Elektronizacja zamówień publicznych

21.4.2018

Podstawy elektronizacji zamówień publicznych

Jak poinformował Urząd Zamówień Publicznych, przepisy dyrektyw UE (Dyrektywy UE Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylającej dyrektywę 2004/17/WE) nakazują państwom członkowskim wprowadzenie obowiązkowej komunikacji w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej najpóźniej od dnia 18 października 2018 r. (w przypadku zamawiających centralnych obowiązek ten istnieje od dnia 18 kwietnia 2017 r.).

Przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych (ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Dz.U. t.j. z 2017 r. poz. 1579, ze zm.), znowelizowane ustawą z dnia 22 czerwca 2016 r. (ustawa o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2016 r. poz. 1020), łącznie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. (rozporządzenie w sprawie środków komunikacji elektronicznej w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych, Dz.U. z 2017 r. poz. 1320), implementują w sposób formalno-prawny rozwiązania przewidziane treścią dyrektyw w sprawie zamówień publicznych. Tym samym w sferze formalnoprawnej zostały zaimplementowane rozwiązania, pozwalające począwszy od dnia 18 października 2018 r. na wszczęcie i przeprowadzenie postępowania w sposób elektroniczny w wymaganym przez dyrektywy UE zakresie.

Niezależnie od powyższego, niezwykle istotne jest techniczne przygotowanie się do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przede wszystkim przez zamawiających, ale i przez wykonawców. W tej sferze zostały podjęte działania związane z budową centralnej Platformy e-Zamówienia, która dzięki zintegrowaniu z nią działalności Portali e-Usług (posiadających określone funkcjonalności), będzie stanowiła kompleksowe rozwiązanie w zakresie procesu udzielania zamówienia publicznego. Przywołane rozwiązanie pozwoli na elektroniczne przeprowadzenie całego procesu udzielenia zamówienia publicznego oraz aktywny monitoring zarówno poszczególnych postępowań, jak i całego systemu zamówień publicznych.

W związku z powyższym i z wejściem w życie wskazanego wyżej obowiązku UZP, Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii (MPiT, wcześniej MR) oraz Ministerstwo Cyfryzacji (MC) przedstawił poniższe, szczegółowe informacje na temat działań podejmowanych w tym zakresie, tak w sferze prawnej (legislacyjnej), jak i w sferze technicznej, tj. udostępnienia narzędzia zapewniającego prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zgodzie z wymogami dyrektyw UE.

Projekt budowy Platformy e-Zamówienia

W wyniku realizacji wspólnego projektu Ministerstwa Cyfryzacji i Urzędu Zamówień Publicznych (finansowanego ze środków II Osi priorytetowej POPC 2014-2020 – „E-administracja i otwarty rząd”, Działania 2.1. „wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych - I komponent) kluczowe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone na wybór wykonawcy do budowy Platformy e-Zamówienia zostało sfinalizowane.

6 kwietnia 2018 r. Ministerstwo Cyfryzacji zawarło Umowę z firmą Enterprise Services Polska Sp. z o.o., której przedmiotem jest „Zaprojektowanie, budowa i wdrożenie Platformy e-Zamówień wraz z usługą hostingu”.

W trakcie realizacji pierwszego i drugiego etapu przedmiotu Umowy będą wypracowane szczegółowe rozwiązania techniczne dotyczące integracji Portali e-Usług z Platformą e-Zamówienia. Powyższe oznacza, że projekt techniczny oraz wypracowanie standardu usług i danych Platformy powinno nastąpić (zgodnie ze zaktualizowanym harmonogramem realizacji zamówienia) do 15 maja 2018 r. Po opracowaniu powyższych dokumentów zostaną one udostępnione zamawiającym i dostawcom Portali e-Usług w celu umożliwienia im integracji z Platformą e-Zamówienia.

Jednocześnie informujemy, że planowane są prace nad stworzeniem państwowego Portalu e-Usług, który będzie stanowił istotny instrument w polityce zakupowej państwa.

Projekt budowy Miniportalu e-Zamówień

Przewidując ryzyko, iż do 18 października 2018 r. pełne wdrożenie kompleksowego rozwiązania pozwalającego na profesjonalne i w pełni zautomatyzowane prowadzenie całego procesu udzielenia zamówienia publicznego łącznie z jego monitoringiem (wdrożenie centralnej Platformy e-Zamówień i Portali e-Usług) może okazać się niemożliwe, podjęte zostały działania zmierzające do udostępnienia przyjaznego oraz nieodpłatnego rozwiązania umożliwiającego komunikację elektroniczną między zamawiającym i wykonawcami, w szczególności elektroniczne składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, w zgodzie z wymogami określonymi przez dyrektywy UE.

Zaawansowane działania związane z przygotowaniem Miniportalu e-Zamówień prowadzone są przez Urząd Zamówień Publicznych, Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii oraz Ministerstwo Cyfryzacji.

Projektowane rozwiązanie będzie rozwiązaniem ogólnodostępnym, uniwersalnym i nieodpłatnym, szczególnie przydatnym zamawiającym, którzy nie posiadają własnych narzędzi informatycznych do obsługi postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego będą mogli składać do zamawiających w sposób bezpieczny, przede wszystkim oferty, jak również wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oferty wstępne.

Projektowane rozwiązanie oparte będzie na efektywnym wykorzystaniu narzędzi elektronicznych i publicznych usług funkcjonujących w państwowych zasobach, tj. Biuletynu Zamówień Publicznych i usług e-PUAP.

Wersja testowa rozwiązania powstanie nie później niż w sierpniu 2018 r. Od dnia 1 października 2018 r. będą z niej mogli korzystać wszyscy zamawiający. Powyższe rozwiązanie będzie funkcjonować do momentu pełnego wdrożenia modelu docelowego.

Miniportal e-Zamówień – wersja testowa najpóźniej w sierpniu 2018 r.

Jak podało MC,, aby umożliwić przedsiębiorcom elektroniczne składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w zgodzie z wymogami określonymi przez dyrektywy UE, uruchomiony zostanie Miniportal e-Zamówień. Ma on zabezpieczyć właściwy tok postępowań na wypadek, gdyby do 18 października 2018 r. opóźniło się pełne wdrożenie centralnej Platformy e-Zamówień i portali e-usług.

Miniportal będzie rozwiązaniem ogólnodostępnym, uniwersalnym i nieodpłatnym, szczególnie przydatnym zamawiającym, którzy nie posiadają własnych narzędzi informatycznych do obsługi postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania, wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego, będą mogli składać do zamawiających w sposób bezpieczny, przede wszystkim oferty, jak również wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oferty wstępne.

Rozwiązanie oparte będzie na efektywnym wykorzystaniu narzędzi elektronicznych i publicznych usług funkcjonujących w państwowych zasobach, tj. Biuletynu Zamówień Publicznych i usług e-PUAP.

Wersja testowa rozwiązania powstanie nie później niż w sierpniu 2018 r. Od dnia 1 października 2018 r. będą z niej mogli korzystać wszyscy zamawiający. Miniportal e-Zamówień będzie funkcjonować do momentu pełnego wdrożenia modelu docelowego.

Na mocy trójstronnego porozumienia MPiT (dawniej MR), UZP i MC zobowiązane są do wdrożenia centralnej Platformy e-Zamówień w ramach realizacji projektu budowy elektronicznych zamówień publicznych. Urząd Zamówień Publicznych opracował koncepcję budowy platformy elektronicznych zamówień publicznych w zakresie merytorycznych aspektów związanych z potrzebami uczestników rynku zamówień publicznych. Wspólnie z MPiT udziela merytorycznego wsparcia Ministerstwu Cyfryzacji, które jest odpowiedzialne za prowadzenie projektu i zbudowanie platformy e-Zamówień - w szczególności za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania oraz udzielenie zamówienia publicznego na budowę i wdrożenie platformy elektronicznych zamówień publicznych.

Jednocześnie Urząd Zamówień Publicznych wspólnie z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii opracowuje projekt regulacji prawnych, zgodnych z dyrektywą UE. Dzięki nim nastąpi przesunięcie w czasie elektronizacji zamówień w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej progów UE. Projektowane zmiany zakładają przesunięcie obowiązku wprowadzenia w tych postępowaniach komunikacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej do końca 2019 r., tj. do czasu pełnego wdrożenia modelu docelowego zakładającego istnienie centralnej Platformy e-Zamówień, z którą zintegrowane są portale e-usług.

Rozwiązanie to:

zwiększa szanse na lepsze przygotowanie się wykonawców, w szczególności z sektora MŚP, do elektronizacji zamówień, w tym dysponowania przez nich kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
zapewnia lepsze szanse dla mniejszych zamawiających na przygotowanie się do wdrożenia elektronicznych narzędzi do obsługi postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
zdywersyfikuje zagrożenia zmniejszenia ilości ofert składanych w postępowaniach/unieważnienia postępowań z powodu braku ważnych ofert, ze względu na brak podpisu elektronicznego po stronie mniejszych wykonawców.

Urząd Zamówień Publicznych będzie prowadził działania informacyjno-edukacyjne w obszarze elektronizacji zamówień publicznych. W tym celu na stronie internetowej Urzędu www.uzp.gov.plzostanie zamieszczona specjalna zakładka poświęcona e-zamówieniom, gdzie na bieżąco będziemy publikować informacje pozwalające Państwu na pozyskanie wiedzy na temat elektronizacji zamówień, w tym również postępu prac nad wdrożeniem Platformy e-Zamówienia oraz innych działań dostosowawczych.

Uruchamiamy również specjalny adres mailowy ezamowienia@uzp.gov.pl, na który możecie Państwo kierować zapytania dotyczące elektronizacji zamówień publicznych.

W najbliższym czasie będziemy również informować Państwa o innych przedsięwzięciach podejmowanych przez Urząd Zamówień Publicznych mieszczących się w ramach szeroko zakrojonej kampanii mającej na celu odpowiednie przygotowanie do elektronizacji zamówień publicznych.

Projektowane zmiany legislacyjne

Urząd Zamówień Publicznych wspólnie z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii opracowuje projekt regulacji prawnych, dzięki którym nastąpi przesunięcie w czasie elektronizacji zamówień w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej progów UE. Projektowane zmiany zakładają przesunięcie obowiązku wprowadzenia w tych postępowaniach komunikacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej do końca 2019 r., tj. do czasu pełnego wdrożenia modelu docelowego zakładającego istnienie centralnej Platformy e-Zamówień, z którą zintegrowane są Portale e-Usług.

Powyższe rozwiązanie:

zwiększa szanse na lepsze przygotowanie się wykonawców, w szczególności z sektora MŚP, do elektronizacji zamówień, w tym dysponowania przez nich kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
zapewnia lepsze szanse dla mniejszych zamawiających na przygotowanie się do wdrożenia elektronicznych narzędzi do obsługi postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
zdywersyfikuje zagrożenia zmniejszenia ilości ofert składanych w postępowaniach/unieważnienia postępowań z powodu braku ważnych ofert, ze względu na brak podpisu elektronicznego po stronie mniejszych wykonawców.

Działania informacyjno-edukacyjne

Mając świadomość tego, że tematyka elektronizacji zamówień publicznych leży w sferze zainteresowania wielu interesariuszy rynku zamówień publicznych, w tym przede wszystkim zamawiających, zawiadamiamy, że Urząd Zamówień Publicznych będzie prowadził szeroko zakrojone działania informacyjno-edukacyjne mieszczące się tak w sferze prawnej, jak i technicznej w obszarze elektronizacji zamówień publicznych.

W tym celu na stronie internetowej Urzędu www.uzp.gov.pl zostanie zamieszczona specjalna zakładka poświęcona e-zamówieniom, gdzie na bieżąco UZP będzie publikował informacje pozwalające Państwu na pozyskanie wiedzy na temat elektronizacji zamówień, w tym również postępu prac nad wdrożeniem Platformy e-Zamówienia oraz innych działań dostosowawczych.

UZP uruchomił również specjalny adres mailowy ezamowienia@uzp.gov.pl, na który możecie Państwo kierować zapytania dotyczące elektronizacji zamówień publicznych.

W najbliższym czasie będzie też informował Państwa o innych przedsięwzięciach podejmowanych przez Urząd Zamówień Publicznych mieszczących się w ramach szeroko zakrojonej kampanii mającej na celu odpowiednie przygotowanie do elektronizacji zamówień publicznych.

Seminarium UZP pt. „Działania proceduralne wpływające na efektywność procesu udzielania zamówień publicznych”

28 marca 2018 r. w Warszawie odbyło się seminarium zorganizowane przez Urząd Zamówień Publicznych pt. „Działania proceduralne wpływające na efektywność procesu udzielania zamówień publicznych”. W przedsięwzięciu wzięło udział blisko 150 przedstawicieli administracji centralnej i samorządowej oraz instytucji kontroli.

Seminarium otworzyła prelekcja dr Izabeli Fundowicz, zastępcy Dyrektora Departamentu Prawnego UZP, która zapoznała uczestników z informacjami na temat: Dialogu technicznego - działanie wspierające przygotowanie postępowania o zamówienie publiczne.

Następnie Pan Jarosław Jerzykowski, przedstawił „Zasady wypłacania zaliczek przy udzielaniu zamówień publicznych” wskazując na istotne zagadnienia w tym obszarze.

Temat pozyskiwania personelu do realizacji zamówienia zaprezentowała Pani Wioleta Bajda, która omówiła weryfikację personelu w postepowaniu o udzielenie o zamówienia publicznego, warunki odnoszące się do zdolności zawodowej personelu oraz kryteria oceny ofert odnoszące się do personelu.

Pan Arkadiusz Zieliński przybliżył uczestnikom seminarium tematykę Konkursu w zamówieniach publicznych na przykładzie Konkursu na Opracowanie projektu znaku graficznego (Logo) na Wystawę Światową EXPO w Mediolanie.

Seminarium zakończyło wystąpienie Pani Ewy Wiktorowskiej poświęcone zagadnieniom powoływania i obowiązków zespołu projektowego oraz kontroli nad realizacją zamówienia. Wszystkie wystąpienia budziły duże zainteresowanie ze strony uczestników. Dyskusja oraz wymiana poglądów i doświadczeń dotyczących funkcjonowania w praktyce przepisów Prawa zamówień publicznych stanowiło cenną pomoc dla przedstawicieli zamawiających i instytucji kontroli w dążeniu do zapewnienia poprawności i efektywności udzielania zamówień publicznych.

Elektroniczny JEDZ

UZP poinformował, że w związku z istotnymi zmianami związanymi ze sposobem przekazywania Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które obowiązują od dnia 18 kwietnia 2018 r., (dotyczy postępowań wszczętych od dnia 18 kwietnia 2018 r.) Urząd Zamówień Publicznych przygotował Instrukcję składania JEDZ przy użyciu środków komunikacji elektronicznej oraz przykładowe zapisy SIWZ dotyczące składania JEDZ w formie elektronicznej, a także Krótką instrukcję obrazującą graficznie sposób postępowania przy składaniu JEDZ.

Zob.:

Opinie dotyczące aktualności dokumentów w świetle nowelizacji ustawy Pzp oraz nowego podejścia do badania konfliktu interesów

Nie tak dawno Urząd Zamówień Publicznych przygotował nowe opinie prawne dotyczące nowelizacji ustawy Pzp:

„Dokumenty na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia. Aktualność dokumentów w świetle nowelizacji ustawy Pzp” oraz
„Nowe podejście do badania konfliktu interesów”.

Ustawa o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw z dnia 22 czerwca 2016 r. (Dz.U. z 2016 r., poz. 1020) wprowadziła bowiem do porządku prawnego nowe rozwiązania w zakresie m.in. reguł potwierdzania spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia, w tym w szczególności aktualności dokumentów. Powyższą nowelizacją wprowadzono również nowe reguły dotyczące obowiązków zamawiającego w zakresie badania konfliktu interesów. W związku z wątpliwościami interpretacyjnymi zgłaszanymi przez uczestników rynku zamówień publicznych, Urząd Zamówień Publicznych przygotował opinie, w których przekrojowo przeanalizowano powyższe zagadnienia.

Zachęcamy do zapoznania się z ww. opiniami:

A.J.
Zespół e-prawnik.pl