Faktura VAT a wezwanie do zapłaty

Odpowiedź prawnika: Faktura VAT a wezwanie do zapłaty

Faktura VAT jest ważnym dokumentem, potwierdzającym roszczenie wierzyciela o zapłatę, zwłaszcza jeżeli jest ona podpisana (zaakceptowana) przez dłużnika. Warto pamiętać o mocy dowodowej faktury, która została podpisana przez nabywcę towaru lub usługi, w przypadku ewentualnego postępowania o zapłatę zaległych należności. Istotne jest zatem, aby uzyskać na fakturze podpis nabywcy usługi, mimo iż przepisy tego nie wymagają. Fakt, że faktura została wystawiona, przyjęta i podpisana przez odbiorcę, rodzi domniemanie, iż usługa została prawidłowo wykonana. Podpisana faktura, jako „zaakceptowany przez dłużnika rachunek” pozwala skorzystać z trybu nakazowego w sądowym dochodzeniu należności.

W praktyce windykacyjnej jednak raczej nie uznaje się faktury VAT za wezwanie dłużnika do zapłaty, mimo że faktury często zawierają dopisek „niniejsza faktura stanowi równocześnie wezwanie do zapłaty”. Wezwanie do zapłaty powinno mieć formę odrębnego pisma wysyłanego w sytuacji zalegania dłużnika z zapłatą, zawierającego w szczególności wskazanie wysokości należności, jej podstawę, termin płatności i zagrożenie skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego w przypadku braku zapłaty. Takie wezwanie powinno być wysłane do dłużnika, najlepiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Odrębne od faktury VAT wezwanie do zapłaty jest szczególnie istotne w sytuacji, gdy faktura zawiera jakiekolwiek błędy. Dłużnik często stwierdza przed sądem, iż zapłaciłby wierzycielowi za towar czy usługę, tylko oczekiwał na doręczenie mu prawidłowej faktury. Sądy na ogół nie biorą takich argumentów pod uwagę, jeżeli wierzyciel okaże wezwanie zapłaty (wraz z dowodem jego doręczenia dłużnikowi), a dłużnik nie będzie potrafił udowodnić, że wcześniej wzywał wierzyciela do wystawienia mu prawidłowej faktury VAT.

Zasady wystawiania faktur VAT określają przepisy o podatku od towarów i usług, w szczególności rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie z § 13 ust. 1 tego rozporządzenia, fakturę VAT wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Wystawienie faktury po upływie roku od wykonania usługi jest naruszeniem zasad dokumentowania dla potrzeb VAT, co może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową.