Praca za granicą - ubezpieczenie w Polsce

- Osoba, która jest zatrudniona w innym państwie członkowskim Unii niż państwo wysyłające, może nadal podlegać ustawodawstwu państwa, w którym jest siedziba pracodawcy wysyłającego, z tym że nie może to trwać dłużej niż przez 12 miesięcy. Dla przykładu jeżeli polski pracodawca wysyła pracowników do Szwecji to przez rok mogą oni podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeniowemu.

- Jakie trzeba spełnić warunki, żeby nadal podlegać polskim ubezpieczeniom?

- Warunki te określa Decyzja nr 181 Komisji Administracyjnej z 2000 r. Przede wszystkim pracownik musi być ze swoim pracodawcą związany umową. Może to być zarówno umowa o pracę jak również np. umowa-zlecenie. Jednocześnie wysłanie za granicę musi nastąpić w trakcie trwania umowy, a nie np. w czasie udzielonego urlopu bezpłatnego. Ponadto podporządkowanie służbowe musi zachodzić pomiędzy polskim pracodawcą a polskim pracownikiem tzn. polecenia pracownikowi w okresie wykonywania pracy za granicą musi wydawać polski pracodawca, wynagrodzenie, jak również ewentualne roszczenie o wynagrodzenie, przysługuje także od polskiego pracodawcy.

- Jakie warunki musi spełnić przedsiębiorca?

- Firma wysyłająca pracownika musi w Polsce prowadzić tzw. znaczącą działalność. Na prowadzenie takiej działalności wskazują m. in. zawarte w kraju umowy o świadczenie usług, dzięki którym firma osiąga obroty na terenie Polski. Przy sprawdzaniu, czy firma prowadzi znaczącą działalność opieramy się na oświadczeniu pracodawcy.

Wykazuje on w specjalnie przygotowanym druku m. in. liczbę zawieranych umów w Polsce i za granicą, liczbę pracowników zatrudnionych na naszym terenie i za granicą, wysokość obrotów w kraju i za granicą. Jeżeli wszyscy pracownicy są wysłani za granicę, wskazuje to jednoznacznie, że działalność w Polsce nie jest prowadzona. W takim przypadku nie ma możliwości poświadczenia formularza E 101, który uprawnia do opłacania składek w Polsce.

- Rozumiem, że załatwienie wszelkich formalności należy do obowiązków pracodawcy.

- Tak, to pracodawca zwraca się do Zakładu z prośbą o wystawienie formularzy E 101 dla pracowników. Poświadczone formularze przesyłamy na adres pracodawcy. Może on je odebrać także osobiście w placówce ZUS.

- A jak długo oczekuje się na poświadczenie druku E 101?

- Staramy się aby formularze E 101 były wydawane jak najszybciej, tzn. do 7 dni. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Zależy to m. in. od liczby formularzy do poświadczenia jakie ma dana jednostka ZUS lub od tego czy konieczne jest sprawdzenie informacji podanych przez pracodawcę.

- Czy istnieje możliwość przedłużenia okresu delegowania ponad wskazane 12 miesięcy?

- Osoba, mimo że wykonuje pracę w innym państwie członkowskim, może być ubezpieczona w swoim kraju przez kolejne 12 miesięcy. Nie decyduje jednak o tym ZUS, a instytucja ubezpieczeniowa państwa, na terenie którego wykonywana jest praca. Pracodawca polski występuje w takiej sytuacji do zagranicznej instytucji z formularzem E 102 prosząc o zgodę na przedłużenie stosowania polskiego ustawodawstwa o kolejne miesiące. Zagraniczny ubezpieczyciel może wyrazić taką zgodę, ale nie musi. Jeżeli pozwoli na przedłużenie ubezpieczenia, następuje to na formularzu E 102. Okres delegowania może więc wynieść do 24 miesięcy. Zdarza się jednak, że instytucje ubezpieczeniowe zawierają między sobą również porozumienia wyjątkowe. Dotyczy to szczególnych, jednostkowych sytuacji, w których konieczne jest przedłużenie delegowania pracownika za granicę z prawem ubezpieczenia w Polsce na okres dłuższy niż 24 miesiące.

- Czy zagraniczna instytucja ubezpieczeniowa może podważyć zasadność wydania przez ZUS druku E 101?

- Oczywiście może zakwestionować wydania przez nas takiego formularza.

Dzieje się tak np. gdy firma nie prowadzi w Polsce działalności gospodarczej, a jedynie ma zarejestrowaną siedzibę. Instytucja zagraniczna nie może jednak automatycznie przypisać składek do swojego systemu. Musi w pierwszej kolejności skontaktować się z ZUS-em. My sprawdzamy, czy faktycznie zaistniała wskazana sytuacja. Najczęściej robimy to poprzez wysłanie kontroli do płatnika składek. Jeżeli w wyniku kontroli potwierdzimy prawdziwość informacji z oświadczenia pracodawcy, podtrzymujemy zasadność wydania druku E 101. Informujemy o tym fakcie instytucję zagraniczną. Natomiast, jeżeli informacje od płatnika są nieprawdziwe próbujemy zawrzeć porozumienie wyjątkowe z instytucją zagraniczną podtrzymujące ubezpieczenie polskie. Dzięki temu można uniknąć komplikacji administracyjnych związanych np. ze wstecznym wyrejestrowywaniem pracowników z naszego ubezpieczenia. Jedne państwa są bardziej liberalne i przychylają się do naszych wniosków, inne są bardziej restrykcyjne. Niestety te kraje, które nie wyrażają zgody to najczęściej te, do których delegowanych jest najwięcej polskich pracowników.

- Jaka jest zasada obliczania 12 miesięcy delegowania?

- Przepisy wspólnotowe nie są w tej kwestii ostre. Mówią jedynie o tym, że przerwy pomiędzy okresami delegowania mogą zaistnieć ale nie mogą być częste i nieuzasadnione. "Praktyczny przewodnik" wydany na podstawie Decyzji nr 181 przez Komisję Administracyjną bardziej precyzyjnie określa przerwy w delegowaniu. I tak, co najmniej dwumiesięczna przerwa w wykonywaniu pracy powoduje na nowo przyznanie 12 miesięcznego okresu delegowania. "Praktyczny przewodnik" zawiera wskazówki jak ewentualnie można postąpić. W szczególności należy podkreślić, że tych przerw nie może być jednak nieskończona ilość. Przyznanie możliwości ubezpieczenia się w kraju wysyłającym, a nie w miejscu pracy, jest wyjątkiem od reguły i musi mieć charakter przejściowy. Nie powinny zdarzać się sytuacje, że pracownik będzie delegowany do pracy za granicę i będzie tam pracować przez całe życie, a korzystając z dwumiesięcznych przerw będzie ubezpieczony w Polsce. Zgodnie z przepisami wspólnotowymi ubezpieczenie w kraju wysyłającym powinno trwać do 12 miesięcy i - w szczególnych przypadkach - może być ewentualnie przedłużone o kolejnych 12 miesięcy. Oczywiście istnieją zasady przedłużania okresu ubezpieczenia, ale odbywa się to już z każdym państwem oddzielnie, stosując różne kryteria.

- Ostatnio w prasie pojawiły się informacje, że miedzy delegowaniami powinna być co najmniej 12 miesięczna przerwa. Czy rzeczywiście unijne przepisy stawiają taki wymóg?

- Przerwa 12-miesięczna dotyczy tylko uzgodnień pomiędzy stroną niemiecką i polską. Inicjatywa w tym zakresie wyszła od naszych zachodnich sąsiadów. Ma ona zastosowanie do sumowania okresów faktycznie wykonywanej pracy przez polskich pracowników wysłanych do pracy w Niemczech. Zasada ta, obowiązująca od 1 lipca 2008 r. między naszymi krajami, stosowana jest jedynie do porozumień wyjątkowych tzn. sytuacji, w których ZUS występuje na prośbę polskiej firmy o przedłużenie okresu ubezpieczenia w Polsce pracownika ponad wykorzystane już 24 miesiące. Nie patrzymy wówczas na przerwy krótsze niż 12 miesięcy miedzy wykonywaniem pracy w Niemczech. Jeżeli zsumujemy przebyte okresy delegowania i nie przekraczają one 5 lat, nie trzeba szczególnie uzasadniać takiego wniosku. Jeżeli natomiast wykraczają poza 5 lat wtedy strona niemiecka wymaga, aby podać czym się charakteryzuje pracownik, że tak ważne jest jego delegowanie na tak długi czas. W grę najczęściej wchodzą szczególne kwalifikacje pracownika - czy jest on wybitnym specjalistą z danej dziedziny. Ponadto, aby w ogóle mogło dojść do porozumienia wyjątkowego, firma musi spełnić dodatkowe warunki. Przedsiębiorstwo musi na terenie Polski prowadzić tzw. przeważającą działalność (osiągać obroty w kraju powyżej 50 proc.), bądź jeżeli firma nie osiąga takich obrotów - pracownik przed wysłaniem musi być zatrudniony u wysyłającego pracodawcy przez minimum 2 miesiące.

- Gdzie najczęściej są wysyłani polscy pracownicy?

- Najczęściej trafiają do Niemiec, ponieważ polskie firmy od wielu lat działają na tamtym rynku. W dalszej kolejności jest Francja, Belgia i Holandia oraz kraje skandynawskie. Z informacji uzyskiwanych od np. stowarzyszeń pracodawców wynika, że firmy polskie najczęściej specjalizują się w usługach ogólnobudowlanych. Na terenie Niemiec czy Belgii rozpowszechnione jest również świadczenie usług w branży mięsnej, szczególnie poszukiwani są rzeźnicy. Polskie firmy delegują również za granicę wysokiej klasy specjalistów z zakresu informatyki, bankowości czy zarządzania. Są to jednak pojedyncze a nie masowe przypadki. Delegowani są również duchowni do parafii np. we Włoszech.

Rozmawiała Aleksandra Bełkowska

Źródło: http://e-inspektorat.zus.pl