E-fakturowanie w zamówieniach publicznych

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowalne lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, przygotowany przez ministra przedsiębiorczości i technologii.

Po co elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych?

Ustawa umożliwi elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych.

Cele zmian to rozwijanie tzw. gospodarki cyfrowej, ograniczenie używania „papieru”, a także oszczędność czasu i pieniędzy dla przedsiębiorców i instytucji publicznych. 

- "Zmniejszenie zatorów płatniczych i liczby błędnych oraz fałszywych faktur w obiegu, łatwiejsze archiwizowanie dokumentów, oszczędność czasu i pieniędzy to tylko niektóre efekty wejścia z życie nowych przepisów" – powiedziała minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz. 

Zmiany wynikają  z przepisów UE (tj. ustawa implementuje przepisy unijne do polskiego prawa) i wpisują się w realizację rządowego programu od papierowej do cyfrowej Polski. Nowe rozwiązania dostosowują polskie prawo do unijnej dyrektywy 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, której przyjęcie Polska silnie wspierała na forum europejskim ze względu na oczekiwane, pozytywne oddziaływanie na obszar spraw społeczno-gospodarczych. 

Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych

 Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający muszą być przygotowani na odbiór faktury w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze. Zgodnie z ww. dyrektywą, faktury elektroniczne dla zamówień publicznych będą miały odpowiedni format, co oznacza, że będzie to faktura ustrukturyzowana. Daje to możliwość automatycznego przetwarzania przez systemy informatyczne, bez potrzeby uczestnictwa pracownika w tym procesie, w przeciwieństwie do faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego.

W naszym kraju problemem jest niskie wykorzystanie tzw. ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych i obrocie gospodarczym. Obecnie wykonawcy i zamawiający wystawiają oraz księgują faktury w większości przypadków z wykorzystaniem komputerowych systemów finansowo-księgowych. Jeżeli jednak faktura ma np. postać papierową, to oprócz ręcznego wprowadzania danych do systemu, dochodzą koszty związane z jej wydrukiem i przekazaniem za pośrednictwem tradycyjnej poczty.

W projekcie ustawy określono zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego. Nowe rozwiązania umożliwią więc automatyczną komunikację między systemami teleinformatycznymi, co zmniejszy koszty związane z wystawianiem, drukowaniem, przesyłaniem i księgowaniem faktur w postaci papierowej lub w formie elektronicznej nieustrukturyzowanej. Ustrukturyzowane faktury elektroniczne pozwolą na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie danych w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez ręcznego ich wprowadzania.

Inne ustrukturyzowane dokumenty to: zamówienie dostawy, awizowanie dostawy i potwierdzenie dostawy, faktura korygująca lub nota księgowa.

Platforma elektronicznego fakturowania

Dla przedsiębiorców i jednostek publicznych zostanie uruchomiona specjalna platforma do obiegu faktur ustrukturyzowanych, z której będzie można bezpłatnie korzystać przez stronę internetową. Duże podmioty będą mogły zintegrować się z tą platformą, czyli automatycznie pobierać faktury z systemu.

Platforma elektronicznego fakturowania służyć będzie więc do przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, a także do przetwarzania i udostępnienia informacji związanych z realizacją tych zamówień. Dla wykonawców projekt wprowadza możliwość wystawiania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pomocą platformy. Dla zamawiającego wprowadza zaś obowiązek odbioru od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Efektem tego rozwiązania będzie wzrost stosowania elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych.

- "Nowe narzędzie pozwoli też na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją tych zamówień" – poinformował wiceminister przedsiębiorczości i technologii Tadeusz Kościński. 

- "Dla przedsiębiorców oznacza to skrócenie czasu obsługi transakcji, a w praktyce może pozwolić także na przyspieszenie terminów płatności. Korzystanie z platformy będzie bezpłatne. Przed 1 sierpnia 2019 r. zamawiający nie będzie miał obowiązku przyjmowania  przez platformę faktur o wartości poniżej 30 tys. euro" – podkreślił wiceszef MPiT. 

Ponadto wsparcie w ramach projektu uwzględnia m.in. szkolenia dla jednostek publicznych, które są odbiorcami faktur, webinaria, 160 spotkań z producentami IT nt. sposobów wdrożenia systemu.

- "Już dzisiaj działa strona e-faktura. Odbywa się cykl szkoleń dla przedsiębiorców. Planowane są też warsztaty dla producentów systemów. Zależy nam na jak sprawniejszych wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur zarówno w jednostkach administracyjnych, jak i u przedsiębiorców" – powiedział Tadeusz Kościński. 

Platforma elektronicznego fakturowania umożliwi przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych nie tylko w Polsce, ale także w innych państwach – przy pomocy systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL (międzynarodowe stowarzyszenie z siedzibą w Brukseli, które ma zapewniać europejskim przedsiębiorcom komunikację elektroniczną z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych). Rozwiązanie to ułatwi polskim przedsiębiorcom uczestnictwo w zamówieniach publicznych organizowanych w innych krajach Unii Europejskiej.

Jakie będą korzyści z e-fakturowania?

Wskazane przez rząd korzyści z e-fakturowania to:

• zmniejszenie liczby zatorów płatniczych;
• zmniejszenie liczby błędnych i fałszywych faktur w obiegu;
• ujednolicony model obsługi e-faktur w ramach zamówień publicznych. Z jednej Platformy będą korzystać wszystkie urzędy w kraju;
• dzięki ujednoliceniu norm i stworzeniu standardu, możliwe będzie zmniejszenie kosztów operacyjnych oraz zminimalizowanie przeszkód w handlu;
• redukcja kosztów fakturowania i przetwarzania danych oraz obsługi zamówień publicznych;
• kompleksowa e-obsługa dostaw publicznych;
• zwiększenie szans udziału polskich firm w transgranicznym rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym UE;
• łatwiejsze archiwizowanie dokumentów;
• poziom wykorzystania systemów informatycznych wśród zamawiających jest bardzo niski (26%), a obowiązek e-fakturowania przełoży się na wzrost cyfryzacji sektora publicznego w Polsce;
• e-faktury w formie ustrukturyzowanej będą to nowoczesna administracja. Korzystnie wpłyną na rozwój systemu płatności bezgotówkowych;
• wzrost popytu na produkty i usługi informatyczne.

Od kiedy nowe przepisy mają obowiązywać?

Zasadniczo nowa ustawa ma obowiązywać od 18 kwietnia 2019 r. (od tego dnia zamawiający będą musieli przyjmować ustrukturyzowane faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych).

A.J.
Zespół e-prawnik.pl