Dokumentowanie kosztów najmu

20.5.2008

Pytanie:

"Spółka z o.o. wynajmuje na cele prowadzonej działalności gospodarczej lokal będący własnością osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Spółka płaci za wynajem wyłącznie na podstawie zawartej umowy gotówką bądź przelewem, gdyż osoba wynajmująca nie wystawia spółce żadnych rachunków. Czy spółka może zaliczyć koszt wynajmu do kosztów podatkowych wyłącznie na podstawie umowy i dokumentu zapłaty, pomimo braku rachunku? Jeśli nie, czy osoba fizyczna ma obowiązek wystawiać jakieś rachunki z tytułu takiego wynajmu?"

Odpowiedź prawnika: Dokumentowanie kosztów najmu

Wśród organów podatkowych przeważa rygorystyczne stanowisko, iż tylko prawidłowo udokumentowany wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów dla potrzeb podatku dochodowego. Stąd, nawet jeśli podatnik mógłby wykazać poniesienie koszty innymi dowodami (np. umową najmu, dowodem przelewu), to jednak warto, aby miał również fakturę VAT lub rachunek (jeśli wynajmujący nie jest podatnikiem VAT).

Wynajmujący lokal – nawet jeśli nie prowadzi zarejestrowanej działalności gospodarczej – nie będący podatnikiem VAT nie wystawi faktury VAT, jest jednak zobowiązany wystawić rachunek. Zgodnie bowiem z art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Należy wskazać, iż działalność gospodarczą w rozumieniu Ordynacji podatkowej rozumie się bardzo szeroko. Zgodnie z art. 3 pkt 9 Ordynacji podatkowej przez działalność gospodarczą rozumie się każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność - do przedsiębiorców.

Obowiązek wystawienia przez podatnika rachunku w trybie art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej powstaje jedynie wtedy, gdy zgłosi takie żądanie kupujący lub usługobiorca (np. wynajmujący lokal). Jak jednak wprost stanowi art. 87 § 4 Ordynacji podatkowej: "podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi." Zatem po upływie 3 miesięcy od dnia wykonania usługi, np. najemca nie może skutecznie żądać wystawienia mu rachunku (na żądanie nabywcy rachunki należy wystawić za usługi wyświadczone w okresie ostatnich 3 miesięcy). Oczywiście unormowanie to nie powoduje jednak, że podatnik nie może wystawić rachunku, jeżeli nabywca zwróci się o to po upływie terminu 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Warto też przeczytać:

Piotr Geliński

Doradca podatkowy

Doradca podatkowy nr 10841; magister prawa (absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego).

Od 2002 r. zdobywał doświadczenie jako współpracownik znanych kancelarii prawnych i kancelarii doradztwa podatkowego. Od 2008 r. wykonuje zawód doradcy podatkowego obecnie w formie spółki doradztwa podatkowego;

Specjalizuje się w: udzielaniu porad, opinii i wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych; analizie obciążeń podatkowych i ich optymalizacji, planowaniu podatkowym; ocenie umów pod względem wynikających z nich obowiązków podatkowych; doradztwie w sporach z organami podatkowymi, podczas kontroli podatkowej i skarbowej oraz w postępowaniach z zakresu zobowiązań podatkowych, w tym także w postępowaniach sądowoadministracyjnych.

Odpowiedź prawnika: Dokumentowanie kosztów najmu

Komentarze