Ocena formalna projektów w RPO

Jakość, czytelność i przejrzystość kryteriów formalnych w działaniach skierowanych do przedsiębiorców w Regionalnych Programach Operacyjnych jest bardzo różna, wiele z nich nie ma żadnego merytorycznego uzasadnienia, jest niezrozumiała lub niejednoznaczna.

Regiony w niewielkim stopniu stosują kryteria uznane przez ekspertów PKPP Lewiatan za optymalne.

Kryteria formalne są pierwszym testem procedur konkursowych w działaniach współfinansowanych z funduszy unijnych - determinują poziom obciążeń biurokratycznych związanych z ubieganiem się o dotację.

Zestawienie kryteriów formalnych

PKPP Lewiatan od 2004 roku postuluje maksymalne uproszczenie tych kryteriów, tak aby dobre projekty nie odpadały z powodu absurdalnych, nadmiernie restrykcyjnych czy niezrozumiałych zasad.

Przez ostatnie lata namawialiśmy instytucje organizujące konkursy do rezygnacji z papierowych wersji wniosku na rzecz elektronicznych, które nie wymagają parafek, pieczątek, kopiowania oraz potwierdzania za zgodność z oryginałem i pozwalają skupić się na zawartości merytorycznej projektu. Proponowaliśmy także zdecydowane ograniczenie liczby składanych przez projektodawców załączników i przeniesienie obowiązku ich dostarczenia na etap podpisania umowy. Przede wszystkim jednak chcieliśmy, aby kryteria formalne były proste, czytelne, przejrzyste i sformułowane w jednoznaczny sposób, który pozwala na ich łatwą weryfikację.

W okresie 2007-2013 część naszych postulatów została spełniona. Wnioski są prostsze, a większość załączników zastąpiono oświadczeniami stanowiącymi integralną część wniosku lub wymagane są dopiero przed podpisaniem umowy. Te uproszczenia dotyczą jednak przede wszystkim programów centralnych (PO KL i PO IG).

Znacznie gorsza jest sytuacja w konkursach dla przedsiębiorców organizowanych w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych. Samorządy korzystają z większej samodzielności i projektują własne kryteria formalne i merytoryczne. O ile w tym drugim przypadku zróżnicowanie może być zrozumiałe i wynika z innych strategii rozwoju, a co za tym idzie innych programów wsparcia, jeśli chodzi o kwestie formalne ta różnorodność - podejścia, sformułowań, zakresu -
jest w naszej ocenie wadą, a nie zaletą.

W opinii PKPP Lewiatan, w przypadku kryteriów formalnych, wszystkie instytucje organizujące konkursy powinny wymagać od beneficjenta tylko minimum niezbędnego dla prawidłowego przeprowadzenia oceny merytorycznej. Należy jednak ustalić definicję wymogów niezbędnych. Co więcej, programy regionalne i centralne powinny posługiwać się tak samo brzmiącymi i jednoznacznymi kryteriami. Beneficjenci korzystający ze środków unijnych zasługują na jednakowe traktowanie w tym zakresie. Zbyt wiele kryteriów formalnych, które okazały się nieracjonalne, zostało przetestowanych w okresie 2004-2006 - nie widzimy potrzeby powtarzania tego ćwiczenia.

Kryteria formalne nie powinny być traktowane jako test na sprawność wnioskodawcy, a narzędzia z których korzysta powinny chronić go przed popełnieniem błędu. Dlatego wnioski powinny być przygotowywane w generatorze wniosków, który umożliwiałby jednoznaczne porównanie wersji papierowej z elektroniczną (np. poprzez sumę kontrolną) oraz chroniłby przed modyfikacjami sam formularz oraz treść wniosku w trakcie oceny. Generator powinien informować o polach, których wypełnienie jest wymagane, pełnić funkcję arkusza kalkulacyjnego z automatycznie przeliczanymi kwotami oraz zawierać bądź wpisane dane stałe dla danego naboru/ konkursu (np. nazwę działania) bądź rozwijane listy.
Konieczne jest systematyczne upowszechnianie najlepszych praktyk i umożliwienie po szczególnym instytucjom porównania z liderami stosującymi dobre rozwiązania. Dlatego PKPP Lewiatan stworzyła swoisty benchmarking - wzorcowy zestaw kryteriów formalnych. Propozycje powstały w oparciu o sformułowania kryteriów, które już są stosowane w różnych działaniach i programach i zostały uznane przez ekspertów PKPP Lewiatan za najtrafniejsze.

Co ważne, nie są to w naszym przekonaniu kryteria doskonałe i docelowe, ale propozycja kompromisowa, której wprowadzenie nie wymaga przeformułowania całego systemu wyboru projektów, ani zaawansowanych narzędzi informatycznych. Dlatego np. nie uwzględniliśmy możliwości natychmiastowego zastosowania elektronicznych formularzy wniosku i rezygnacji z wersji papierowych, chociaż pozostaje to jednym z naszych postulatów.

Proponowane przez PKPP Lewiatan kryteria wzorcowe:

• Wniosek złożony w instytucji wskazanej w ogłoszeniu o konkursie.
• Wniosek złożony w terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie.
• Wniosek złożony na właściwym dla danego Działania formularzu (formularz wniosku powinien być wskazany w ogłoszeniu o konkursie).
• Wniosek wypełniony w jęz. Polskim.
• Wniosek podpisany przez osobę uprawnioną do podejmowania decyzji w imieniu wnioskodawcy .
• Wniosek złożono w 2 egzemplarzach.
• Do wersji papierowej wniosku załączono wersję elektroniczną.
• Wersja papierowa (2 egzemplarze) jest tożsama z wersją elektroniczną wniosku

• Wniosek zawiera wszystkie strony.
• Wszystkie wymagane pola we wniosku zostały wypełnione (pola, których wypełnienie jest obligatoryjne wskazuje instrukcja wypełniania wniosku).
• Do wniosku załączono wszystkie wymagane załączniki określone w ogłoszeniu o konkursie.
• Wniosek jest trwale spięty.
• Wnioskodawca (oraz Partner, jeśli dotyczy) należy do kategorii beneficjentów wskazanych w ogłoszeniu o konkursie, uprawnionych do ubiegania się o dofinansowanie.
• Wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r o o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104).
• Wnioskodawca prowadzi działalność na terenie RP/ województwa.
• Projekt jest realizowany na terenie województwa.
• Okres realizacji projektu jest zgodny z terminem podanym w ogłoszeniu o konkursie/ okresem programowania.
• Wnioskowana kwota wsparcia jest zgodna z maksymalna i/lub minimalną wartością dotacji wskazaną w ogłoszeniu o konkursie.
• Udział procentowy wnioskowanej kwoty wsparcia w kwocie wydatków kwalifikowalnych projektu jest zgodny z maksymalnym limitem określonym w ogłoszeniu o konkursie.
• Wartość projektu jest zgodna z kwotami (minimalną i/ lub maksymalną) określonymi w ogłoszeniu o konkursie.
• Poziom cross- financingu nie przekracza dopuszczalnego limitu.
• Przedmiot projektu nie dotyczy rodzajów działalności wykluczonych (PKD/EKD) z możliwości uzyskania wsparcia w ramach Działania.

• Ocena formalna powinna polegać na sprawdzeniu podstawowych elementów projektu, które pozwalają upewnić się, że wniosek został przygotowany przez uprawnionego beneficjenta, w sposób umożliwiający pełne przeprowadzenie oceny merytorycznej;
• Ocena formalna powinna dotyczyć technicznych aspektów związanych z wnioskiem, wnioskodawcą i projektem;
• Przeprowadzenie oceny formalnej powinno się odbywać bez konieczności zapoznania się z treścią wniosku (uzasadnieniem projektu, celami projektu, budżetem);
• Błędy formalne powinny być możliwe do poprawienia/ uzupełnienia, za wyjątkiem złożenia wniosku poza terminem, w niewłaściwej instytucji, przez niekwalifikowanego wnioskodawcę;
• Ocena formalna powinna być dokonywana natychmiast po złożeniu wniosku;
• Podstawą oceny formalnej powinny być kryteria w brzmieniu przyjętym przez Komitet Monitorujący. Kryteria te nie powinny być uzupełniane lub rozszerzane w dokumentach innego typu;
• Kryteria formalne powinny być jasne i zrozumiałe bez dodatkowych interpretacji oraz wyjaśnień oraz jednoznacznie wskazywać obowiązki wnioskodawcy;
• Jedno kryterium powinno odnosić się do jednego obszaru poddawanego ocenie (niewłaściwe są kryteria zawierające dwa lub więcej elementów). Wyjątkiem jest kryterium dotyczące kwalifikowalności beneficjenta, które może składać się z kilku podkategorii, zgodnie z zasadami udzielania wsparcia w danym regionie (np.: „wnioskodawca jest uprawniony do ubiegania się o dofinansowania, tzn.: jest mikroprzedsiębiorcą i prowadzi działalność na terenie województwa")
• Zbędne jest parafowanie wszystkich stron wniosku, jeśli wersje elektroniczne i papierowe są tożsame, a wniosek podpisano we wskazanym miejscu;
• Niewłaściwe są kryteria formalne odwołujące się ogólnie do zgodności z innymi dokumentami (np. „wniosek wypełniono zgodnie z instrukcją", „poziom dofinansowania zgodny z RPO"), kryteria nie wskazujące jednoznacznie źródła informacji lub kryteria zbyt ogólne/ niejednoznaczne (np. „warunki wstępne").
• Niewłaściwe jest jednoczesne stosowanie kryteriów, których zakres oceny nakłada się - oceniają tą samą kwestię (np. „suma kontrolna wersji papierowej i elektronicznej jest jednakowa" i „wersje papierowe i elektroniczne są tożsame")
• Zakaz podwójnego finansowania wydatków powinien być elementem umowy o dofinansowania projektu i podlegać weryfikacji w trakcie jego realizacji;
• Kwestie takie jak:

- ocena budżetu (poprawność wyliczeń, kwalifikowalność wydatków, racjonalność wydatków)
- ocena wykonalności projektu (kondycja finansowa projektodawcy, zasoby osobowe, źródła finansowania itp.)
- ocena rezultatów (adekwatność, zgodność z celami, weryfikowalność, itp.)
- ocena trwałości projektu
- ocena zgodności z politykami horyzontalnymi
- ocena zgodności z celami Działania, zakresem wsparcia, itp.
stanowią element oceny merytorycznej (wymagają zapoznania się z treścią wniosku).

Ranking list kryteriów formalnych w działaniach wspierających przedsiębiorczość w Regionalnych Programach Operacyjnych

Przedstawiając wzorcowe kryteria formalne oraz ranking list kryteriów w Regionalnych Programach Operacyjnych chcemy rozpocząć dyskusję nad zestawem wymogów formalnych, które byłyby w sposób jednolity stosowane we wszystkich konkursach dotyczących przedsiębiorców.

Źródło: PKPP Lewiatan, www.pkpplewiatan.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl