Ustawa wprowadzająca obligatoryjny Krajowy System e-Faktur gotowa

7.8.2023

Prezydent podpisał ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Obowiązek e-fakturowania co do zasady wejdzie w życie 1 lipca 2024 r., a dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r. E-faktura to korzyści podatkowe i biznesowe.

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, przygotowując się do systemu, który będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. (dla sektora MŚP nierozliczającego się z VAT od 1 stycznia 2025 r.). Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wdrożenie KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe. Jednolity standard e-faktury uprości dokumentowanie transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów. Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności.

Co przewiduje ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw?

Zasadniczym celem nowelizacji jest wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego, które zdaniem Rady Ministrów ma przyczynić się do lepszego zwalczania oszustw związanych z podatkiem VAT i uchylania się od VAT. Ustawa wprowadza zmiany w: ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r. poz. 931, z późn. zm.), ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2022 r. poz. 2651, z późn. zm.), ustawie z dnia 19 marca 2004 r. – Prawo celne (Dz.U. z 2022 r. poz. 2073 oraz z 2023 r. poz. 1059), ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2022 r. poz. 1691), ustawie z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 143, z późn. zm.), ustawie z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 615, z późn. zm.), ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666), ustawie z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 694, 1642, 2313 i 2427 oraz z 2022 r. poz. 2707) oraz w ustawie z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2105, z późn. zm.).

Najważniejsze zmiany wprowadzone w drodze ustawy polegają na:

1. ustanowieniu zasady wedle której podatnik podatku od towarów i usług jest obowiązany do wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z zastrzeżeniem utrzymania zasady wystawiania faktury elektronicznej lub faktury w postaci papierowej:

a) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (będzie mógł jednak wystawiać faktury ustrukturyzowane),

b) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę (będzie mógł jednak wystawiać faktury ustrukturyzowane),

c) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych,

d) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,

e) przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w rozporządzeniu wydanym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych;

2. wprowadzeniu zasady, że faktura VAT RR oraz faktura VAT RR KOREKTA mogą być wystawianie przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur jedynie za zgodą rolnika ryczałtowego;

3. skróceniu z 60 do 40 dni podstawowego terminu zwrotu podatnikowi podatku od towarów i usług nadwyżki podatku naliczonego nad podatkiem należnym;

4. ustanowieniu zasady wyłącznej elektronizacji obsługi wiążącej informacji stawkowej, wiążącej informacji akcyzowej, wiążącej informacji taryfowej oraz wiążącej informacji o pochodzeniu towaru.

Ustawa przewiduje możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej w okresie od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. przez podatników obowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jeżeli:

a) dokonywana przez nich sprzedaż jest zwolniona od podatku lub wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku,

b) dokonują czynności dokumentowanych fakturami uproszczonymi,

c) dokonują czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2024 r., z wyjątkiem:

art. 3 pkt 1, 3 i pkt 5 w zakresie art. 299g § 2 i art. 299h § 2, art. 7 pkt 2 oraz art. 10, które wchodzą w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia;
art. 1 pkt 8, 9, 10 i 14 oraz art. 14, które wchodzą w życie z dniem 1 września 2023 r.;
art. 1 pkt 4 i 5, art. 4–6, art. 7 pkt 1 i 3, art. 9 i art. 18–21, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2024 r.;
art. 1 pkt 7 lit. e, pkt 13 lit. b w zakresie art. 106h ust. 2 i 4, pkt 24 w zakresie art. 106ni ust. 1–3 i 5–7, pkt 30 i 35, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2025 r.

Główne założenia ustawy

Obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. przy wydłużeniu o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Korzyści podatkowe z wdrożenia KSeF według MF

Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. Skracamy maksymalny podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.
KSeF to łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur.
Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
Mniej obowiązków - podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Korzyści biznesowe według MF

Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewnia przedsiębiorcom uczciwą konkurencję. Nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.
Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.
Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Brak konieczności skanowania czy przepisywania faktur w formie papierowej czy graficznej – z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów.
Usługa przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniona przez jest przez administrację, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów.

API KSeF dla środowiska testowego przystosowane do struktur FA(1) i FA(2)

Resort finansów udostępnił zaktualizowaną wersję API Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) środowiska testowego, które obsługuje struktury logiczne FA(1) i FA(2). Od lipca do sierpnia 2023 r. na środowisku testowym funkcjonują równocześnie dwie wersje struktur logicznych - FA(1) oraz FA(2).

29 czerwca 2023 r. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP (numer wzoru 2023/06/29/12648) opublikowaliśmy zaktualizowany wzór struktury logicznej FA(2).

Wzór zaktualizowanej struktury dostępny jest również na stronie podatki.gov.pl w sekcji KSeF Struktury dokumentów XML.

Celem udostępnienia zaktualizowanej wersji API KSeF środowiska testowego, które równocześnie obsługuje dwie wersje struktur logicznych - FA(1) oraz FA(2), jest przetestowanie nowego rozwiązania przez zainteresowane podmioty zajmujące się rozwojem oprogramowania do fakturowania. Testy umożliwiają dostosowanie systemów informatycznych do wdrożenia KSeF.

Od 1 września 2023 r. struktura logiczna FA(2) zastąpi obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(1). Oznacza to, że struktura logiczna FA(2) zacznie obowiązywać w trakcie fakultatywnego KSeF. Ułatwi to przygotowanie się podatników do obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca 2024 r.