Delegacje członka zarządu sp. z o.o.

12.5.2006

Pytanie:

"Jestem Członkiem Zarządu Sp. z o.o. i ponoszę z tego tytułu koszty delegacji służbowych, jednak spółka nie zwraca mi poniesionych kosztów, tłumacząc, że nie stanowią one kosztów uzyskania przychodów spółki. Czy koszty delegacji służbowych poniesionych przez Członka Zarządu Spółki z o.o. stanowią koszty uzyskania spółki z o.o.?"

Odpowiedź prawnika: Delegacje członka zarządu sp. z o.o.

Przede wszystkim należy podkreślić, że sam fakt, że określony wydatek z podatkowego punktu widzenia nie jest dla spółki kosztem uzyskania przychodów nie oznacza, że spółka nie może takiego wydatku ponieść, zwłaszcza że byłby to np. zwrot uzasadnionych wydatków, które inna osoba poniosła działając na rzecz spółki. Nie ma bowiem zakazu ponoszenia przez spółkę wydatków innych niż stanowiące koszt uzyskania przychodów.

Natomiast w kwestii możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów spółki zwrotu kosztów podróży służbowej członkom zarządu pozytywnie wypowiadają się organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na pismo Ministerstwa Finansów z dnia 22 września 2003 r., w którym stwierdzono, iż: "Kwestie ewentualnych uprawnień do diet, podobnie jak i do zwrotu np. kosztów podróży bądź noclegów członków władz statutowych osoby prawnej niebędących jej pracownikami, należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów i statutów określających ich prawa i obowiązki. O ile postanowienia regulaminów i statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób niebędących pracownikami pozostających w związku z realizacją zadań osoby prawnej (organizacji, stowarzyszenia), w tym związanych z udziałem w posiedzeniach, to powinny one również określać zakres bądź warunki realizacji tych należności. Mogą one zatem postanawiać o wypłacie diet i innych należności na warunkach podobnych, jakie mają zastosowanie do podróży służbowych pracowników zatrudnionych w jednostkach państwowej lub samorządowej sfery budżetowej, określonych w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy na podstawie art. 77 ⁵ § 2 kodeksu pracy bądź ograniczyć zakres należności do zwrotu np. udokumentowanych kosztów przejazdu i ewentualnie noclegu (...). Wydatki na rzecz osób wchodzących w skład zarządu spółki, w tym zwrot kosztów delegacji, są kosztem uzyskania przychodu, jeżeli zostały w tym celu poniesione".

Podobny pogląd wyraziła także Izba Skarbowa w Warszawie z 29 października 2004 r. (PD-005U-286/EP/04). Kosztem będą także wydatki związane z podróżą menedżerów, jednak obowiązek ich zwrotu powinien wynikać z kontraktu menedżerskiego.

Inaczej będzie np. w przypadku członków rady nadzorczej spółki, gdyż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłaconych z tytułu pełnionych funkcji. Przepis ten nie obejmuje zatem członków zarządu. Zarząd nie jest bowiem organem stanowiącym spółki, lecz wykonawczym (tak wprost również: Informacja Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 9 lutego 2005 r., BD-P/423-309/04). Oczywiście można „obejść” ten przepis, odpowiednio podnosząc wynagrodzenie podstawowe członka rady nadzorczej i uwzględniając już w nim ewentualne koszty podróży, jednak bez ich wyodrębniania z wynagrodzenia.

Piotr Geliński

Doradca podatkowy

Doradca podatkowy nr 10841; magister prawa (absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego).

Od 2002 r. zdobywał doświadczenie jako współpracownik znanych kancelarii prawnych i kancelarii doradztwa podatkowego. Od 2008 r. wykonuje zawód doradcy podatkowego obecnie w formie spółki doradztwa podatkowego;

Specjalizuje się w: udzielaniu porad, opinii i wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych; analizie obciążeń podatkowych i ich optymalizacji, planowaniu podatkowym; ocenie umów pod względem wynikających z nich obowiązków podatkowych; doradztwie w sporach z organami podatkowymi, podczas kontroli podatkowej i skarbowej oraz w postępowaniach z zakresu zobowiązań podatkowych, w tym także w postępowaniach sądowoadministracyjnych.

Odpowiedź prawnika: Delegacje członka zarządu sp. z o.o.

Komentarze