Faktury w formie elektronicznej

Sprawa dotyczy oczywiście przesyłania faktur w formie elektronicznej. Dotychczas wątpliwym było czy fakturę wystawioną w formie „papierowej” można następnie zeskanować i przesłać odbiorcy np. za pomocą poczty e-mail. Kwestia ta została poruszona w wydanym niedawno wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 2010 r. (sygn. I FSK 1444/2009; LexPolonica nr 2259070, Gazeta Prawna 2010/99 str. B4, Orzecznictwo Sądów w sprawach Gospodarczych 2010/8 poz. 57 str. 25). W orzeczeniu tym NSA uchylił w całości zaskarżony przez spółkę wyrok i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Krakowie. Z tez wyroku należy jednak wnioskować, iż wystawienie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej bez zaopatrywania ich w podpis elektroniczny może być prawidłowe.

W tym kierunku zmierza także ww. projekt rozporządzenia. Dotychczas kwestie objęte projektem są regulowane rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Z kolei projekt rozporządzenia znosi te wymogi wskazując w § 2 ust. 1, że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym. Dalej, warunkiem przesyłania faktur w formie elektronicznej byłoby zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei integralność treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Wskazane w obowiązujących przepisach sposoby wystawiania faktur (podpis elektroniczny i elektroniczna wymiana danych (EDI)) zostały w projekcie wymienione jako przykłady zapewniające autentyczność i integralność faktury. Poprzez użycie zwrotu „w szczególności” należy wskazać, iż projekt przewiduje otwarty katalog sposobów wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną pod warunkiem, iż sposób ten będzie zapewniał integralności i autentyczność.

Zatem wydaje się, iż zeskanowanie faktury i zapisanie jej np. w formacie PDF a następnie przesłanie pocztą e-mail spełniałoby wymogi projektowanego rozporządzenia. Nie można oczywiście zapominać o uprzedniej akceptacji odbiorcy faktur na takie właśnie ich wystawianie i przesyłanie. Nowe przepisy w proponowanym kształcie rozwiałyby wątpliwości co do takiego właśnie praktyki. Przedsiębiorcy z pewnością mogliby zaoszczędzić na kosztach wydruku i wysyłki faktur „papierowych”.

Rozporządzenie wydaje się w związku ze zmianami wprowadzonymi dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 44, s. 11), która ma na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób – czytamy w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia. Jak podkreślono na wstępie to dopiero projekt ułatwień dla przedsiębiorców.

Z pewnością jest to ważny krok, jednakże na ostateczny kształt przepisów i ich wejście w życie przyjdzie nam jeszcze poczekać. Pozostaje mieć nadzieję, iż prace nie zostaną przerwane a końcowy efekt nie ulegnie wypaczeniu.