Czas na sprządzenie protokołu

Odpowiedź prawnika: Czas na sprządzenie protokołu

Regulacje dotyczące protokołowania uchwał nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników uregulowane zostało w przepisie art. 248 ksh. Artykuł ten stanowi:

§ 1 Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.

§ 2. W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.

§ 3. Uchwały pisemne, powzięte zgodnie z art. 227 § 2, zarząd wpisuje do księgi protokołów.

§ 4. Wspólnicy mogą przeglądać księgę protokołów, a także żądać wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał.

Księgę protokołów prowadzi zarząd spółki, który jako organ spółki prowadzi jej sprawy (art. 201 § 1 ksh). Wskazuje na to także nałożony na zarząd obowiązek wniesienia do księgi protokołów odpisu protokołu sporządzonego przez notariusza oraz wpisania uchwał pisemnych (art. 248 § 1 zd. 2 i art. 248 § 3 ksh).

Każda spółka z o.o. ma obowiązek prowadzić księgę protokołów, w której powinny być wpisane uchwały zgromadzenia wspólników. Artykuł 248 wymaga, by protokół był podpisany przez obecnych na zgromadzeniu, wystarcza jednak, aby podpis pod protokołem złożył przewodniczący zgromadzenia i osoba sporządzająca protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd powinien odpis protokołu także wnieść do księgi protokołów. W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników, jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy też dołączyć odpowiednie dokumenty, jak dowody zwołania zgromadzenia i listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia.

Zawarte w art. 248 § 2 wymagania, które powinny znaleźć się w protokole zgromadzenia wspólników, są obligatoryjne. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby w protokole tym znalazły się także inne dane, np. co do przebiegu zgromadzenia. Umieszczenie tych danych w protokole jest fakultatywne (por. Kruczalak Kazimierz - Prawo handlowe. Warszawa 1996-2006 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis).

Natomiast przepisy Kodeksu spółek handlowych nie regulują kwestii czasu na sporządzenie protokołu z nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, a także miejsca gdzie protokół ten powinien zostać sporządzony. Jednak bezsporny w doktrynie jest pogląd, iż protokół powinien być sporządzony na zgromadzeniu albo bezpośrednio po jego zakończeniu. Co więcej jeżeli ogłoszono przerwę w obradach, należy zaprotokołować powzięte uchwały i zakończyć protokół części zgromadzenia z odpowiednią wzmianką o przerwie. Kolejna część zgromadzenia będzie objęta odrębnym protokołem. Zachowanie takich wymogów wiąże się z tym, że w poszczególnych częściach zgromadzenia mogą uczestniczyć różne osoby. Nie można także wykluczyć, że po przerwie protokół będzie sporządzała inna osoba (Popiołek Wojciech [w:] W. Popiołek, W. Pyzioł (red.), J. Frąckowiak, A. Witosz, A. Kidyba - Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Warszawa 2008. Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis (Wydanie I) ss. 1280; Szwaja Janusz [w:] S. Sołtysiński, A. Szajkowski, A. Szumański, J. Szwaja - Kodeks spółek handlowych, tom l, Komentarz do artykułów 1-50, wyd. 2, Warszawa 2006, Wydawnictwo C.H. BECK).

Na zakończenie wskazać należy, że Kodeks spółek handlowych poza wypadkami, gdy wymagane jest umieszczenie uchwały w protokole notarialnym, nie wprowadza żadnego wymagania co do formy utrwalania uchwał podejmowanych przez zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Tak więc naruszenie art. 248 § 1 i 2 nie prowadzi do nieważności uchwał zgromadzenia. Uchwała zgromadzenia zapada z chwilą jej podjęcia i o jej prawnej skuteczności nie decyduje podpis osób wymienionych w art. 248 § 1. zatem ważne są także uchwały w ogóle nieutrwalone, tj. gdy wbrew obowiązkowi określonemu w art. 248 § 1 nie została ona wpisana do księgi protokołów (por. Rodzynkiewicz Mateusz - Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Warszawa 2009 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis (wydanie III) ss. 1344).