleniem treści zaświadczenia i nie może prowadzić do zawieszenia postępowania w sprawie wydania zaświadczenia (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 18 grudnia 2009 roku, sygn. akt II SAB/Gl 62/09).
Kiedy organ nie może żądać przedłożenia zaświadczenia?
Zgodnie z art. 220 §2 k.p.a. organ administracji publicznej żądający od strony lub innego uczestnika postępowania zaświadczenia albo oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego. Jednocześnie należy wskazać, że organ nie może żądać od strony zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie określonych faktów lub stanu prawnego, jeżeli:
1. są one znane organowi z urzędu,
2. są możliwe do ustalenia przez organ na podstawie posiadanych przez niego rejestrów lub innych danych, rejestrów publicznych, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej,
3. są możliwe do ustalenia poprzez wymianę informacji z innym podmiotem publicznym,
4. można jest ustalić poprzez wgląd do przedstawionych przez zainteresowanego dokumentów urzędowych takich jak dowód osobisty czy dowód rejestracyjny.
Michał Pichór
Radca prawny
Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne
Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?